Pembelajaran

• Sebuah platform yang dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi perusahaan sehingga membuat rekonsiliasi lebih mudah dan tutup buku lebih cepat.
• Sebuah platform yang membantu pemilik usaha tak perlu membuat pengeluaran dengan kartu kredit pendiri perusahaan dan karyawan tak perlu merogoh kocek mereka sendiri dalam melakukan transaksi perusahaan.
• Spenmo adalah platform yang sempurna untuk agensi pemasaran yang memegang banyak klien, karena Spenmo menawarkan beragam kenyamanan bertransaksi dengan kartu virtual dan fitur pelacakan pengeluaran.

Tantangan

Kaliber adalah penyedia jasa performance marketing yang bermarkas di Singapura dan memiliki kantor cabang di Indonesia, Filipina, Hong Kong, dan Australia. Tim ahli mereka mengelola dana periklanan sebesar lebih dari 500 juta Dolar Amerika Serikat dan membantu brand-brand besar yang jadi kliennya meraup pemasukan senilai lebih dari 3 miliar Dolar Amerika Serikat.

Kaliber bermitra dengan lebih dari 50 brand di seluruh dunia dan seiring dengan bertambahnya portofolio mereka di jasa digital, mereka menghadapi sejumlah tantangan dalam hal implementasi proses bisnis, khususnya soal pengelolaan pemasaran digital dan pengeluaran klien.

Masalah Utama: Cara yang melelahkan dalam mengelola pengeluaran pemasaran dan pengeluaran iklan klien

Sebelum menggunakan Kartu Cerdas dari Spenmo, perusahaan membayarkan seluruh pengeluarannya dengan kartu kredit American Express (Amex) milik sang founder. Untuk sementara, ini menyelesaikan semua pengeluarannya yang dikonsolidasikan dalam satu pernyataan akun. Namun, seiring bertambahnya daftar pengeluaran iklan klien, biaya akuntansi dan pelacakan menjadi lebih sulit. Yang jelas, tim akuntansi perlu menunggu hingga akhir periode penagihan untuk melihat pengeluaran secara mendetail. Langkah ini membuat sedikit lebih sulit bagi anggota tim untuk mencocokkan, mencatat dan melacak pengeluaran.

“Kami terbiasa mengelola pengeluaran secara manual. Awalnya, kami melacak pengeluaran iklan dengan memilah-milah banyak transaksi Amex hanya untuk menemukan transaksi yang ingin kami catat, kemudian menarik tanda terima dari kotak masuk email atau mengambil foto tanda terima fisik, meneruskannya ke anggota tim, lalu memasukkan dan mencatatnya secara manual ke Xero,” ujar Robert.

Proses pelacakan pengeluaran secara manual memerlukan banyak waktu dan tenaga. Karyawan Kaliber dihadapkan pada tantangan yang jauh lebih berat dalam mengelola pengeluaran iklan.

"Kami juga menggunakan kartu Amex untuk membayar belanja iklan yang kami jalankan untuk klien kami. Kami membutuhkan waktu lama untuk menyinkronkan atau memproses karena kami harus melakukan referensi silang terhadap ID Pelanggan yang dikeluarkan oleh Google."

Waktu itu, Kaliber mencari platform yang dapat mengotomatiskan pelacakan pengeluaran mereka tanpa proses rekonsiliasi ID klien di Google yang melelahkan dengan informasi yang dicatat dalam laporan tagihan kartu kredit Amex.

"Kami menginginkan kartu khusus untuk setiap klien kami dan kami mengira hal seperti itu tidak mungkin kami miliki."

Dalam model bisnis yang melibatkan jutaan dolar untuk pengeluaran pemasaran, memberikan kartu kredit khusus untuk setiap klien tidaklah realistis. Keinginan ini baru terwujud setelah Kaliber memilih untuk menggunakan Kartu Cerdas Spenmo yang dapat diberikan dan dikustomisasi untuk setiap pelanggan.

Berikut ini adalah contoh kasus yang dapat diatasi Kaliber dengani Spenmo:

• Kebutuhan untuk meniadakan kerja berat dalam melacak dan mencatat pengeluaran iklan para klien
• Penggunaan kartu kredit Amex milik Founder untuk pengeluaran pemasaran digital
• Kesulitan untuk melakukan rekonsiliasi dan referensi silang atas pengeluaran-pengeluaran gelap
• Kecenderungan pengeluaran berlebihan dan risiko peretasan maupun penipuan.

Solusi

Penggunaan Kartu Cerdas virtual yang diberikan pada setiap klien Kaliber untuk pelacakan pengeluaran iklan yang lebih mudah.

Kaliber terintegrasi dengan Spenmo yang memungkinkan mereka memberikan satu kartu virtual untuk setiap klien. Semua pengeluaran iklan dan biaya pemasaran dibebankan ke kartu klien. Karyawan Kaliber tidak perlu melakukan referensi silang belanja pelanggan dengan ID pelanggan yang dikeluarkan oleh Google.

"Sejak menggunakan Spenmo, kami dapat membuat Kartu Virtual sebagai pengganti Kartu Amex kami, kami dapat meminta pengguna kartu mengambil gambar tanda terima dengan peta Spenmo dan cukup 'Sinkronkan ke Xero' agar catatan kami diperbarui."

Peta pengeluaran bermanfaat untuk mendeteksi kemungkinan penipuan dan menghentikan kecenderungan pengeluaran berlebih.

Kartu khusus untuk setiap klien lebih mudah dilacak dan dikelola. Peta Spenmo memungkinkan Kaliber untuk memeriksa setiap ketidaksesuaian dan mengantisipasi kemungkinan terjadinya penipuan.

"Spenmo membuat lebih mudah bagi kami untuk melakukan referensi serta merasa aman kalau-kalau kami mungkin mengeluarkan uang lebih atau jika akun iklan diretas sehingga berpotensi kehilangan banyak uang."

Kaliber juga dapat mengatur alokasi anggaran yang tepat untuk setiap pengeluaran pemasaran klien. Dengan batas tertentu, tidak akan ada kejadian pengeluaran melebihi anggaran yang diizinkan.

Tujuan yang Dicapai

Saat ini, menurut Robert, Kaliber mengelola setiap pengeluaran melalui Spenmo. Bagi mereka, lebih mudah untuk menyimpan pengeluaran mereka di satu tempat dan secara otomatis menyelaraskannya dengan kategori pengeluaran yang tepat. Kaliber dapat menghemat waktu, uang, sumber daya, dan terhindar dari stres karena platform Spenmo yang tanpa kendala, mudah diikuti, dan melibatkan orang-orang di dalam tim mereka.

Dengan pelacakan pengeluaran dan sistem manajemen bebas kendala, penyedia layanan pemasaran digital seperti Kaliber tidak lagi menemui hambatan untuk mengembangkan cakupan dan portofolio mereka. Dengan Kartu Cerdas Spenmo, tidak ada risiko pengeluaran yang berlebihan, pelacakan pengeluaran yang salah, dan rekonsiliasi pengeluaran yang melelahkan.