Tantangan

Hook Coffee adalah sebuah jasa berlangganan kopi online yang disukai oleh banyak masyarakat Singapura dan negara lain. Hook Coffee punya misi untuk menjual kopi berkualitas baik secara massal dalam bentuk drip bag coffee yang memiliki rasa inovatif. Model bisnis unik mereka adalah suatu terobosan bagi masyarakat yang terbiasa membeli kopi langsung dari coffee shop.

Masalah yang dihadapi: Proses manual yang memakan waktu dengan persetujuan pengajuan klaim yang panjang

Ketika Wayne bergabung dengan Hook Coffee sebagai CEO, ia bertekad untuk menciptakan sistem operasional perusahaan yang sempurna, sambil menyeimbangkan tingkat proses, pelaporan, dan struktur yang optimal. Tak berapa lama kemudian, Wayne mendapati tim keuangan kehabisan waktu untuk melakukan pembayaran ke supplier mereka dengan cara transfer bank maupun cek.

“Sebagian besar pembayaran bisnis terjadi ketika para supplier mengirimkan invoice dan kami akan melakukan pembayaran lewat transfer bank secara manual,” terang Wayne.

Tidak mengejutkan jika startup teknologi kopi seperti Hook Coffee, yang mengusung budaya melakukan segala sesuatunya dengan lebih baik, bersedia menjajaki solusi bisnis seperti Spenmo.

Wayne memiliki tiga masalah utama yang mendorongnya untuk menggunakan Spenmo:

Mendapatkan persetujuan pengeluaran dari bagian keuangan membutuhkan proses dua langkah, yang mana sulit dan memakan banyak waktu, baik bagi pembeli maupun bagian keuangan.

Tidak ada cara untuk menyederhanakan pengeluaran bisnis, tim keuangan butuh waktu hingga beberapa jam untuk melakukan pembayaran kepada vendor secara manual.

Karena catatan pengeluaran amat terbatas, proses pembuatan anggaran menjadi sulit karena kurangnya visibilitas alur kas secara real-time.

Hook Coffee adalah salah satu pengguna awal Spenmo. Wayne menyadari nilai dan potensi yang dimiliki Spenmo dan bersedia mengeksplorasi solusi berdasarkan peta jalan komprehensif yang ditawarkan Spenmo.

Awalnya, Wayne mendapatkan kesan bahwa Spenmo serupa dengan Expensify, hanya saja ada tambahan fasilitas kartu Spenmo.

“Barulah ketika kami menggunakan Spenmo, saya menyadari nilai sesungguhnya yang diberikan oleh Spenmo.”

Solusi

Keuangan yang terdesentralisasi

Sebelumnya, Wayne harus selalu mengirim invoice lewat email kepada bagian keuangan dengan memberikan tembusan (CC) kepada akuntannya. Hal ini dilakukan sebagai syarat dari perusahaan. Setelah disetujui, bagian keuangan harus membuat voucher pembayaran untuk mengotorisasi pengeluaran atas nama perusahaan. Proses dua langkah ini merepotkan ketika ada pembelian perusahaan dalam jumlah besar yang harus diotorisasi terlebih dahulu oleh bagian keuangan.

Dengan Spenmo, Wayne cukup meletakkan invoice yang ia terima dari supplier dan membiarkan Spenmo melakukan rekonsiliasi pengeluaran atas namanya. Kapanpun, Wayne dapat masuk ke dasbor Spenmo-nya untuk melihat tanda terima pembayaran invoice yang dibuat atas nama Hook Coffee.

Wayne mengatakan, “Spenmo tidak sekedar membantu pemilik bisnis untuk menghemat waktu, tetapi juga melonggarkan waktu untuk memikirkan elemen bisnis lain yang amat penting untuk diurus.”

Selain itu, invoice dadakan dari karyawan biasanya butuh proses panjang untuk mendapat persetujuan dari bagian keuangan. Dengan mengadopsi Spenmo, invoice semacam ini sekarang dapat disetujui sebelum dibelanjakan, ketimbang setelah dibelanjakan. Karyawan cukup mengunggah invoice ke dasbor Spenmo, dan setelah itu Spenmo membayar merchant dengan saldo yang ada dalam rekening Spenmo Hook Coffee.

Ketika ditanyai soal risiko salah kelola keuangan, Wayne menambahkan, “Kami dapat meningkatkan efisiensi bisnis sekaligus meminimalisir risiko dengan cara melakukan top up dana yang cukup ke rekening Spenmo.”

Visibilitas Arus Kas

Seperti yang banyak terjadi pada tim keuangan, visibilitas arus kas Hook Coffee masih kurang meskipun mereka telah menggunakan software akuntansi seperti Xero.

“Xero adalah buku besar dengan basis untung-rugi, sedangkan Spenmo adalah buku besar dengan basis arus kas,” ujar Wayne.

“Ini menjadikan Spenmo amat berbeda dengan Xero, karena Spenmo membantu kami melacak arus kas secara real-time, sedangkan di Xero, ada waktu tunda karena kami harus menginput data secara manual ke dalam Xero.”

Bagi Wayne, penting bagi bisnis untuk melihat dan memahami bagaimana posisi pengeluaran perusahaan kapanpun dibutuhkan. Keunggulan ini juga membantu mereka mencari pemecahan masalah dengan cepat dan membuat anggaran dengan hati-hati.

Tujuan yang Dicapai

Sebelum mendalami Spenmo, awalnya Wayne menilai Spenmo hanyalah platform “nice-to-have” alias bagus untuk dimiliki meski tak terlalu krusial manfaatnya, ketimbang menjadi sebuah bagian penting dari sistem operasional perusahaan.

Namun kini Wayne yakin bahwa Spenmo tidak hanya membantunya mengotomatiskan pekerjaan manual perusahaannya, namun yang terpenting, membantu timnya menjadi lebih efisien sehingga bisa fokus pada hal-hal yang benar-benar penting.

The Spenmo dashboard is more than a cards platform for GYG; it has helped them track both cash and card spending using Spenmo.

“Spenmo itu seperti iklan Paylah dan terdesentralisasi,” rangkum Wayne.

“Dengan beberapa pengguna Paylah yang menarik dana dari dompet yang sama, saya pikir tim keuangan akan merasakan bahwa platform Spenmo berguna untuk mempersingkat operasional dan persetujuan pengeluaran.”