Pembelajaran

• Mengelola sistem berlangganan, pembayaran online, dan pengeluaran untuk pengadaan di dalam satu platform.
• Memberikan otonomi kepada karyawan untuk membuat pengeluaran operasional namun dengan kendali di tangan manajer.
• Melacak, mengelola dan mencairkan reimburse kas kecil kepada karyawan tanpa kendala.
• Memonitor pola pengeluaran dari satu toko ke toko lainnya.
• Melakukan rekonsiliasi seluruh data pengeluaran dari outlet yang berbeda di dalam sistem akuntansi.

Tantangan

Guzman Y Gomez (disingkat GYG) adalah sebuah jaringan restoran asal Meksiko yang punya banyak penggemar. Saat ini GYG telah melakukan ekspansi ke berbagai kota besar di sejumlah negara. Mereka bertekad untuk menyajikan makanan lezat dari bahan-bahan segar berkualitas.

Masalah yang dihadapi: tidak ada sistem pengelolaan kas kecil yang memadai.

Dengan tingginya pertumbuhan GYG, mempertahankan kualitas dan konsistensi produk menjadi kian sulit, khususnya di industri FnB. Lebih lagi, GYG bertekad untuk selalu menggunakan bahan-bahan segar. Hal ini berujung pada siklus pengadaan yang lebih singkat dan munculnya masalah pada pengelolaan kas kecil. Dengan bertambahnya jumlah toko, makin sulit bagi para manajer untuk melacak pengeluaran kas kecil yang dilakukan oleh para staf di outlet-outlet restoran tersebut.

Akibatnya, pengelolaan biaya operasional yang tersentralisasi di departemen keuangan menjadi hal yang tak bisa dihindari. Hal ini juga mengakibatkan para karyawan harus merogoh kocek sendiri untuk melakukan pengeluaran perusahaan, dan diganti di akhir pekan. Dengan situasi seperti ini, para manajer tidak memiliki visibilitas atas pola pengeluaran dari setiap outlet dan kesulitan pula memprediksi anggaran dengan para pemasok bahan untuk pekan-pekan berikutnya.

“Masalah kas kecil ini terus bertambah dengan penambahan tiap toko baru, karena setiap toko berbeda kebutuhannya,” ujar Josh menjelaskan.

Josh lantas tertarik menggunakan Spenmo untuk memberikan otonomi kepada karyawannya, namun sekaligus mempertahankan kendali pengeluaran melalui sistem persetujuan pengeluaran yang dapat dipantau secara real-time.

Berikut ini adalah solusi yang GYG butuhkan dengan memanfaatkan Spenmo:

1. Menyediakan otonomi kepada karyawan lewat kartu korporat, sekaligus memiliki kendali dan visibilitas sebagai manajer atas pengeluaran.
2. Mampu untuk melacak, menganggarkan, dan mengurus pengeluaran per toko sambil memegang urusan lainnya.
3. Kebutuhan akan sebuah portal reimbursement tunai dengan fitur persetujuan bagi karyawan.
4. Kemudahan untuk mengekspor segala jenis pengeluaran ke dalam software akuntansi.

GYG telah memberikan Spenmo sebuah contoh kasus besar yang perlu diakomodir di dalam industri FnB, yakni dalam hal mengidentifikasi beragam outlet dengan tim yang berbeda-beda dan mengelola outlet di dalam satu dasbor utama.

“Kebutuhan industri FnB tidak selalu sama dengan kebutuhan perusahaan IT maupun pemasaran. Pekerjaan administrasi di belakang meja lebih sedikit karena lebih banyak pola manajemen yang aktif. Spenmo memfasilitasi kebutuhan tersebut dengan membantu para manajer memantau segalanya lewat ponsel pintar mereka.”

Solusi

Visibilitas aktif

Sebelum menggunakan Spenmo pengeluaran untuk outlet dan departemen yang berbeda berantakan sekali dan mempersulit Josh untuk memantau pengeluaran yang berbeda seperti pengadaan, langganan online, pemasaran, dan lain sebagainya. Penting sekali untuk mempersingkat seluruh proses tersebut, yakni dengan cara menetapkan dana untuk pengeluaran karyawan terlebih dahulu, serta menggunakan platform klaim reimbursement yang mudah untuk karyawan yang menggunakan uang pribadinya lebih dulu untuk menalangi pengeluaran perusahaan.

Dengan Spenmo, GYG dapat memberikan kartu korporat kepada seluruh karyawan yang bekerja pada masing-masih outlet maupun tim yang berbeda. Hal ini meningkatkan efisiensi, membuat proses manual menjadi lebih mudah dan cepat dengan meniadakan penggunaan tread email atau perpesanan instan untuk memperoleh persetujuan pencairan dana. Dengan memberikan kartu kepada setiap karyawan, setiap pengeluaran diasosiasikan dengan penanggungjawab, outlet, dan kategori, sehingga manajer mempunyai rincian yang ia butuhkan di ponselnya.

Spenmo membantu kami secara lebih luas, bukan hanya dalam soal manajemen biaya. Spenmo memperlengkapi GYG dengan sebuah perangkat manajemen outlet dalam ponsel pintar.

Pembayaran klaim reimbursement

Frekuensi pengeluaran kas kecil dalam bisnis FnB amatlah tinggi. Namun. kebanyakan merchant masih tidak mau menerima pembayaran dengan kartu dan lebih memilih tunai. Padahal, pembayaran dengan Kartu Korporat Spenmo dapat meningkatkan akuntabilitas pengeluaran.

Kami sudah memiliki sistem yang layak di mana karyawan dapat memasukkan rincian pengeluaran yang ingin diklaim. Pengajuan klaim ini lantas diteruskan ke manajer atau kepala keuangan yang bertugas untuk menyetujui maupun menolak pengajuan tersebut. Jika menyetujui, manajer dapat memilih untuk membayar langsung kepada karyawan yang mengajukan atau menyertakannya ke dalam gaji bulanan. Pengajuan klaim dan reimbursement adalah bagian penting dalam pengeluaran perusahaan manapun, khususnya di bisnis FnB.

Tujuan yang Tercapai

Pertumbuhan GYG yang cepat meningkatkan pengeluaran secara proporsional pula. Hal ini mengakibatkan sulitnya memantau dan mengelola pengeluaran perusahaan secara manual. Mengadopsi Spenmo menjadi solusi yang melegakan karena memungkinkan perusahaan dan para manajer untuk mendesentralisasikan sebagian besar pembayaran serta memiliki perangkat untuk memantau segala pengeluaran, dari manapun, cukup dengan melakukan beberapa klik saja di ponsel.

Dasbor Spenmo lebih dari sekedar platform kartu bagi GYG. Dasbor tersebut membantu mereka melacak pengeluaran tunai maupun dengan kartu menggunakan Spenmo.

Josh menyimpulkan, “Mau pembayaran tunai maupun dengan kartu, semua terpantau lewat dasbor. Spenmo memudahkan pembayaran iuran berlangganan maupun pengadaan."