Tantangan

Glints adalah sebuah platform pencarian pekerjaan dan pengembangan sumber daya manusia dengan misi untuk membantu jutaan profesional di Asia Tenggara untuk meniti karier mereka dengan baik. Platform Glints membantu anak-anak muda menemukan karier yang menjadi passion mereka sekaligus mengembangkan skill yang relevan. Di waktu yang sama, Glints membantu para pemilik perusahaan menemukan kandidat pekerja dengan lebih efektif.

Masalah yang dihadapi: Pengeluaran yang tinggi namun tidak terpantau

Glints berkembang dengan sangat cepat, demikian pula dengan pengeluaran mereka. William Chong, Kepala Divisi Finansial mereka, ingin beralih dari metode penggunaan satu kartu kredit founder untuk membayar kebutuhan langganan SaaS serta pengeluaran pemasaran. Ia memahami betapa berisikonya metode kuno ini, termasuk kurangnya efisiensi serta kendali. Oleh karena itu, William mencari solusi yang dapat menghilangkan kekhawatiran tersebut, sekaligus menjadi platform pembayaran terkonsolidasi untuk segala pengeluaran perusahaan.

“Seiring dengan perkembangan perusahaan, semakin sulit memantau setiap pembayaran yang dilakukan,” ujar William.

Wajar jika William mencari solusi teknologi ketimbang melakukan segala pekerjaan secara manual. Hal inilah yang membuatnya tertarik pada Spenmo.

Ada dua alasan mengapa Glints memilih untuk menggunakan Spenmo.

Yang pertama adalah karena mereka membutuhkan kartu korporat tidak hanya untuk para founder perusahaan, melainkan kepada tiap karyawan yang ditugasi melakukan pengeluaran perusahaan.

Kedua, Spenmo mempermudah rekonsiliasi data pembayaran ke dalam software akuntansi, sehingga menghemat waktu kerja tim keuangan dan akuntan.

Glints adalah salah satu klien perdana kami dan umpan balik berharga dari mereka tak hanya membantu kami mempermudah pekerjaan mereka, namun juga membantu kami membangun produk yang diinginkan klien kami.

“Produk SaaS bukan melulu soal teknologi, akan tetapi juga dukungan bagi pelanggan, dan Spenmo turut terlibat dalam perjalanan klien mereka sejak awal.”

Solusi

Kartu fisik maupun virtual untuk karyawan

Sebelum memanfaatkan Spenmo, William direpotkan dengan pekerjaan melacak pembayaran yang dilakukan para karyawan dengan kartu kredit sang founder perusahaan. William juga kesulitan memantau apakah pengeluaran tim-tim tertentu sudah melampaui anggaran atau sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Kala itu, belum ada sistem pengingat yang layak untuk memberi tahu karyawan untuk mengunggah tanda terima. Oleh karena itu, keseluruhan proses pengeluaran karyawan dan pengeluaran operasional butuh segera di-upgrade.

Dengan Spenmo, setiap karyawan yang bertugas melakukan pengeluaran, memiliki sebuah kartu fisik dan satu set kartu virtual, sehingga para karyawan tersebut dipercayakan atas jenis pengeluaran yang berbeda. Kemudian, ada tim yang tepat serta sistem persetujuan yang disiapkan untuk mengakomodir permintaan dana maupun pengeluaran dari karyawan. Para manajer dapat menentukan anggaran yang mudah dipantau dan dikendalikan oleh sistem. Yang terpenting adalah, karyawan akan diberi informasi jika ada ada pengeluaran yang tidak ditemukan kuitansinya.

“Spenmo menjadi angin segar bagi kami, karena setiap karyawan memiliki akses kartu korporat yang dapat dilacak oleh divisi keuangan dan memudahkan pelacakan pengeluaran.”

Kemudahan akuntansi dan bantuan untuk pelanggan.

Akuntansi awalnya menjadi pekerjaan yang merepotkan bagi Glints, karena terlalu banyak langkah yang harus dilakukan. Data harus dimasukkan secara manual terlebih dahulu ke Xero sebelum tanda terima diunggah. Kemudian, pengeluaran dikategorikan sesuai dengan daftar rekening perusahaan.

Spenmo memungkinkan perusahaan kliennya untuk melakukan kustomisasi daftar rekening sebagaimana dibutuhkan. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah melalui platform Spenmo. Kustomisasi ini membantu para karyawan untuk memilih kategori pengeluaran pada saat mengunggah tanda terima. Setiap data transaksi disimpan secara terpisah di dalam sebuah list, dengan nama jenis tanda terima dan nama karyawan tertera di dalam platform. Disediakan pula data unduhan yang ramah Xero, yakni dalam format csv. Para akuntan hanya perlu mengunduh data tersebut dengan satu klik dan mengunggahnya ke Xero.

Bahkan ketika sudah bergabung dengan Spenmo pun, kami menyediakan tim bantuan yang ditugaskan membantu klien-klien kami. Kami siap sedia memberikan dukungan teknis yang rumit maupun permintaan bantuan kecil seperti informasi tarif pertukaran mata uang. Kami juga terbuka untuk mendengarkan permintaan dari klien kami, baik permintaan besar maupun kecil.

Tujuan yang Tercapai

William mulai menggunakan Spenmo dengan memberikan kartu korporat Spenmo-Glints kepada segelintir karyawan di Singapura. Tak lama kemudian, sebagian besar petinggi Glints bergabung dengan Spenmo, agar dapat menikmati kenyamanan, visibilitas dan penghematan waktu dalam operasional perusahaan. Dalam waktu dekat, Glints akan memberikan kartu Spenmo kepada beberapa karyawannya di Jakarta.

Glints baru-baru ini mulai menggunakan Spenmo untuk memproses pembayaran invoice, serta pengeluaran lain yang berbasis kartu maupun non-kartu.

“Spenmo menawarkan visibilitas yang luas atas pengeluaran setiap anggota tim khususnya pada saat bekerja jarak jauh sudah menjadi hal yang lazim”