NAMA PERUSAHAAN
Cove

INFO PERUSAHAAN

Platform marketplace co-living

JUMLAH KARYAWAN

30 - 50 Karyawan

BIDANG USAHA

Bisnis hospitality

SOFTWARE AKUNTANSI

Xero

Pembelajaran

• Sebuah platform yang mendesentralisasikan pengeluaran perusahaan, namun memiliki fitur yang memberikan visibilitas kepada para manajer untuk memantau pengeluaran, menghemat banyak waktu ketimbang harus melakukan pelacakan manual.
• Sebuah platform yang membantu pembayaran invoice dari vendor dalam dan luar negeri.

Tantangan

Cove adalah startup marketplace co-living yang menyewakan tempat tinggal dan apartemen fully furnished di Singapura dan Jakarta. Ruangan yang mereka sewakan menggunakan teknologi rumah cerdas, juga kecerdasan buatan untuk mencocokkan rekan sekamar dari sisi kebiasaan tinggal, nilai-nilai dan kegemaran.

Memperoleh pendanaan Serie A sebesar 4,6 juta Dolar AS pada bulan Desember 2020, Cove kini tengah mengembangkan tim dan portofolio propertinya di Singapura dan Jakarta pada tahun 2021.

Masalah utama: Manajemen pengeluaran manual yang tidak efisien.

Sebelum mengadopsi produk Spenmo, tim Cove sama-sama menggunakan kartu kredit sang pendiri perusahaan. Penggunaan bersama kartu ini menimbulkan ketidaknyamanan, seperti misalnya harus meminta kode OTP kepada si pemilik kartu pada saat orang yang memegang kartu sedang melakukan transaksi. Masalah lainnya adalah mereka harus mengidentifikasi setumpuk transaksi untuk mengetahui siapa-siapa saja yang melakukan transaksi tertentu, serta mencocokkan transaksi di setiap akhir bulan. Alhasil, para karyawan menghabiskan banyak waktu untuk melakukan segalanya secara manual untuk menyelesaikan urusan ini.

“Dengan semakin berkembangnya bisnis kami, semakin berkembang pula transaksi pengeluaran harian kami di dalam tim. Sulit untuk melacak siapa-siapa saja yang melakukan transaksi tertentu di akhir bulan, dan kami merasa bahwa pasti ada cara yang lebih efisien ketimbang cara kuno yang kami gunakan,” ujar Sophie.

Sebagai perusahaan yang sedang berkembang, tim Cove perlu untuk mengeliminasi masalah inefisiensi ini dan kemudian tertarik untuk menggunakan Spenmo demi proses pengelolaan uang kas kecil dan pengeluaran karyawan yang lebih ringkas dan tersentralisasi.

“Jika terjadi kehilangan tanda terima dan ketidaklengkapan data, proses rekonsiliasi jurnal di akhir bulan menjadi pekerjaan yang lama dan menjemukan. Belum lagi proses pembayaran yang menyertai klaim-klaim ini.”

Mereka juga mencari perangkat lunak yang dapat membantu mereka melakukan pembayaran vendor dalam dan luar negeri. Perangkat lunak ini diharapkan dapat menggantikan proses yang menelan waktu lama seperti mentransfer pembayaran kepada para vendor melalui transfer bank.

“Terkadang, invoice yang dikirim oleh vendor tidak lengkap dan tak ada standarisasi mengenai hal itu. Jadi, banyak waktu terbuang untuk menanyakan kepada vendor untuk merapikan invoice mereka, sebelum kami memproses pembayarannya melalui transfer bank.”

Sebagai sebuah startup teknologi properti yang menawarkan solusi teknologi dalam bidang hospitality, Cove pun memutuskan untuk mengeksplor solusi digital dari Spenmo.

Berikut ini adalah contoh kasus yang dapat diatasi Cove dengan Spenmo:

1. Kebutuhan akan kartu pengeluaran korporat individual untuk tiap karyawan Cove, ketimbang hanya menggunakan satu kartu.
2. Pembayaran terhadap vendor dalam dan luar negeri yang efisien dan tepat waktu.
3. Menggantikan pembayaran klaim di akhir bulan secara manual dengan sistem pembayaran klaim karyawan digital PayNow.

Solusi

Kartu cerdas, baik fisik maupun virtual, untuk karyawan demi transaksi bebas kendala

Dengan menggunakan kartu Spenmo, karyawan tidak perlu merogoh kocek sendiri untuk melakukan transaksi perusahaan. Mereka tak perlu pula menunggu lama untuk memperoleh pencairan klaim bulanan. Setiap karyawan Cove kini memiliki kartu perusahaan fisik yang sudah diisi sejumlah dana untuk melakukan transaksi, sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Tanda terima kertas dan tangkapan layar ringkasan tagihan tak lagi diperlukan untuk melakukan klaim pengeluaran di akhir bulan. Spenmo memungkinkan pengguna untuk melampirkan tanda terima dan jurnal rekonsiliasi digital secara mandiri di platform Spenmo, sehingga mempermudah proses pelacakan pengeluaran di akhir bulan.

Untuk pembayaran berlangganan Cove, karyawan dapat menggunakan kartu virtual mereka. Sebagai tambahan, pelacakan transaksi yang sebelumnya dilakukan secara manual dan membuang banyak waktu, namun tidak dapat dimanfaatkan untuk analisis dan prediksi pengeluaran, kini dicatat secara real time dan dapat dilihat pada dasbor.

“Mengadopsi Spenmo membantu mempersingkat pengeluaran operasional harian kami. Kami tak lagi perlu mengelola buku besar atau mengejar-ngejar pengguna untuk membuat tanda terima, yang pada intinya amat menghemat waktu dan memberikan pengalaman pengguna yang lebih menyenangkan.”

Kartu Spenmo dapat digunakan di 210 negara, sehingga mempermudah tim untuk melakukan transaksi ketika melakukan perjalanan bisnis antara Jakarta dan Singapura.

Pengelolaan invoice yang instan dan efisien

Dengan semakin berkembangnya Cove, semakin bertambah panjang pula daftar vendor mereka. Pekerjaan untuk melacak biaya dan siklus penagihan yang berbeda-beda seiring dengan bertambahnya perusahaan mitra mereka, menjadi sebuah tantangan bagi Cove.

Maka, automasi proses tersebut menjadi hal yang krusial bagi Cove, agar dapat memiliki gambaran yang jelas mengenai pengeluaran total. Dengan Spenmo, tim Cove dapat menyetujui pembayaran vendor dalam dan luar negeri dengan tepat waktu, mencegah risiko dikenakannya denda penalti atas keterlambatan pembayaran.

Tujuan yang Tercapai

Sejak menggunakan Spenmo, tim Cove dapat menikmati kenyamanan dan efisiensi dalam operasional finansial mereka. Tim ramping mereka kini memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada bagian lain dari bisnis mereka.

Sebagai tambahan, data pengeluaran real-time di dasbor Spenmo membantu tim memprediksi pengeluaran mendatang sekaligus mengevaluasi anggaran mereka dengan lebih jelas.