4 Tips Memilih Software Akuntansi Terbaik di Indonesia

Perkembangan teknologi dan digitalisasi tersebut telah menghasilkan sederet software akuntansi terbaik yang siap dimanfaatkan untuk menjaga akurasi catatan finansial perusahaan, terutama tentang pengeluaran dan pemasukan. Perangkat lunak ini mesti tersedia dalam bisnis. Makin cepat pelaku usaha menemukan software terbaik, makin besar manfaat yang bisa diraih buat usahanya.

Namun memilih software akuntansi terbaik di Indonesia tidak semudah menghitung 1 + 1 = 2. Ada begitu banyak perangkat lunak yang menawarkan kemudahan dalam hal akuntansi dengan berbagai fitur masing-masing. Apalagi sistem akuntansi ini berbayar.

Sebelum membahas cara memilih yang paling baik, pelaku usaha mesti mengetahui dulu persyaratan utama fitur yang mesti dimiliki sebuah program akuntansi.

(Baca: Otomatisasi Akuntansi dengan Software Akuntansi dan Pembayaran Digital)

Syarat fitur software akuntansi terbaik

1. General Ledger

Sistem akuntansi terbaik semestinya memiliki general ledger alias jurnal umum yang bertindak sebagai catatan utama kegiatan finansial perusahaan. Jika hendak memilih software, pastikan fungsi jurnal umumnya sesuai dengan konteks bisnis yang dijalankan.

2. Accounts Payable

Accounts payable atau akun utang juga adalah fitur kunci bagi software akuntansi terbaik. Modul akun ini mencatat dan mengatur semua utang perusahaan kepada vendor dan kreditor lain secara terpusat.

3. Accounts Receivable

Accounts receivable adalah kebalikan dari accounts payable. Akun piutang ini bermanfaat untuk mengelola pendapatan yang harus dibayar pihak lain. Sistem akun piutang antara lain bisa mengotomasi penerbitan invoice atau faktur serta mempermudah proses inkaso.

4. Payroll

Makin banyak pegawai, makin besar kebutuhan menggunakan program penggajian agar lebih efektif dan efisien. Perangkat lunak akuntansi terbaik harus memiliki modul payroll atau daftar gaji yang lengkap, mudah dikelola, dan transparan.

5. Project Accounting

Modul ini membuat penggunanya dapat melihat dan mengelola keuangan terkait dengan proyek tertentu, termasuk biaya, bujet, profitabilitas, dan pelaporan. Software akuntansi dengan modul ini bisa membantu menemukan kekeliruan finansial dalam proyek dan upaya perbaikan yang dapat dijalankan.

6. Fixed Assets

Software akuntansi terbaik memuat modul ini untuk memastikan tidak ada satu pun aset dari bisnis yang tak bisa dipertanggungjawabkan. Program ini antara lain mencakup pelacakan identitas serta perawatan aset dan perhitungan penyusutan yang terintegrasi dengan jurnal umum.

7. Billing

Staf akuntansi bisa berjam-jam atau bahkan berhari-hari mengurus penagihan alias billing dalam kerja secara manual. Tapi, bila menggunakan program akuntansi, proses penagihan bakal lebih cepat dan risiko kekeliruan akibat faktor manusia pun berkurang.

8. Budgeting

Sistem teknologi akuntansi harus memiliki program budgeting untuk mengakomodasi kebutuhan pelaku usaha dalam membuat anggaran dan membandingkannya dengan bujet yang telah dijalankan guna mengelola pengeluaran.

9. Multi-Entity Financial Management

Ini terutama berguna bagi usaha yang telah punya sejumlah kantor cabang di beberapa daerah, bahkan sampai luar negeri. Dengan modul ini, pelaku usaha bisa menyesuaikan skema bisnis berdasarkan lokasi tiap usaha dan mengintegrasikan semuanya dalam satu sistem keuangan yang terpusat.

10. Tax Management

Pelaku usaha wajib membayar pajak sesuai dengan aturan. Software akuntansi masuk daftar rekomendasi bila punya sistem manajemen pajak sekaligus kalkulator yang dapat secara otomatis menghitung pajak perusahaan yang mesti dibayar.

(Baca: 7 Manfaat Software Administrasi Keuangan untuk Startup)

Tips memilih software akuntansi terbaik

Terdapat setidaknya belasan rekomendasi software akuntansi di Indonesia. Pelaku usaha bisa menggunakan check list fitur utama perangkat lunak di atas sebagai awal untuk memilih mana yang terbaik. 

Yang dimaksud terbaik di sini bukanlah yang banyak dipakai atau sering menang penghargaan, melainkan yang paling cocok dengan bisnis yang sedang dijalankan. Bisa saja check list di sini masih kurang lengkap karena ada fitur lain yang dibutuhkan perusahaan tertentu.

Sebab, ada beberapa faktor di luar soal fitur modul software yang juga bisa mempengaruhi pilihan, misalnya apakah program itu bisa dijalankan secara online dan offline atau cuma salah satu. Sebaiknya pilih software akuntansi terbaik berbasis online demi memudahkan akses dan berjaga-jaga bila ada kerusakan yang bisa menghapus data yang tersimpan offline.

Faktor lainnya termasuk:

• Keamanan program: tanyakan di mana data disimpan dan minta jaminan keamanan data agar tidak disalahgunakan.
  
  
•  Tampilan antarmuka: software dengan tampilan yang tidak ribet dan mudah dipahami lebih patut dipilih.
  
  
• Skalabilitas: usaha kecil mungkin lebih cocok menggunakan program akuntansi sederhana, tapi nantinya bakal repot sendiri memindahkan data ketika bisnis membesar sehingga butuh software yang lebih lengkap.
  
  
• Kemudahan migrasi: status terbaik sebuah software akuntansi bisa luntur karena digeser program lain yang lebih cepat berkembang. Jadi pastikan ada kemudahan migrasi data bila sewaktu-waktu ingin memakai program lain yang lebih baik.
  
  
• Biaya tersembunyi: harus ada transparansi mengenai biaya yang dikenakan kepada perusahaan sejak awal, terutama soal biaya tambahan untuk fitur tertentu yang awalnya tidak disediakan.
  
  
• Layanan purnajual: kendala dalam penggunaan software bakal cepat teratasi dan bisnis pun tetap melaju lancar bila ada layanan purnajual yang mumpuni dan sigap melayani pelanggan.

(Baca: Ciri-Ciri yang Harus Dimiliki Software Keuangan Terbaik)

Setelah mempertimbangkan fitur dan faktor di atas, untuk membantu memilih program akuntansi terbaik, tips berikut ini bisa dicoba:

1. Bertanya kepada akuntan

Karyawan yang bertugas di divisi akuntansi alias akuntanlah yang akan menggunakan software ini. Jadi sebaiknya pelaku usaha menanyakan apa kebutuhan mereka dalam bekerja. Bila sudah memahami kebutuhan itu, buatlah daftar untuk disandingkan dengan fitur program akuntansi yang tersedia di pasar.

2. Matangkan bujet

Harga software akuntansi terbaik bervariasi. Maka sebaiknya patok dulu bujet yang akan digunakan untuk membeli program ini. Dengan demikian, daftar software yang masuk hitungan tidak terlalu panjang.

3. Cari review

Berkat teknologi, banyak informasi bisa dicari dengan mudah via Internet. Carilah review program akuntansi yang menarik lewat Google, bandingkan satu sama lain. Bertanya kepada kenalan sesama pelaku usaha juga bisa menjadi cara mendapatkan program akuntansi terbaik.

4. Coba dulu

Sebaiknya tidak langsung membeli software yang sekiranya sudah pas di hati. Coba dulu pakai program itu untuk mengetahui fitur-fiturnya lebih lanjut. Masukkan data sembarang dan lihat apakah performanya sesuai dengan harapan.

Dengan beragamnya pola bisnis dan pengaturan finansial sebuah perusahaan, kebutuhan program akuntansi pun berlainan. Sebuah perusahaan mungkin menganggap XYZ sebagai software akuntansi terbaik di Indonesia, tapi perusahaan lain bisa saja menilai ABC yang paling baik. Pelaku usaha wajib mencermati kebutuhan bisnisnya dan program-program itu sebelum menjatuhkan pilihan terbaik.

5. Multifungsi lebih baik

Tentu memiliki software yang multifungsi akan lebih baik dan hemat ketimbang memilih yang hanya punya satu fungsi. Salah satu contohnya adalah Spenmo, software manajemen biaya yang mempunyai tiga fitur unggulan, yakni pembayaran tagihan, klaim karyawan, dan kartu korporat.