Purchasing adalah kegiatan yang pasti ada dalam sebuah bisnis. Ia berbeda dengan procurement. Pahami semua aspeknya agar tak keliru.
Purchasing adalah salah satu kegiatan atau fungsi dasar dari perusahaan mana pun. Logikanya sederhana: tidak ada satu pun unit usaha yang mampu menyediakan semua barang yang mereka butuhkan sendirian.
Tentu saja purchasing adalah sebuah kegiatan yang tidak bisa dilakukan asal-asalan. Unit usaha yang baik harus mampu membuat sistem (purchasing system).
Mengutip Investopedia, sistem purchasing adalah komponen kunci dari manajemen persediaan yang efektif karena membuat stok yang ada dapat terpantau. Selain itu juga membantu perusahaan menentukan apa yang harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli, dan kapan harus membelinya.
Mari pahami lebih dalam tentang purchasing lewat artikel ini.
Jadi, apa itu purchasing? Seperti terjemahannya, purchasing adalah sesuatu yang terkait dengan pembelian. Mengutip artikel dari Jurnal Akuntansi dan Manajemen (Vol. 16., No. 02., Okt. 2019), dalam konteks bisnis, pembelian di sini adalah usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan.
Pembelian itu sendiri timbul akibat adanya permintaan barang yang akan diproduksi untuk mendapatkan laba.
Tentu saja yang diusahakan dalam purchasing adalah barang atau bahan, tapi tidak terbatas pada itu. Karena tujuan akhirnya adalah agar perusahaan menghasilkan output, maka tentu saja pembelian termasuk, misalnya, jasa dan perlengkapan.
Di atas telah disinggung bahwa purchasing adalah kegiatan yang tidak bisa asal saja. Sistem purchasing adalah tentang menemukan barang dan jasa yang dibutuhkan pada waktu, harga, dan kualitas yang tepat.
Pentingnya pembelian membuat perusahaan, apalagi yang mapan, membuat divisi khusus untuk mengerjakan ini. Biasanya namanya divisi purchasing. Bahkan ada lowongan pekerjaan khusus purchasing.
(Baca: Cara Impor Barang dari Luar Negeri dan Mekanisme Pembayarannya)
Sebelum membahas tahapan purchasing adalah seperti apa, harus dipahami dulu bahwa purchasing terdiri dari beberapa jenis. Ada dua jenis atau tipe dasar dari pembelian dalam dunia bisnis, pertama pembelian untuk dijual kembali, dan kedua pembelian untuk dikonsumsi atau dikonversi.
Jenis pertama, yaitu pembelian untuk dijual kembali, biasanya dilakukan oleh pengecer (retailer) atau pedagang besar (merchant atau wholesaler). Sementara jenis kedua, pembelian untuk konsumsi internal atau konversi, disebut “pembelian industri” (industrial buying).
Pembelian yang kita bicarakan dalam artikel ini lebih dekat dengan jenis yang nomor dua.
Pada jenis kedua, purchasing adalah kegiatan yang lebih kompleks. Lebih banyak faktor yang mesti dipertimbangkan. Misalnya, memperkirakan pembelian dengan jadwal produksi (yang tidak mungkin dipikirkan pembelian jenis pertama) agar persediaan di gudang tidak menumpuk.
Ada pula yang membedakan pembelian berdasarkan pembelian personal dan pembelian industrial. Sementara pembelian industrial mirip seperti jenis kedua tadi, yaitu membeli untuk mengubahnya menjadi barang jadi dan dijual kembali, pembelian personal itu seperti kita membeli barang kebutuhan sehari-hari alias dikonsumsi.
(Baca: Apa Itu PO: Pengertian, Cara Kerja, Contoh, dan Manfaatnya)
Sistem purchasing adalah sistem yang cukup lawas diteliti dalam ilmu manajemen. Istilahnya adalah purchasing and supply management atau PSM.
Sejumlah sarjana telah mengembangkan apa yang disebut dengan purchasing process model (PPM). PPM, mengutip artikel dari Journal of Purchasing and Supply Management (Vol 25, Issue 5, Dec 2019), adalah representasi visual dari urutan kegiatan yang merupakan pembelian dan manajemen pasokan.
Dengan melihat contoh PPM, kita dapat mengetahui bagaimana persisnya proses purchasing itu terjadi.
Ada cukup banyak PPM yang dapat dijadikan model dalam membangun sistem purchasing. Berikut salah satu yang sederhana, juga dinukil dari sumber yang sama, bernama cyclical process model.
Pada model ini, tahap pertama purchasing adalah mengidentifikasi kebutuhan. Dilanjutkan dengan menyeleksi beberapa pemasok dan memilih satu yang paling pas. Tahap berikutnya adalah mengirim dan menerima dokumen pembelian.
Di tahap terakhir perusahan harus terus memantau performansi pemasok, sebelum kembali lagi ke tahap pertama.
Dalam praktiknya, tentu saja proses purchasing melibatkan kegiatan atau tahapan teknis yang cukup banyak. Ilustrasi tahap purchasing adalah sebagai berikut:
(Baca: Transaksi Perusahaan Adalah: Arti, Jenis, dan Trik Meringankannya)
Photo by Mohamed Hassan Pxhere.com
Purchasing adalah istilah yang kerap tertukar dengan procurement. Apa yang membedakan keduanya?
Sebenarnya, dari artinya saja kita sudah dapat meraba apa perbedaannya. Purchasing adalah mengadakan barang atau jasa dengan cara membeli atau mengeluarkan sejumlah dana. Sementara procurement intinya adalah pengadaan.
Pengadaan di sini juga merupakan proses mendapatkan barang atau jasa. Bedanya adalah caranya. Pengadaan bisa dengan cara apa pun. Bisa dengan pembelian, sewa, kredit, atau meminjam.
Jadi bisa dibilang purchasing adalah istilah yang lebih sempit dari procurement. Purchasing pasti termasuk procurement, sementara procurement belum tentu merupakan purchasing.
Ada pengadaan berbiaya langsung, atau pula berbiaya tak langsung. Biaya langsung terkait dengan produksi seperti pembelian bahan baku, sementara biaya tidak langsung terkait faktor non-produksi seperti perlengkapan kantor dan biaya iklan.
Prinsip keduanya sama. Procurement seperti purchasing adalah juga tentang mendapatkan barang atau jasa yang efektif dan efisien. Seperti dikutip dari Investopedia, pengadaan meliputi perencanaan pembelian, menentukan standar atau spesifikasi barang dan jasa yang hendak dipakai, pemilihan pemasok, pembiayaan, negosiasi harga, dan pengendalian persediaan.
Salah satu cara untuk membuat efektif proses procurement dan purchasing adalah menggunakan perangkat lunak pembayaran. Dengan bantuan teknologi, pembayaran bisa lebih mudah dilakukan. Bisa langsung ketika barang diterima.
Ketika pembayaran dilakukan dengan cepat, maka itu secara tidak langsung membuat vendor perusahaan pun semakin loyal. Pada akhirnya perusahaan pula yang diuntungkan.
Salah satu kelemahan sistem tradisional untuk purchasing adalah tetap ada potensi uang yang keluar melebihi anggaran (overbudget). Perangkat lunak pembayaran seperti Spenmo, yang memiliki fasilitas kartu korporat, mencegah hal ini terjadi karena memiliki fitur limitasi dan merchant lock.
Dengan fitur limitasi, dana yang keluar tidak mungkin lebih banyak dari yang dianggarkan di awal. Sementara dengan fitur merchant lock, purchasing hanya dapat dilakukan di merchant-merchant yang telah ditetapkan, tidak bisa di tempat lain.
Kelebihan lain dari penggunaan perangkat lunak pembayaran yang tidak lain sistem modern untuk purchasing adalah kartunya bisa diduplikasi sebanyak pihak yang membutuhkan. Kartu virtual dan fisik bisa diserahkan ke masing-masing divisi yang membutuhkan. Jadi tak perlu lagi saling menunggu untuk melakukan purchase.
Semua pengeluaran nantinya dapat dilihat secara real time di dasbor. Anda, sebagai pemilik bisnis, tak perlu lagi menunggu waktu lama, menunggu laporan tim keuangan, untuk melihat pengeluaran belanja perusahaan.
Bisa dikatakan purchasing adalah aspek sentral bagi berjalannya roda produksi perusahaan. Salah memilih vendor berarti bisa membuat bengkak ongkos produksi. Salah memilih waktu belanja bisa membuat gudang penuh dan biaya perawatan naik. Dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, sistem purchasing adalah harus dibuat dengan cermat. Mengadopsi teknologi seperti menggunakan perangkat lunak pembayaran juga pilihan yang tepat.
Manajemen pembelanjaan adalah mengelola penarikan dan penggunaan modal. Ia adalah faktor krusial sehingga harus dipahami dan diatur dengan baik.
BOP adalah pengeluaran yang tidak terkait langsung dengan proses produksi tapi tetap penting dipahami. Berikut contoh dan cara menghitungnya.
Menjalin relasi dengan vendor adalah bagian dari proses bisnis yang penting. Pastikan kerja sama itu menguntungkan dengan pengelolaan vendor.
