Procurement adalah salah satu proses bisnis yang sangat penting. Profitabilitas bisa meningkat bila procurement dilakukan dengan tepat.
Procurement adalah serangkaian aktivitas bisnis yang panjang dan menuntut kecakapan dalam banyak hal. Pengusaha atau pegawai yang bertugas di bagian ini memiliki tanggung jawab besar karena procurement sangat berkaitan dengan upaya peningkatan profitabilitas. Karena itu, suatu usaha memerlukan manajemen procurement yang efektif dan efisien dalam rangka mengoptimalkan keuntungan.
Procurement alias pengadaan adalah bagian dari manajemen pengeluaran usaha. Bagi pengusaha, memahami apa itu procurement menjadi keharusan. Sebab, kadang masih ada yang sulit membedakan antara procurement dan purchasing. Keduanya memang mirip, sama-sama memerlukan kepatuhan yang ketat terhadap prosedur internal yang berlaku dalam manajemen pengeluaran perusahaan. Tapi ada perbedaan yang cukup signifikan di antara keduanya.
Seperti dikutip dari Investopedia, procurement adalah tindakan memperoleh barang atau jasa, khususnya untuk tujuan bisnis. Selain dalam perusahaan, istilah procurement atau pengadaan lazim dalam kegiatan pemerintahan. Procurement dalam kedua lingkup itu memiliki karakteristik yang sama terkait dengan kebutuhan akan produk atau jasa dalam skala besar.
Setiap usaha umumnya memiliki sistem pengadaan. Sistem ini dijalankan perusahaan dengan menjalin hubungan dengan pihak luar seperti vendor atau supplier untuk mengadakan barang atau jasa yang dibutuhkan dan tidak bisa diproduksi sendiri. Sistem ini mencakup pencarian vendor, permintaan order, negosiasi anggaran, pembelian, hingga audit.
Memahami pentingnya manajemen pengadaan dan pelaksanaan tahap-tahapnya secara tepat dapat membantu usaha mengoptimalkan laba. Banyak keputusan yang dibuat perusahaan memiliki implikasi procurement yang berdampak pada biaya untuk menjalankan keputusan tersebut. Biaya di sini mencakup semua pengeluaran untuk mendapatkan barang atau jasa yang akan dibeli, bukan hanya harga yang dibayar.
Dalam perusahaan, umumnya ada divisi tersendiri yang mengurus procurement. Kepala atau manajer divisi ini biasanya ditempatkan di level manajemen atas karena memiliki peran yang signifikan. Manajer procurement bertanggung jawab memastikan barang atau jasa itu sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Karena itu, manajer dan staf yang bertugas di bagian procurement adalah pegawai yang harus memiliki kecermatan, kejujuran, dan keahlian khusus dalam bernegosiasi.
(Baca: Mengenal Procure to Pay dan Cara Paling Ideal Mengelolanya)
Proses procurement adalah serangkaian proses yang mesti dilalui untuk mendapatkan barang atau jasa, dari permintaan sampai order pembelian dan persetujuan invoice atau faktur. Proses pengadaan dalam setiap perusahaan bisa berbeda, bergantung pada prosedur atau kebijakan internal yang ditetapkan.
Tapi umumnya setiap proses manajemen pengadaan terdiri atas 3P, yakni process, people, dan paper alias proses, orang-orang, dan dokumen.
Proses pengadaan harus melalui tahap-tahap yang sudah ditentukan manajemen. Setiap tahap harus dijalankan tanpa ada yang dilompati. Tahap ini umumnya meliputi peninjauan, pemesanan, pengiriman, penerimaan, dan pembayaran. Proses setiap tahap harus akurat dan tepat waktu untuk mencegah munculnya masalah dalam hubungan kerja dengan vendor.
Orang-orang di sini secara spesifik mengacu pada pegawai yang bertugas di bagian procurement. Tapi pada dasarnya semua orang yang terlibat dalam suatu tugas pengadaan memiliki peran meski mereka dari divisi lain. Selain menjalankan proses di lapangan, orang-orang ini termasuk manajer atau kepala divisi yang bertugas memberikan persetujuan dalam tiap tahapnya.
Keberadaan dokumen sangat penting dalam proses pengadaan. Setiap tahap procurement harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen terkait untuk memastikan prosedur telah dijalankan dengan benar. Dokumen ini juga diperlukan untuk keperluan penyusunan laporan serta kelak ketika perusahaan melakukan audit serta pencatatan akuntansi.
(Baca: Panduan Spend Analysis: Definisi Hingga Manfaatnya dalam Bisnis)
Ada setidaknya tiga jenis procurement, yakni langsung, tidak langsung, dan layanan. Berikut ini rinciannya:
Pengadaan barang, bahan baku, dan/atau jasa untuk tujuan manufaktur. Misalnya pengadaan mesin, bahan mentah, dan barang yang dijual kembali. Pengadaan yang biasanya bersifat rutin ini mendorong perolehan laba dan pertumbuhan pemasukan secara berkelanjutan. Karena itu, umumnya dibutuhkan hubungan yang kolaboratif dan jangka panjang dengan vendor atau supplier.
Pengadaan barang, bahan baku, dan/atau jasa untuk penggunaan internal. Contohnya utilitas, manajemen fasilitas, dan perjalanan bisnis. Pengadaan ini bagian dari upaya menjaga kelancaran kegiatan operasional sehari-hari. Hubungan dengan vendor bersifat jangka pendek dan transaksional saja.
Pengadaan dan pelayanan tenaga kerja tambahan dan layanan konsultasi. Misalnya langganan software dan jasa profesional tertentu yang tak dimiliki perusahaan. Pengadaan ini digunakan untuk menambal kebutuhan tenaga kerja atau jasa profesional yang tak bisa dipenuhi sendiri oleh perusahaan. Jenis procurement ini hanya dilakukan sesekali berdasarkan kebutuhan dengan hubungan kontrak atau kasus per kasus dengan vendor.
Photo by: Nick Youngson
(Baca: 6 Cara Membuat Rencana Anggaran Biaya Usaha untuk UKM)
Secara umum, tahap procurement terdiri atas tujuh langkah yang bisa disesuaikan dengan model bisnis yang dijalankan. Langkah itu mencakup:
Perusahaan harus mengetahui dulu apa yang dibutuhkan, baik barang maupun jasa. Informasi ini diperoleh berdasarkan permintaan divisi yang membutuhkan, keputusan manajemen, ataupun bagian dari pengadaan rutin. Setelah kebutuhan teridentifikasi, bagian keuangan akan menentukan bujet atau anggaran untuk masuk ke tahap selanjutnya.
Vendor yang dipilih untuk diajak bekerja sama dalam procurement harus yang sesuai dengan nilai-nilai perusahaan dan mampu memenuhi standar kualitas terbaik. Vendor bisa dipilih dengan metode tender alias seleksi berdasarkan penawaran terbaik atau penunjukan langsung. Kriteria vendor antara lain harus mencakup reputasi, ketepatan waktu, keandalan, dan pelayanan pelanggan. Yang tak kalah penting adalah vendor mesti menawarkan harga yang kompetitif tanpa mengorbankan kualitas demi menekan biaya pembelian.
Setelah memilih vendor, kedua pihak harus menyepakati harga untuk pengadaan tersebut. Langkah ini termasuk merumuskan syarat dan ketentuan yang mencakup produksi hingga pengiriman. Begitu semua sudah sepakat, barulah permintaan pembelian bisa dimasukkan ke bagian keuangan. Tentunya ada manajer yang mesti memastikan semua prosedur sudah ditaati dulu sebelum persetujuan diberikan.
Purchase order dibuat setelah perusahaan dipastikan dapat membeli barang atau jasa dari vendor yang disepakati. Dokumen kontrak ini mengikat secara hukum kedua belah pihak sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Untuk tujuan pelacakan dan audit, purchase order harus dicatat baik secara manual maupun menggunakan software.
Jika vendor sudah menerima dan meninjau purchase order, mereka akan menerbitkan invoice. Faktur ini menjelaskan produk atau jasa yang dibeli, termasuk kuantitas dan harga serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
Tergantung kesepakatan waktu pembayaran, perusahaan bisa membayar pembelian sebelum ataupun sesudah pengiriman. Tim keuangan yang menangani utang usaha harus mengecek faktur dan melakukan audit begitu barang tiba. Tim mesti memastikan ketepatan data dari purchase order, invoice, dan instruksi pengiriman.
Tahap terakhir procurement adalah memperbarui semua catatan untuk memasukkan informasi dari audit, faktur, dan pesanan pembelian. Pembukuan yang akurat sangat penting untuk menghindari kekeliruan yang bisa merugikan perusahaan dalam proses pengadaan.
Procurement dan purchasing sama-sama dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Namun fokus dua kegiatan bisnis sangatlah berbeda. Seperti diuraikan sebelumnya, procurement adalah serangkaian proses bisnis yang panjang untuk mengadakan barang atau jasa yang umumnya dalam skala besar. Sedangkan purchasing hanya berfokus pada pembelian barang atau jasa tersebut.
Dalam purchasing, perusahaan lebih cenderung melihat data kuantitatif, seperti berapa harga dan jumlah barang atau jasa yang akan dibeli, lalu melakukan pembelian setelah semua biaya dievaluasi. Pembayaran gaji pegawai, misalnya, tergolong sebagai purchasing. Begitu juga pengeluaran seperti pembelian bolpen dan kertas saat stok kantor habis atau pembelian makanan ringan buat menjamu tamu perusahaan.
Bisa ditarik kesimpulan bahwa procurement lebih kompleks ketimbang purchasing. Ada serangkaian tahap yang meliputi penilaian kualitatif dan kuantitatif yang mesti dilalui berdasarkan prosedur internal perusahaan. Misalnya negosiasi harga, penganggaran, seleksi ketat terhadap vendor, dan audit menyeluruh. Sedangkan proses purchasing sesederhana mengeluarkan dana perusahaan untuk membeli kebutuhan barang atau jasa.
Meski tampak rumit, procurement bisa dilakukan dengan lebih mudah jika memanfaatkan sistem pembayaran berbasis teknologi. Misalnya lewat corporate card dari Spenmo. Kartu pembayaran berbentuk fisik dan virtual ini bisa dibagikan kepada setiap karyawan dan tim untuk membayar berbagai kebutuhan usaha dengan cepat, transparan, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Manajemen yang efektif dan efisien untuk procurement adalah kebutuhan bagi setiap perusahaan. Dalam kartu korporat Spenmo, terdapat berbagai fitur seperti pelacakan pembayaran, rekonsiliasi utang, dan analisis pengeluaran secara real-time yang bermanfaat untuk efektivitas dan efisiensi procurement. Pengaturan anggaran juga bisa dilakukan oleh manajer yang berwenang. Dengan begitu, prosedur procurement pun dapat dijalankan dengan lebih ringkas dan tetap terarah.
Spend analysis adalah metode analisa yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi biaya supply dan procurement dalam bisnis. Simak panduan lengkapnya...
Purchasing adalah kegiatan yang pasti ada dalam sebuah bisnis. Ia berbeda dengan procurement. Pahami semua aspeknya agar tak keliru.
Apa itu siklus procure to pay? Dan bagaimana cara mengelolanya agar efektif dan efisien? Ini panduannya.