Apa itu siklus procure to pay? Dan bagaimana cara mengelolanya agar efektif dan efisien? Ini panduannya.
Bagi pelaku bisnis, pengelolaan proses procure to pay akan menentukan tingkat efisiensi siklus pembelian hingga pembayaran supplier dan pencatatan account payable dalam laporan keuangan. Jika dikelola dengan buruk, konsekuensinya adalah biaya untuk keseluruhan proses ini bisa membengkak dan berdampak kepada kesehatan keuangan perusahaan.
Untuk mengetahui lebih lanjut soal apa itu procure to pay dan bagaimana proses serta cara pengelolaannya yang baik, mari simak penjelasannya berikut ini.
(Baca: Procurement Adalah: Proses, Jenis, Tahap, dan Bedanya dengan Purchasing)
Menurut David Essex dari TechTarget SearchERP, procure to pay adalah proses permintaan supply, pembelian, penerimaan, pembayaran, dan akuntansi atas suatu barang dan jasa. Istilah ini mengacu kepada proses pembelian hingga pencatatan account payable dan pembayaran dalam suatu kegiatan usaha, bukan teknologi.
Procure to pay sering juga disebut dengan purchase to pay atau disingkat P2P. Namun jangan sampai tertukar dengan P2P untuk peer to peer lending yang merupakan platform pinjam meminjam dan investasi ya.
Siklus ini bekerja dengan menyeragamkan proses pembelian, penerimaan, dan account payable mulai dari alur kerja sampai dengan penanganan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Sejumlah dokumen yang kerap digunakan dalam proses ini, di antaranya formulir persetujuan pembelian, PO atau purchase order, laporan penerimaan barang/jasa, dan invoice dari supplier.
(Baca: Transaksi Perusahaan Adalah: Arti, Jenis, dan Trik Meringankannya)
Siklus procure to pay mencakup sejumlah proses yang melibatkan banyak pihak dalam suatu perusahaan. Meski tiap perusahaan memiliki proses P2P masing-masing, umumnya proses ini berjalan seperti berikut:
Pertama-tama, perusahaan perlu mengidentifikasi kebutuhan supply akan barang atau jasa tertentu. Ini biasanya dilakukan oleh tim pengadaan supply atau procurement yang bertugas mengecek supply dan membina hubungan baik dengan para supplier.
Pemilihan supplier atau pemasok mencakup riset dan komparasi sejumlah vendor yang dilakukan perusahaan hingga akhirnya menemukan satu yang paling baik. Karena supplier biasanya merupakan partner jangka panjang, maka proses ini cukup krusial dalam siklus procure to pay.
Di tahap ini, tim pengadaan barang/jasa atau pembelian mengajukan permohonan resmi untuk membeli barang atau jasa yang dibutuhkan. Permohonan diajukan kepada kepala departemen atau team leader yang berwenang.
Setelah permohonan disetujui secara internal, maka tim procurement akan mengirimkan PO alias purchase order kepada pemasok yang dipilih. PO merupakan dokumen pemesanan barang/jasa yang memuat spesifikasi pesanan perusahaan, mulai dari jenis barang/jasa, jumlah unit, harga per unit, harga total, tanggal pemesanan, dan seterusnya.
Proses procure to pay kemudian berlanjut dengan penerimaan barang atau jasa dari pemasok sesuai PO yang sudah dikeluarkan. Di tahap ini, perusahaan perlu mengecek dengan cermat spesifikasi produk yang diterima dengan informasi dalam PO agar tidak terjadi kekeliruan yang dapat mengakibatkan proses tambahan berupa pengembalian barang atau bahkan kerugian finansial. Pastikan juga Anda membuat surat tanda terima yang memuat spesifikasi barang/jasa yang telah diterima.
Setelah pesanan diterima oleh perusahaan, pemasok kemudian akan mengirimkan invoice tagihan dari pembelian tersebut. Saat invoice diterima, Anda perlu memverifikasi dokumen ini serta mencocokkannya dengan lembar PO dan surat tanda terima. Ini untuk memastikan bahwa detail tagihan dalam invoice sama dengan barang/jasa yang Anda pesan dan yang Anda terima.
Ini merupakan tahap terakhir dari proses P2P. Invoice dari supplier yang sudah disetujui oleh perusahaan kemudian diserahkan kepada tim keuangan atau staf account payable untuk dicatat sebagai utang dagang. Tim ini akan mengeksekusi pembayaran kepada pemasok sesuai waktu yang sudah ditentukan, lalu mencatat transaksi pembayaran tersebut di sistem akuntansi perusahaan.
(Baca: Purchasing adalah: Arti, Tahapan, dan Bedanya dengan Procurement)
Dari penjelasan di atas, bisa kita lihat betapa panjang dan kompleksnya siklus procure to pay dalam perusahaan. Ditambah lagi seluruh proses ini membutuhkan kolaborasi banyak pihak dari beragam departemen, sehingga sangat riskan terjadi miskomunikasi dan proses yang tidak transparan.
Ironisnya, masih banyak kita temukan perusahaan di Indonesia yang mengelola proses P2P secara manual. Semua tahap dalam proses ini sepenuhnya mengandalkan kolaborasi tenaga manusia dan pencatatan dokumen di atas kertas. Padahal, metode manual seperti ini memiliki banyak kekurangan yang berpotensi mengganggu kinerja bisnis Anda.
Karena melibatkan banyak tim dan departemen, maka proses P2P rawan akan sistem pengelolaan yang tidak seragam atau berbeda-beda. Tiap departemen dalam suatu perusahaan biasanya memiliki SOP dan sistem masing-masing, sehingga membuat konsolidasi data proses P2P menjadi lebih sulit.
Sebagai contoh, urusan pembelian dan account payable dikelola oleh dua divisi yang berbeda dan tentunya memiliki kebijakan, sistem, serta prioritas yang berbeda. Disparitas ini bisa menyebabkan inefisiensi dan potensi eror dalam proses P2P.
Karena sistem pengelolaan terpisah-pisah, maka akses informasi terhadap progres procure to pay menjadi lebih sulit. Informasi yang tersedia pun belum tentu akurat karena saking rumit dan kompleksnya pengelolaan proses ini.
Alhasil, keseluruhan siklus P2P menjadi tidak transparan sehingga berdampak kepada kemampuan Anda dalam menentukan strategi bisnis. Anda akan sulit menganalisa pengeluaran perusahaan dan merencanakan anggaran untuk persediaan di masa depan.
Negosiasi kontrak dengan supplier dilakukan oleh tim procurement, sementara tim account payable bertanggung jawab untuk mengeksekusi pembayaran sesuai dengan kontrak tersebut. Karena ada dua divisi berbeda yang terlibat dalam proses ini, ada potensi miskomunikasi yang berisiko kepada pelanggaran kontrak supplier oleh perusahaan. Dampaknya bisa fatal, mulai dari tuntutan hukum hingga pembayaran penalti atau ganti rugi.
Mengelola proses procure to pay secara manual menimbulkan banyak risiko terhadap kelangsungan bisnis Anda. Solusinya, otomatisasi proses ini agar siklus P2P berjalan lebih efisien dan efektif.
Ada dua inovasi teknologi dalam bentuk software as a service (SaaS) yang dapat membantu Anda mengotomasi keseluruhan proses procure to pay.
Layanan SaaS e-procurement merupakan platform digital untuk pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan komputasi awan (cloud computing) sehingga bisa diakses melalui perangkat apapun selama tersedia jaringan Internet.
Layanan ini biasanya menawarkan solusi pengadaan barang/jasa terintegrasi, mulai dari fitur komunikasi langsung dengan supplier, akses ke katalog supplier, pengelolaan dokumen kontrak, penerbitan e-faktur, PO, sampai pengelolaan invoice. Dengan memanfaatkan layanan ini, maka proses procurement perusahaan akan lebih efisien karena dikelola dari sistem terpusat. Akses dan visibilitas progres P2P pun terjamin, karena sistem ini dapat dilihat oleh siapapun dengan perangkat apapun.
Seiring perkembangan teknologi, beberapa platform e-procurement kini juga sudah menawarkan fitur pengelolaan account payable dan pembayaran invoice sehingga siklus P2P pun dapat dikelola melalui satu platform. Namun jika software e-procurement Anda belum menyediakan fitur ini, Anda bisa melengkapi proses otomatisasi dengan software selanjutnya.
Fitur pembayaran digital umumnya disediakan oleh SaaS sistem expense management atau manajemen biaya. Di Indonesia, salah satu perusahaan teknologi yang menawarkan fasilitas ini adalah Spenmo.
Dalam siklus procure to pay, umumnya software e-procurement hanya mampu memediasi kebutuhan Anda hingga tahap penerimaan invoice dari supplier. Selanjutnya Anda perlu meneruskan invoice tersebut kepada tim account payable secara manual untuk melanjutkan proses pembayaran.
Proses ini bisa Anda otomatisasi dengan kehadiran Spenmo. Alih-alih memproses invoice secara manual, Anda cukup mengunggah invoice tersebut ke platform Spenmo. Selanjutnya, tim account payable akan memverifikasi invoice beserta dokumen-dokumen pendukung dan mengeksekusi pembayaran di platform Spenmo.
Setelah pembayaran dilakukan, maka transaksi akan langsung tercatat secara otomatis di sistem akuntansi perusahaan karena sistem Spenmo dapat diintegrasikan dengan software akuntansi yang Anda gunakan. Metode ini akan menghemat waktu pencatatan laporan keuangan, sekaligus meminimalisir risiko kesalahan input data transaksi.
Siklus procure to pay adalah proses yang panjang dan kompleks. Namun dengan bantuan software e-procurement dan pembayaran digital, siklus ini bisa menjadi lebih efektif, efisien, dan transparan. Dalam jangka panjang, otomatisasi proses P2P pun akan terasa manfaatnya bagi perkembangan bisnis Anda.
Menjalin relasi dengan vendor adalah bagian dari proses bisnis yang penting. Pastikan kerja sama itu menguntungkan dengan pengelolaan vendor.
Manajemen pembelanjaan adalah mengelola penarikan dan penggunaan modal. Ia adalah faktor krusial sehingga harus dipahami dan diatur dengan baik.
Makna sederhana bootstrapping adalah berdikari, yaitu saat perusahaan mengandalkan diri sendiri. Plus dan minusnya tentu ada. Simak dalam artikel ini.