Perbedaan Accrued Expense dan Account Payable dalam Akuntansi

Secara singkat, Cambridge Business English Dictionary menyebutkan accrued expense adalah sejumlah uang terutang oleh suatu perusahaan dalam periode tertentu yang sudah dicatat dalam neraca tapi belum dibayarkan. Sedangkan menurut kamus bisnis Cambridge itu, account payable adalah jumlah uang terutang yang tercatat dalam neraca perusahaan dan akan dibayar dalam waktu dekat. Dua beban ini umumnya tercatat di bawah neraca kewajiban lancar (current liability).

Perbedaan accrued expense dan account payable yang utama terletak pada kapan transaksi diakui dalam neraca. Untuk lebih jelasnya, berikut ini rincian tentang apa itu accrued expense dan account payable beserta contoh kasusnya.

Apa Itu Accrued Expense?

Accrued expense adalah beban yang masih harus dibayar. Baik barang maupun jasa yang sudah didapatkan tapi belum dibayar tergolong sebagai accrued expense. Biasanya pembayaran belum dilakukan karena invoice atau faktur tagihan belum diterima. Tapi pengeluaran lain juga bisa masuk kategori ini, seperti gaji karyawan.

Pengeluaran ini biasanya bersifat periodik dan akan dicatat sebagai kewajiban lancar di neraca. Umumnya pencatatan beban ini dilakukan pada akhir periode akuntansi, yakni per bulan, per tiga bulan, atau per tahun. Beban yang masih harus dibayar mesti dicatat agar sesuai dengan konsep akuntansi berbasis akrual. Berdasarkan konsep akrual, pendapatan dan beban harus dicatat pada periode terjadinya kedua hal tersebut, terlepas dari apakah pembayaran tunai dilakukan atau tidak.

Akuntansi berbasis akrual cenderung lebih akurat dan memberikan gambaran lebih baik mengenai kondisi finansial suatu perusahaan secara keseluruhan. Memang, ada upaya ekstra untuk melacak transaksi sebelumnya yang tergolong beban yang masih harus dibayar. Namun ini cara paling baik untuk menampilkan laporan keuangan dan laba-rugi yang lebih akurat berdasarkan pembukuan secara utuh.

Contoh Accrued Expense

Perbedaan accrued expense dan account payable bisa ditilik dari contoh kasusnya. Pada prinsipnya, apa pun pengeluaran yang terjadi tanpa invoice tapi barang atau jasa sudah didapatkan akan dimasukkan ke kategori ini. Contoh lainnya:

• Gaji dan upah karyawan
• Tagihan air, telepon, listrik, dan Internet
• Sewa gedung
• Bunga atas suatu pengeluaran
• Pajak
• Komisi

Pengeluaran yang tergolong accrued expense sangat umum dalam suatu bisnis. Karena itu, pelacakan dan pencatatannya harus dilakukan dengan cermat. Bila sampai ada yang terlewat, laporan finansial bisa mengalami perubahan besar supaya akurat.

Sebagai contoh kasus, misalnya PT Gemilang Makmur membeli bahan baku dari PT Gemah Ripah pada 4 Agustus 2021. Bahan baku dikirim pada hari itu juga, tapi PT Gemah Ripah baru akan mengirim invoice bulan depan. PT Gemilang Makmur belum mengetahui secara pasti berapa biaya pembelian itu karena belum ada invoice yang menjadi dasar. Namun, agar sesuai dengan basis akuntansi akrual, PT Gemilang Makmur akan mencatatnya dengan perkiraan nilai seperti pembelian periode sebelumnya, yakni sebesar Rp 5.000.000. Maka pembukuannya:

Pada 1 September, pembukuan itu akan dibalik agar tidak terjadi kelebihan pengeluaran dan liabilitas ketika tagihan tiba. Maka pembalikannya adalah:

Pada tanggal itu, PT Gemilang Makmur menerima invoice dari PT Gemah Ripah yang menjelaskan biaya pembelian bahan baku sebesar Rp 5.000.000. Maka PT Gemilang Makmur membayar invoice itu segera dan membukukannya sebagai berikut:

Apa Itu Account Payable?

Account payable atau utang usaha adalah kewajiban utang jangka pendek kepada vendor atau supplier yang harus dibayar atas jasa atau produk yang dibeli secara kredit. Kewajiban ini mencakup nilai semua item tersebut berdasarkan invoice yang telah diterbitkan. Karena sudah ada invoice yang menerangkan biaya masing-masing item, angka yang dicatat dalam pembukuan sudah pasti akurat.

Periode pembayaran utang usaha biasanya dalam jangka waktu enam bulan dari tanggal pembelian, maksimal 12 bulan. Utang ini akan segera diakui dalam entri utang usaha begitu invoice diterima. Tujuan pencatatan account payable adalah mendokumentasikan pembayaran yang akan dilakukan dalam waktu dekat untuk memastikan pihak ketiga menerima pembayaran tepat waktu dan tagihan dibayar hanya sekali. Pelacakan pengeluaran jangka pendek ini merupakan komponen penting dalam penilaian kondisi finansial suatu perusahaan.

Contoh Account Payable

Contoh account payable adalah apa pun barang atau jasa yang sudah diperoleh dan sudah ada tagihan atau invoice dan harus dibayar dalam waktu dekat. Dari contoh kasus yang sama di atas bisa dilihat perbedaan accrued expense dan account payable dalam pembukuannya.

PT Gemilang Makmur sudah mendapat bahan baku dan invoice dari PT Gemah Ripah. Di invoice tertulis harga bahan baku Rp 5.000.000 dan harus dibayar paling lambat satu bulan setelah tanggal penerbitan invoice. Maka pembukuannya:

Saat PT Gemilang Makmur membayar invoice, pembukuannya:

Perbedaan Accrued Expense dan Account Payable

Dari penjelasan definisi serta contoh kasus di atas, bisa ditarik kesimpulan perbedaan accrued expense dan account payable sebagai berikut:

1. Frekuensi kejadian

Accrued expense: biasanya setiap bulan, seperti gaji dan upah karyawan, pembayaran sewa, dan tagihan utilitas.

Account payable: biasanya tidak terjadwal. Termasuk pengeluaran yang muncul sesuai dengan kebutuhan, seperti mengganti alat kantor yang rusak.

2. Waktu pembayaran

Accrued expense: pembayaran jatuh tempo pada akhir periode akuntansi, bisa bulanan, triwulanan, atau tahunan, tergantung bagaimana manajemen pengeluaran perusahaan.

Account payable: pembayaran terjadi dalam waktu dekat dan biasanya jatuh tempo dalam waktu maksimal 12 bulan.

3. Status faktur

Accrued expense: perusahaan mengetahui biaya dan dapat merencanakannya, tapi belum menerima faktur atau invoice.

Account payable: beban yang dicatat dalam sudah dilengkapi faktur atau tagihan.

4. Siapa yang menerima pembayaran

Accrued expense: biasanya diberikan kepada karyawan, pemilik properti, penyedia layanan utilitas, dan lain-lain.

Account payable: diberikan kepada pihak ketiga yang membolehkan pembelian secara kredit, seperti vendor, pemasok, atau kontraktor.

5. Ketepatan entri pembukuan

Accrued expense: jumlah pasti yang harus dibayar belum diketahui.

Account payable: jumlah yang tepat sudah diketahui dan bisa dicatat dalam buku besar perusahaan.

Accrued Expense Vs Account Payable

Itulah beberapa poin perbedaan accrued expense dan account payable. Bagi pemilik usaha, dua hal ini amat penting dipahami. Terlebih bila usahanya menggunakan akuntansi berbasis akrual. Dengan pencatatan transaksi yang tepat, pembukuan bisa dipastikan lebih akurat sehingga laporan keuangan dapat menjadi fondasi strategi bisnis yang kuat.

Salah satu langkah yang sebaiknya diambil perusahaan dalam rangka memudahkan pengelolaan account payable adalah dengan otomatisasi. Contohnya adalah menggunakan software manajemen biaya untuk mengelola pembayaran invoice seperti Spenmo. 

Fitur pembayaran tagihan yang dimiliki Spenmo mempermudah dan menghemat waktu staf keuangan perusahaan dalam melakukan pembayaran beragam invoice yang datang dari vendor. Mereka tidak perlu repot login ke banyak akun untuk melakukan pembayaran ke bank-bank para vendor yang berbeda-beda, karena bisa diintegrasikan dalam satu platform, yakni Spenmo.