Share on facebook Share on twitter Share on linkedin Share on email Pengarsipan dokumen serta bukti transaksi keuangan merupakan pekerjaan rutin yang wajib dilakukan oleh
Namun faktanya, proses ini kerap menyita waktu dan tenaga karena dilakukan secara manual. Perusahaan pun harus mengalokasikan biaya lebih untuk pembelian alat kebutuhan pengarsipan, mulai dari lemari penyimpanan, folder, map, hingga alat-alat pendukung lainnya.
Dengan segala kekurangan ini, otomatisasi atau digitalisasi proses pengarsipan dokumen menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan. Tak hanya dapat meningkatkan efisiensi kerja, sistem ini bisa membantu bisnis Anda berkembang dengan lebih cepat karena mampu meningkatkan produktivitas karyawan serta menghemat biaya operasional.
Merujuk kepada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), otomatisasi merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.
Dalam hal pengarsipan dokumen dan bukti transaksi keuangan, otomatisasi dilakukan untuk memangkas waktu dan proses kerja staf keuangan dalam menyimpan dokumen dengan bantuan teknologi. Melalui proses otomatisasi, dokumen dan bukti transaksi yang tadinya berbentuk kertas fisik, dapat disimpan dalam bentuk digital di cloud atau software penyimpanan lain.
(Baca: Tips Menyimpan Bukti Transaksi Keuangan yang Baik dan Benar)
Bagi perusahaan, proses pengarsipan dokumen yang sudah terotomatisasi memiliki banyak manfaat. Berikut ini di antaranya:
Proses pengarsipan manual dilakukan oleh tim keuangan secara langsung. Mereka harus menyortir dan mengkategorikan jenis dokumen, menyusun sesuai tanggal transaksi, memilah-milahnya ke dalam folder yang sesuai, dan menyimpannya di lemari penyimpanan sesuai urutan.
Dengan proses otomatisasi, semua dokumen bukti transaksi keuangan dapat tersimpan secara digital dengan navigasi dan kategori yang jelas. Menyimpan dokumen apapun hanya modal beberapa kali klik di perangkat digital Anda. Anda cukup scan dan upload dokumen yang diinginkan ke platform penyimpanan otomatis.
Berapa banyak waktu dan energi yang harus Anda keluarkan hanya untuk mencari bukti transaksi keuangan tertentu ketika dibutuhkan? Serapi apapun proses pengarsipan manual Anda, tetap saja Anda harus menyortir satu persatu dokumen untuk menemukan dokumen yang Anda inginkan dari tumpukan folder dan map.
Dengan sistem pengarsipan digital, maka Anda hanya perlu memasukkan perintah “Control F” dan mengetik nama dokumen untuk menemukan file yang Anda butuhkan. Atau Anda bisa manfaatkan fitur filter untuk membantu pencarian. Akses dokumen pun jadi lebih mudah dan dapat dilakukan oleh siapa saja, kapan saja, dan dengan perangkat apapun.
Sistem otomatisasi juga memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan bukti transaksi keuangan langsung ke sistem pembukuan perusahaan. Dengan begitu, Anda tak perlu lagi melakukan entry data manual satu persatu.
Sistem manual rawan akan kesalahan atau human error. Tidak ada jaminan staf keuangan selalu menempatkan dokumen transaksi ke folder atau kategori yang benar.
Dengan otomatisasi, Anda dapat meminimalisir risiko ini dengan bantuan komputer. Sistem otomatisasi biasanya dilengkapi dengan metode verifikasi untuk tiap penyimpanan dokumen, sehingga prosesnya lebih akurat.
Dokumen fisik dalam bentuk kertas tentunya rawan hilang dan rusak karena usia. Hal ini tak perlu jadi kekhawatiran lagi jika dokumen disimpan dalam bentuk digital di cloud. Kualitas dokumen juga terjamin dapat terbaca meskipun disimpan selama puluhan tahun.
Selain itu, otomatisasi pengarsipan juga menjamin keamanan akses, karena sistem ini memungkinkan Anda untuk memasang kata sandi atau metode verifikasi bagi pihak yang memang berkepentingan. Dengan begitu, menjamin keamanan dokumen keuangan dari oknum yang ingin menyalahgunakannya.
Sistem pengarsipan manual membutuhkan tenaga manusia. Artinya, Anda perlu mengalokasikan bujet lebih untuk merekrut staf khusus untuk melakukan pekerjaan ini. Belum lagi alat dan fasilitas pendukung pengarsipan juga harus dibeli secara rutin. Otomatis, biaya operasional perusahaan pun bertambah.
Semua komponen biaya ini bisa Anda eliminasi dengan menerapkan sistem pengarsipan otomatis. Perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya satu kali, yakni untuk instalasi perangkat atau software otomatisasi. Selanjutnya, tak ada lagi biaya rutin yang perlu dikeluarkan.
Dengan adanya adanya sistem pengarsipan otomatis, maka proses kerja pun menjadi lebih efisien. Tak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk menyortir dokumen dan bukti transaksi keuangan. Tim keuangan dapat mengalihkan waktu dan energinya untuk mengerjakan tugas lain yang lebih penting dan strategis.
(Baca: Transaksi Perusahaan Adalah: Arti, Jenis, dan Trik Meringankannya)
Dengan banyaknya manfaat yang ditawarkan, otomatisasi proses pengarsipan keuangan bukan lagi menjadi suatu opsi, tetapi keharusan. Oleh karena itu, semakin dini Anda menerapkan sistem ini, maka semakin cepat pula perusahaan Anda berakselerasi.
Berikut ini panduan dan cara untuk mengotomatisasi sistem pengarsipan perusahaan:
Ada banyak teknologi di pasaran yang menawarkan fitur pengarsipan dokumen digital, mulai dari aplikasi, software, hingga platform online berbasis cloud. Pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan dan iklim bisnis Anda.
Beberapa tips yang bisa Anda terapkan ketika memilih platform pengarsipan digital, di antaranya:
Jika aplikasi atau software pengarsipan dokumen sudah terpasang, maka selanjutnya perlu dibuat standard operating procedure (SOP) untuk proses penyimpanan bukti transaksi keuangan.
Buat alur kerja proses penyimpanan dokumen, mulai dari scanning dokumen fisik, upload, kategorisasi dokumen dan bukti transaksi, sampai siapa yang bertanggungjawab melakukan tiap tugas. Masukkan juga dalam SOP mengenai prosedur keamanan penyimpanan, kata sandi yang digunakan, hingga siapa saja yang bisa mengakses dokumen-dokumen tersebut.
Manfaat otomatisasi pengarsipan dokumen keuangan tidak akan optimal jika tidak diintegrasikan dengan sistem keuangan lain, seperti pembukuan dan pembayaran. Pastikan bahwa platform yang Anda gunakan mampu terintegrasi dengan dua fungsi lainnya agar otomatisasi sistem akuntansi perusahaan bersifat holistik dan optimal.
Biasanya fitur otomatisasi penyimpanan bukti transaksi merupakan bagian dari fasilitas yang disediakan oleh jasa software akuntansi, sehingga umumnya akan terintegrasi langsung ke sistem pembukuan. Di sisi lain, otomatisasi pembayaran biasanya disediakan oleh platform yang berbeda. Untuk sistem keuangan dan akuntansi yang terintegrasi, baiknya perusahaan pun memiliki platform pembayaran digital ini.
Salah satunya adalah Spenmo. Spenmo merupakan platform pembayaran digital yang memudahkan pemilik usaha memproses tumpukan invoice secara otomatis. User juga tidak direpotkan dengan kewajiban login ke rekening bank yang berbeda-beda untuk melakukan pembayaran ke bank para vendor yang berbeda-beda.
Setelah sistem otomatisasi terpasang, tim keuangan bisa mulai mencicil kerja untuk menyimpan semua bukti transaksi yang sudah tersimpan dalam lemari arsip ke dalam bentuk digital. Scan dan upload dokumen-dokumen tersebut ke sistem baru, sehingga semua dokumen keuangan tersimpan dalam satu tempat.
Ini mungkin akan menyita waktu dan tenaga di awal, namun manfaatnya bisa dirasakan dalam jangka panjang. Jika sewaktu-waktu Anda membutuhkan dokumen atau bukti transaksi yang sudah lama terjadi, dokumen ini akan mudah dicari jika sudah tersimpan dalam software atau platform penyimpanan digital.
Dengan kemajuan teknologi, kini semua pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Termasuk untuk urusan pengarsipan dokumen dan bukti transaksi keuangan. Tim keuangan tak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam dalam sehari untuk menyusun dan mengatur arsip-arsip ini. Cukup modal klik, bukti transaksi bisnis pun bisa tersimpan dengan rapi dan aman.
Share on facebook Share on twitter Share on linkedin Share on email Struk pembayaran atau bukti pembayaran merupakan salah satu dokumen penting dalam...
Share on facebook Share on twitter Share on linkedin Share on email Biaya operasional adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan...
Share on facebook Share on twitter Share on linkedin Share on email Para akuntan dan staf keuangan perusahaan rasanya sudah hafal betapa panjang dan...