Panduan Spend Analysis: Definisi Hingga Manfaatnya dalam Bisnis

Apa itu spend analysis? Dan mengapa proses ini penting dilakukan oleh perusahaan? Artikel ini akan menjelaskan mengenai spend analysis dari A sampai Z, mulai dari pengertian, manfaat, sampai langkah-langkah melakukannya. 

Pengertian spend analysis

R. Adam Medidjati dalam bukunya Spend Analysis menjelaskan bahwa spend analysis adalah salah satu alat utama yang digunakan organisasi pengadaan untuk secara proaktif mengidentifikasi peluang penghematan, mengelola risiko, dan mengoptimalkan daya beli organisasi.

Seperti kita ketahui, pengadaan atau procurement memegang peranan penting dalam menentukan efisiensi perusahaan. Untuk menjamin suatu bisnis dapat membukukan laba, maka jumlah pemasukan atau pendapatan haruslah lebih besar dari biaya dan beban yang dikeluarkan oleh perusahaan. Procurement merupakan salah satu komponen biaya paling besar dalam pengeluaran perusahaan tersebut.

Menjaga biaya procurement tetap rendah tanpa mengorbankan kualitas produk dan performa bisnis merupakan salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh pelaku usaha. Itu sebabnya spend analysis menjadi elemen penting untuk menjamin profitabilitas dan efisiensi biaya perusahaan tetap terjaga, dan bahkan terus membaik dalam jangka panjang.

Lembaga riset McKinsey bahkan mengungkapkan di masa pandemi Covid-19, peran spend analysis semakin vital dalam manajemen bisnis untuk memastikan bahwa perusahaan mampu bertahan dalam ketidakpastian industri. Pasalnya, fungsi procurement menjadi krusial dalam menghadapi efek finansial dari krisis, sehingga spend analysis berperan besar dalam membantu pemilik usaha untuk memonitor dan mengelola kas dan biaya, sekaligus memperbaiki praktik bisnis yang sudah ada demi menciptakan strategi yang lebih tahan banting.

Secara singkat, spend analysis merupakan praktik menganalisa pengeluaran procurement untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan menjaga hubungan baik dengan supplier atau pemasok. Analisis ini melibatkan proses mengidentifikasi, mengumpulkan, membersihkan, mengelompokkan, dan menganalisa data pengeluaran perusahaan.

Untuk dapat melakukan spend analysis dengan baik dan akurat, perusahaan harus mengumpulkan sejumlah data pembelian dan pengeluaran yang dapat menjawab pertanyaan 5W+1H, yakni what, who, where, when, dan how, seperti:

• Apa yang dibeli?
• Berapa biaya yang dihabiskan?
• Berapa banyak yang dibeli?
• Siapa yang membeli
• Dari siapa kita membelinya?
• Seberapa sering kita membeli?
• Kapan kita membelinya?
• Apa kita sudah mendapatkan sesuai yang dijanjikan?
• Ke mana pembelian dikirimkan?
• Bagaimana data pembelian dibandingkan tahun-tahun sebelumnya?

(Baca: Manajemen Pembelanjaan: Pengertian, Jenis, dan Tips Mengelolanya)

Manfaat spend analysis bagi bisnis

Melakukan spend analysis secara berkala memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Berikut ini di antaranya:

1. Memberikan visibilitas penuh atas pembelanjaan perusahaan
2. Mengidentifikasi peluang penghematan dan mewujudkan penghematan tambahan
3. Menyelaraskan proses procurement di semua lini bisnis
4. Mengelola risiko dan pengeluaran berlebihan
5. Mengevaluasi performa supplier untuk membina hubungan yang lebih baik
6. Menjadi tolok ukur kinerja internal
7. Menjadi referensi dalam strategi pembelian berbasis data

(Baca: BOP Adalah: Pengertian, Contoh, dan Cara Menyusunnya)

Sumber data dan KPI spend analysis

Proses spend analysis membutuhkan sejumlah data pengeluaran yang komprehensif dari lintas divisi dan fungsi perusahaan, mulai dari procurement, supply chain, finansial, sampai akuntansi. Berikut sumber-sumber data yang bisa Anda tuju untuk memulai proses ini:

1. Alat perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning/ERP)
2. Data keuangan di buku besar
3. Order pembelian (purchase order/PO)
4. Data yang dibagikan oleh pemasok
5. Sistem internal dan eksternal lainnya
6. Data transaksi
7. Penilaian risiko

Setelah mendapatkan data-data yang dibutuhkan, Anda dapat mengukur efisiensi kegiatan pengadaan saat ini dengan melihat sejumlah indikator kinerja utama (key performance index/KPI) atau metriks yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Tak hanya itu, KPI juga dapat membantu Anda mengidentifikasi peluang penghematan, mengelola risiko pemasok, dan menyelaraskan kegiatan procurement di semua lini bisnis.

Sejumlah KPI procurement yang umumnya dianggap paling penting oleh perusahaan, di antaranya:

1. Penghematan biaya
2. Porsi belanja di bawah manajemen (spend under management/SUM)
3. Performa pemasok atau supplier
4. KPI operasional
5. KPI karyawan

Langkah-langkah melakukan spend analysis

Proses spend analysis dapat Anda lakukan melalui enam langkah berikut ini:

1. Identifikasi sumber data

Untuk memulai analisis pembelanjaan, pertama-tama Anda harus mengetahui dulu area pembelanjaan perusahaan. Anda bisa mengelompokkan departemen atau divisi yang sering melakukan pembelian, seperti procurement, marketing, dan finansial. Dari sana, Anda dapat mulai mengumpulkan data pengeluaran yang Anda butuhkan dari divisi-divisi tersebut.

2. Ekstraksi data

Setelah mengetahui data apa saja yang Anda butuhkan, Anda bisa mengekstraksi data tersebut dan mengkonsolidasikannya di database terpusat. Pada tahap ini, Anda dapat memanfaatkan bantuan software atau program khusus, karena data-data tersebut biasanya memiliki format dan informasi yang berbeda-beda, sehingga Anda perlu menyeragamkannya terlebih dulu. Akan sangat melelahkan dan memakan waktu jika proses ini dilakukan secara manual.

3. Pembersihan data

Pembersihan data di sini maksudnya adalah mendeteksi dan memperbaiki data-data yang tidak akurat, serta menghilangkan catatan yang salah atau terduplikasi. Melalui pembersihan data, maka Anda telah memastikan data pengeluaran selalu up-to-date dan akurat.

4. Pengkayaan data

Pengkayaan data mengacu kepada proses pembaruan dan penyempurnaan data pengeluaran yang masih mentah, termasuk penyeragaman data agar lebih mudah dianalisa. Proses ini memastikan bahwa detail data pengeluaran sudah sesuai dengan standar perusahaan.

5. Klasifikasi

Lakukan pengelompokkan data untuk memudahkan analisis pembelanjaan. Pertama, kelompokkan data berdasarkan supplier atau pemasok untuk melihat performa dan kontribusi mereka terhadap bisnis. Selanjutnya, kelompokkan juga data berdasarkan jenis pengeluaran, misalnya marketing, perlengkapan kantor, IT atau software, dan seterusnya untuk mengidentifikasi bagaimana dan ke mana perusahaan membelanjakan uangnya.

Klasifikasi data pengeluaran akan mempermudah alokasi dan pengelolaan anggaran, serta meningkatkan visibilitas manajemen akan keseluruhan belanja perusahaan.

6. Analisa data

Setelah melakukan lima langkah di atas, kini saatnya Anda menganalisa data pengeluaran untuk mengidentifikasi peluang penghematan dan meningkatkan efisiensi bisnis. Hasil dari spend analysis ini haruslah bisa menjawab sejumlah pertanyaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan, di antaranya:

• Apa perusahaan sudah mendapatkan kontrak terbaik dengan supplier?
• Apa perlu menegosiasikan kembali kontrak dengan supplier untuk mendapatkan deals terbaik?
• Apakah pemasok yang sudah ada saat ini memberikan kontribusi positif bagi bisnis?
• Apakah harga barang/jasa yang didapatkan oleh perusahaan sudah cukup kompetitif?
• Dan sebagainya

Alat untuk membantu spend analysis

Terdapat sejumlah alat yang bisa Anda manfaatkan untuk membantu proses spend analysis, mulai dari yang sederhana seperti lembar Excel, sampai yang canggih seperti software spend analytics. 

1. Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan alat bantu melakukan analisis belanja bisnis yang bisa dibilang paling sederhana dan murah. Meski demikian, prosesnya masih manual, sehingga kurang efektif dalam menghasilkan analisis yang komprehensif dan akurat.

2. Business Intelligence (BI)

Dikutip dari Investopedia, business intelligence atau BI mengacu kepada infrastruktur prosedural dan teknis yang dapat mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisa data perusahaan. Sistem ini dapat memuat data-data seputar kegiatan operasional perusahaan dan menyajikannya dalam bentuk laporan yang mudah dicerna, termasuk data pengeluaran atau belanja perusahaan.

Alat bantu analisis ini pastinya lebih akurat jika dibandingkan dengan Excel, tapi membutuhkan biaya investasi yang tidak sedikit. Itu sebabnya BI umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar, bukan usaha kecil dan menengah alias UKM.

3. Software spend analytics

Alat yang satu ini bisa jadi merupakan yang paling populer digunakan oleh pelaku bisnis. Software spend analytics menyediakan data pengeluaran yang terkonsolidasi, mulai dari invoice, PO, sampai bukti transaksi bisnis lainnya. 

Selain menawarkan biaya yang relatif terjangkau dan hasil analisis yang komprehensif, software spend analytics juga hadir dalam beberapa tipe yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan dan preferensi perusahaan.

• Solusi in-house: software in-house khusus diciptakan untuk perusahaan tertentu, baik sebagai bagian dari BI atau sebagai software yang berdiri sendiri. Perawatan dan pengelolaan software ini akan dilakukan oleh tim internal perusahaan.
  
  
• Software berlisensi: software ini dijual oleh perusahaan teknologi kepada pelaku usaha dalam bentuk komoditas. Dengan membeli lisensinya, maka suatu perusahaan berhak meng-install dan menggunakan program tersebut di perangkat komputer. Pembaruan software akan dilakukan sesuai perjanjian antara perusahaan dan penyedia layanan terkait.
  
  
• Software as a service (SaaS): software SaaS menawarkan layanan dalam bentuk langganan atau subscription. Suatu perusahaan diwajibkan membayar biaya langganan untuk periode tertentu agar dapat menggunakan fitur yang disediakan oleh software tersebut. Karena berbasis komputasi awan (cloud computing), software tipe ini juga bisa diakses di perangkat elektronik apa pun dan dari lokasi mana pun. Perawatan dan pengelolaannya juga dilakukan oleh penyedia layanan, sehingga perusahaan hanya perlu menggunakannya saja. 
  
  Spenmo adalah salah satunya. Spenmo menawarkan kartu virtual yang dapat dimanfaatkan untuk mengalokasikan dana untuk tujuan pengeluaran yang berbeda-beda untuk divisi maupun departemen yang berbeda-beda. Menariknya, fitur virtual card Spenmo mengirimkan data pengeluaran dari masing-masing kartu secara real time ke dashboard. Alhasil, pemilik usaha dapat memantau spend alias pembelanjaan, serta dibuatkan proyeksi pengeluaran bulanan, bahkan sebelum laporan pengeluaran akhir bulan dibuat.

Kesimpulan

Spend analysis merupakan proses yang krusial dalam menentukan tingkat efisiensi suatu bisnis dan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Bagaimanapun, tidak mungkin kita bisa memangkas pengeluaran kalau kita tidak tahu komponen biaya mana saja yang bermasalah. Itu sebabnya spend analysis perlu dilakukan secara berkala sebagai bahan referensi untuk menyusun strategi bisnis yang lebih baik ke depannya.