Panduan Membuat Sistem Pembayaran Invoice untuk Startup

Lantas, bagaimana membuat sistem tersebut? Berikut ulasannya.

Apa Itu Invoice?

Sebelum menjelaskan cara membuat sistem pembayaran invoice, tentu harus dipahami dulu apa invoice itu sendiri. Investopedia mendefinisikan invoice atau faktur’ sebagai “dokumen komersial bercap waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.”

Sejalan dengan definisi tersebut, invoice dibedakan berdasarkan dua sudut pandang, yaitu invoice bagi penjual dan invoice bagi pembeli. Sementara bagi pembeli invoice berfungsi sebagai bukti pembelian, bagi penjual invoice menjadi alat penagihan pembayaran. Artikel ini pertama-tama akan membahas bagaimana cara membangun sistem pembayaran invoice dari sisi pembeli, baru kemudian penjual.

Selain sebagai sumber informasi rincian transaksi bagi kedua belah pihak, fungsi invoice lain adalah sebagai berikut:

• Sumber rujukan jika terjadi kesalahan pengiriman, baik jumlah dan jenis barang atau total biaya
• Alat bukti pelaporan pajak
• Rujukan dasar ketika hendak membuat pembukuan atau pelaporan keuangan

Fungsi-fungsi di atas semakin menegaskan betapa pentingnya membangun sistem pembayaran invoice.

Data-data yang umumnya ada dalam invoice adalah sebagai berikut:

• Tanggal pembuatan
• Nomor invoice
• Tujuan penagihan dan alamatnya
• Nama perusahaan dan informasi kontaknya, termasuk nomor telepon dan alamat email bisnis
• Deskripsi barang atau jasa
• Harga baik per satuan dan total tagihan, termasuk jumlah pajak
• Diskon (jika ada)
• Sistem pembayaran dan nomor tujuan jika dilakukan secara online
• Syarat dan ketentuan (misalnya tenggat waktu pembayaran)

(Baca: Cara Pembayaran Freelancer yang Ideal Agar Bisnis Lancar)

Memproses Invoice Masuk

Inti dari membangun sistem pembayaran invoice bagi pembeli adalah membuat alur kerja dari mulai tagihan masuk hingga membayar dan mencatatnya di dokumen keuangan.

Secara umum alurnya adalah sebagai berikut, yang dapat diterapkan oleh perusahaan mana pun, termasuk startup:

1. Invoice diterima oleh tim keuangan, baik dalam bentuk cetak atau digital. Umumnya ini disertai bukti pendukung lain seperti tanda terima dan surat jalan
2. Tim keuangan kemudian mencocokkan data milik sendiri agar tak ada kekeliruan penagihan
3. Data invoice tersebut kemudian dimasukkan ke sistem perusahaan, lagi-lagi oleh tim keuangan. Tim keuangan memang memegang peran sentral dalam sistem pembayaran invoice
4. Jika invoice tercetak, maka pastikan itu disimpan dengan benar (perusahaan besar biasanya telah memiliki divisi arsip tersendiri)
5. Jika digital, pastikan pula file disimpan dengan benar dan mudah diakses
6. Manajer atau atasan terkait menyetujui nominal tagihan
7. Tim keuangan lantas mencairkan pembayaran dengan cara yang telah disepakati (entah cek, transfer, atau tunai)
8. Terakhir, mencatatnya di jurnal

Membuat Invoice untuk Klien

Sementara dari sisi pembeli sistem pembayaran invoice hanya terkait dengan bagaimana tagihan dibayar dan cara menyimpan dokumen serta mencatatnya, pihak penjual melakukan lebih banyak pekerjaan. Misalnya, membuat invoice itu sendiri.

Selain itu, beberapa hal lain yang dapat dilakukan agar sistem pembayaran invoice yang dibuat semakin memudahkan adalah sebagai berikut:

1. Membuat templat per pelanggan

Akan semakin baik jika templat dibuat semakin spesifik, atau dengan kata lain menyediakan satu templat untuk satu pelanggan.

Masukkanlah informasi pelanggan yang relatif tidak bakal berubah cepat dalam templat. Misalnya nama mereka, alamat email, dan metode pembayaran pilihan. Dengan cara ini invoice bisa dikirim bahkan dalam hitungan menit.

Ingat bahwa semakin cepat mengirim faktur, maka semakin cepat pembayaran dilakukan.

2. Tetapkan syarat dan kebijakan pembayaran

Syarat dan kebijakan pembayaran harus mencakup kapan dan dengan cara apa invoice dibayar. Upayakan membuat syarat yang fleksibel dalam sistem pembayaran invoice agar klien dapat membayar dengan mudah (misalnya dengan menyediakan banyak opsi transfer).

Sementara soal waktu pembayaran, sebaiknya tetapkan untuk jangka pendek, misalnya maksimal 30 hari. Tetapkan pula apa sanksi jika pembayaran melebihi itu.

Semua itu haruslah diketahui klien. Dengan cara itu mereka tak akan ragu untuk membayar.

3. Rancang desain invoice

Inti dari invoice memang data-data yang tertera di dalamnya, namun bukan berarti desainnya bisa diabaikan.

Salah satu desain invoice yang baik adalah terdapat logo perusahaan di bagian atas. Selain itu, bisa juga mencantumkan pesan pribadi yang intinya berterima kasih kepada klien atas pembayaran yang ia lakukan.

Sistem pembayaran invoice yang memperhatikan detail seperti ini membuktikan bisnis dijalankan secara profesional.

4. Tentukan cara pengiriman

Ada banyak opsi mengirim invoice ke klien. Dari mulai mencetaknya di kertas dan mengirimkan secara offline, atau via faks atau email. Apa pun pilihannya, cobalah untuk memastikan lagi alamat dan nama yang dituju telah tepat.

Selain itu, penting pula untuk tetap memperhatikan sopan santun. Misalnya, jika mengirim via email, sertakan di badan email pesan semacam “terima kasih” atau “jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan.”

5. Siapkan mekanisme tindak lanjut

Hal terakhir yang harus diperhatikan saat menciptakan sistem pembayaran invoice adalah membuat prosedur tindak lanjut setelah tagihan dikirim.

Misalnya, pastikan invoice disimpan dengan baik. Jangan sampai itu hilang atau lupa disimpan di mana. Ingat bahwa invoice berguna untuk membuat laporan keuangan.

Kemudian, tetapkan pula mekanisme seandainya pembayaran tidak dilakukan tepat waktu.

(Baca: Otomatisasi Akuntansi dengan Software Akuntansi dan Pembayaran Digital)

Beralih ke Cloud

Untuk semakin memudahkan membangun sistem pembayaran invoice, maka singkirkanlah spreadsheet atau faktur manual. Gantilah dengan invoice berbasis elektronik.

Beralih ke cara elektronik berarti mendapatkan banyak keuntungan, salah satunya tidak perlu lagi membayar ongkos pencetakan invoice dan biaya pengiriman.

Akan lebih banyak keuntungan jika yang dipakai adalah invoice berbasis cloud yang disediakan aplikasi pembayaran. Salah satunya adalah invoice bisa dibuat, dikelola, dan ditinjau melalui perangkat seluler. Dengan kata lain bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun.

Selain dari sudut pandang penjual, sistem pembayaran invoice berbasis cloud juga sangat menguntungkan dari sisi pembeli atau yang ditagih, karena pembayaran bisa diproses dengan lebih cepat dan akurat.

Jika menggunakan sistem berbasis cloud seperti Spenmo, tagihan tinggal diunggah ke dasbor. Sistem Spenmo akan memindai itu dan melakukan pembayaran dengan cepat dan otomatis setelah admin menyetujui dengan satu kali klik. Ucapkanlah selamat tinggal untuk pekerjaan memasukkan data satu per satu.

Selain itu, Spenmo juga mempermudah pelacakan pembayaran. Di dasbor akan terlihat apakah pembayaran sudah diterima vendor atau belum. Kemudian juga terintegrasi dengan aplikasi akuntansi yang sistem rekonsiliasi pengeluaran bisa berjalan lebih efektif.

Penutup

Meski tampaknya menciptakan sistem pembayaran invoice lebih berat dari sudut pandang penjual, bukan berarti pembeli mudah mengurusnya. Semakin besar perusahaan, maka akan semakin mungkin tagihan-tagihan yang masuk semakin banyak. Bayangkan jika itu terjadi dalam satu waktu. Tim keuangan tentu lama-kelamaan akan kerepotan.

Oleh karena itu memanfaatkan perangkat lunak pembayaran adalah pilihan yang tepat. Potensi-potensi kesalahan ketika memproses invoice secara manual bisa diminimalisasi. Waktu kerja pun dapat dialihkan untuk hal-hal lain yang berkontribusi pada kemajuan perusahaan.

Kegunaan sistem pembayaran invoice otomatis seperti ini dapat dirasakan perusahaan skala apa pun, apalagi startup yang biasanya hanya memiliki sedikit karyawan. Inilah cara paling efektif dan efisien era sekarang