Open Door Policy: Kelebihan, Manfaat buat Karyawan, dan Bentuknya

Open door policy adalah prinsip kepemimpinan yang mengutamakan keterbukaan untuk menciptakan hubungan kerja yang dinamis, kolaboratif, dan komunikatif antara pimpinan dan staf. Namun kebijakan ini bukanlah solusi yang memiliki standar sama untuk semua perusahaan. Tiap perusahaan bisa menginterpretasikan dan menggunakan kebijakan ini secara berlainan.

Pengusaha yang hendak menerapkan open door policy memiliki kebebasan untuk mengkreasikan kebijakan ini sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Namun ada satu hal yang esensial, yakni harus jelas mendefinisikan dan berhasil mengomunikasikan kebijakan ini kepada semua staf. Bila tidak, kebijakan pintu terbuka ini hanya akan menjadi formalitas atau justru menimbulkan masalah.

Apa Itu Open Door Policy

Pengertian open door policy atau kebijakan pintu terbuka tersurat dari istilahnya. Di tempat kerja, pintu menjadi portal yang memisahkan sekaligus menghubungkan divisi satu dengan yang lain, karyawan satu dengan yang lain, serta tentu staf dengan pimpinannya. Dengan membuka pintu, akan terbuka pula peluang hubungan semua sumber daya di tempat kerja itu.

Jadi apa itu open door policy? Seperti disarikan dari The Balance, pintu yang terbuka itu adalah pintu ruangan pimpinan atau manajer perusahaan agar semua staf dapat masuk dan membicarakan apa pun dengan sang manajer. Tapi penerapan kebijakan ini tak sekadar membuka pintu manajer baik secara literal ataupun figuratif.

Dalam artikel “Corporate Nonunion Grievance Procedures: Open Door Policies-A Procedural Analysis” yang dimuat di Labor Law Journal pada 1990, Douglas M. McCabe menjelaskan bahwa open door policy adalah kebijakan organisasi di mana pegawai didorong untuk menyampaikan komplain atau keluhan apa pun yang mereka miliki kepada siapa pun anggota struktur manajemen, termasuk manajemen eksekutif. Dalam banyak kasus, keluhan ini berupa masalah yang tak bisa didiskusikan dengan atasan langsung karena pegawai merasa tak nyaman atau atasan langsung itulah yang menjadi sumber masalah.

Kebijakan pintu terbuka dapat mengatasi masalah yang muncul antara atasan dan bawahan serta menghalau perilaku yang tidak baik. Perusahaan umumnya menggunakan kebijakan ini untuk membuktikan transparansi serta mendorong kebebasan berekspresi, saling menghormati, dan kerja sama antara manajemen dan staf.

Karena itu, pengertian open door policy bisa diperluas menjadi kebijakan membuka pintu manajemen bagi karyawan untuk membicarakan apa pun yang dapat berkontribusi terhadap perkembangan usaha. Jadi, bukan hanya keluhan, karyawan juga bisa mendatangi manajer untuk memberi gagasan, ide, pendapat, keprihatinan, atau bahkan pertanyaan yang mungkin berguna bagi perusahaan.

Tapi kebijakan ini bukannya tanpa risiko. Ketika sebuah perusahaan memiliki kebijakan ini tapi tak menerapkannya dengan serius, pegawai malah justru akan bersikap antipati. Mereka bakal menganggap kebijakan ini formalitas belaka karena tak ada tindak lanjut atas apa pun yang mereka sampaikan lewat pintu yang terbuka tersebut.

(Baca: 6 Langkah Membuat SOP Penggajian Beserta Contohnya)

Kelebihan Open Door Policy

Banyak perusahaan yang berminat menerapkan kebijakan pintu terbuka karena sederet kelebihan yang ditawarkan, seperti:

Mendorong interaksi lintas level

Dengan open door policy yang efektif, pembatas antara manajer dan bawahan bisa dihilangkan sehingga tercipta komunikasi yang lebih efektif, gagasan yang dapat dieksekusi, serta perbaikan kinerja. Interaksi ini juga akan membuat hubungan antara manajemen dan staf lebih erat.

Merangsang diskusi yang sehat

Perusahaan dengan kebijakan pintu terbuka bisa memiliki lingkungan yang ramah dan mendorong diskusi yang sehat antara manajemen dan staf. Jadi alih-alih kaku, formal, dan menegangkan, suasana diskusi bisa dibikin informal dan santai sehingga semua individu dapat bersuara dengan nyaman.

Memahami perilaku karyawan

Interaksi langsung dengan para karyawan akan membuat manajemen bisa memahami perilaku dan sentimen mereka dengan lebih baik. Manajemen juga bisa mendeteksi masalah yang problematis sejak dini sebelum membuat aktivitas sehari-hari terganggu akibat kendala tersebut.

Menangkal masalah sebelum membesar

Suatu masalah kecil dalam perusahaan bisa menjadi skandal jika dibiarkan berlarut-larut. Ketika ada kebijakan pintu terbuka, manajer bisa menangkal risiko itu bila mengetahuinya sejak dini dari karyawan yang mendatangi. Lebih baik mengetahui masalah tersebut dari karyawan daripada dari pengacara.

Menguatkan kerja sama

Kerja sama sangat dibutuhkan dalam perusahaan, termasuk antara staf dan manajemen. Diskusi yang cair lewat kebijakan ini bisa mendorong penguatan kerja sama yang akan membuahkan performa kerja yang lebih baik.

Photo by: PXHere

(Baca: Contoh SOP Reimbursement dan Cara Membuatnya)

Manfaat Open Door Policy buat Karyawan

Bukan hanya perusahaan atau manajemen yang bisa menikmati kelebihan kebijakan pintu terbuka. Berikut ini sejumlah manfaat open door policy buat karyawan:

Merasa diperhatikan

Posisi pegawai dalam perusahaan lebih dari sekadar bawahan yang bisa disuruh ini-itu tanpa bisa menyuarakan pendapatnya. Jika ada kebijakan pintu terbuka, para pegawai akan merasa lebih diperhatikan dan tingkat kepuasan kerja mereka dapat meningkat. Kepuasan kerja cenderung mengarah ke produktivitas dan prestasi yang lebih tinggi bagi karyawan.

Ada saluran untuk mengeluh

Seringkali karyawan sungkan untuk mengeluh kepada atasan karena alasan-alasan tertentu. Bahkan ada juga karyawan yang sama sekali enggan menyampaikan komplain karena tak ada tindak lanjut berdasarkan pengalaman sebelumnya. Dengan kebijakan ini, karyawan tersebut bisa langsung mendiskusikan masalahnya dengan manajer yang punya wewenang lebih tinggi dan dapat memberikan respons yang diharapkan.

Bisa mengungkapkan gagasan

Karyawan yang tak punya akses untuk menyampaikan gagasan dalam rapat di level atasnya bisa memanfaatkan kebijakan ini. Siapa tahu gagasan itu brilian dan sangat bermanfaat buat perkembangan usaha. Bila tak ada pintu yang terbuka, gagasan tersebut mungkin akan terpendam selamanya.

Meningkatkan moral

Bukan hanya comben alias compensation dan benefit yang bisa meningkatkan moral karyawan. Kebijakan pintu terbuka juga dapat memotivasi para karyawan untuk berkomitmen penuh pada tujuan bersama. Lingkungan kerja yang mengizinkan pegawai menyuarakan pendapat tanpa takut akan membuat pegawai merasa diapresiasi sehingga cenderung berupaya memberikan yang terbaik buat perusahaan.

(Baca: 5 Langkah untuk Memproses Perjalanan Bisnis Karyawan)

Bentuk Open Door Policy

Sudah banyak perusahaan besar berskala global yang menerapkan kebijakan pintu terbuka. Sejumlah perusahaan ini menggunakan open door policy untuk mendorong transparansi, komunikasi, serta produktivitas.

IBM, perusahaan teknologi yang beroperasi di lebih dari 170 negara, telah memiliki kebijakan pintu terbuka bertahun-tahun. Kebijakan itu membolehkan karyawan mendapat akses ke manajemen di level atas untuk berdiskusi secara langsung. Demi keamanan, IBM juga mengizinkan karyawan berbicara secara rahasia dan mengirim laporan lewat telepon, email, dan surat konvensional.

HP, perusahaan yang juga bergerak di bidang teknologi, memiliki kebijakan yang mengizinkan karyawan menyampaikan kekhawatirannya dan membuka komunikasi lintas level. HP menyatakan komunikasi yang terbuka harus menjadi bagian dari praktik kerja sehari-hari bagi semua karyawan. Dalam penerapannya, karyawan mesti mendatangi dulu atasannya sebelum membawa masalah itu ke bagian etik dan kepatuhan.

Perusahaan software penggajian karyawan Keka juga menerapkan kebijakan pintu terbuka untuk memastikan karyawan merasa aman, terinspirasi, dan terpuaskan dalam pekerjaan. Keka mengizinkan karyawan berbicara dengan manajemen secara tatap muka maupun virtual. Siapa pun dapat berbicara tentang apa pun dalam kebijakan tersebut.

Institusi pendidikan juga ada yang menggunakan kebijakan ini. Salah satunya Saint Louis University di Amerika Serikat. Kampus ini menyatakan karyawan bisa menyampaikan pertanyaan, saran, atau kendala ke supervisor dulu untuk mendapat bantuan. Bila tak ada bantuan yang diterima, karyawan bisa mengikuti kebijakan keluhan karyawan yang lebih formal.

Adapun instansi manajemen informasi kesehatan seperti Health Information Alliance merancang kebijakan pintu terbuka untuk meningkatkan lingkungan kerja yang positif. Lewat kebijakan ini, karyawan mesti berbicara dulu kepada supervisor langsungnya. Jika komplain karyawan mengenai si supervisor, barulah ia bisa mendatangi manajer supervisor. Topik tentang konflik personal tak bisa dibawa dalam diskusi tersebut.

Demikian penjelasan mengenai open door policy di lingkungan kerja. Jika Anda berminat mempraktikkannya, pastikan kebijakan itu disusun dengan jelas dan disampaikan seterang-terangnya kepada semua karyawan. Dan jangan lupa untuk menindaklanjuti suara-suara karyawan yang masuk lewat pintu yang terbuka itu agar kebijakan ini efektif bagi kebaikan perusahaan.

Lengkapi dengan aplikasi perusahaan yang mumpuni

Sebuah perusahaan yang menggunakan kebijakan ini akan makin merasakan efektivitas open door policy apabila juga mengadopsi penggunaan software-software yang mempermudah pengelolaan perusahaan. Dalam bidang pengelolaan keuangan perusahaan misalnya, perusahaan dapat mendapatkan kendali penuh atas pengeluaran perusahaan dengan Spenmo corporate card.

Kartu virtual Spenmo dan kartu fisiknya didesain sedemikian rupa sehingga dapat diatur limitnya untuk setiap pengeluaran yang berbeda. Dengan demikian, manajer tidak perlu khawatir pengeluaran akan melebihi bujet yang sudah ditentukan.

Pun, penggunaan kartu korporat dapat membantu manajer mengetahui laporan pengeluaran perusahaan secara real time, tanpa perlu menunggu hingga akhir bulan. Hal ini berkat dashboard yang mumpuni dan dapat diandalkan.