Bagi pengusaha dan manajer, efektivitas manajemen biaya adalah prioritas. Tanpa manajemen biaya, sulit mewujudkan target usaha.
Menjadi pengusaha itu tak sekadar mendirikan bisnis dan mengoperasikannya. Seorang pengusaha mesti memiliki kemampuan dalam mengendalikan biaya agar bisnisnya dapat menangguk laba. Karena itu, manajemen biaya adalah faktor penting yang mesti dikuasai pengusaha. Bukan hanya pengusaha, pegawai di level manajer juga harus mampu mengelola biaya yang dialokasikan untuk berbagai proyek ataupun lingkup kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
Menurut Techopedia, manajemen biaya adalah proses perencanaan dan pengendalian biaya yang ada dalam suatu usaha secara efektif. Proses ini melibatkan berbagai kegiatan, seperti perkiraan, penganggaran, dan pengontrolan pengeluaran. Dengan mempraktikkan sistem manajemen biaya yang efektif, anggaran usaha lebih dapat dipastikan senantiasa terkendali.
Manajemen biaya adalah satu dari sederet tugas yang tergolong menantang dalam manajemen bisnis. Bagi usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) yang masih banyak dikerjakan secara mandiri, pemilik usahalah yang umumnya menangani manajemen biaya. Namun secara umum manajemen biaya adalah tugas dari manajer.
Manajer ini bertanggung jawab dalam proyek-proyek yang sedang dijalankan suatu usaha. Misalnya proyek pemasaran produk terbaru, periklanan digital, peningkatan teknologi informasi, atau operasi bisnis sehari-hari.
Manajemen biaya menjadi inti dari manajemen proyek bersama manajemen waktu dan kualitas. Dalam rangka memastikan kesuksesannya, suatu proyek harus sesuai dengan persyaratan dan ruang lingkupnya, dieksekusi dengan standar kualitas tinggi, serta diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan bujet.
Karena itu, manajemen biaya adalah salah satu aspek paling penting yang harus diperhatikan dalam manajemen proyek. Dengan pengelolaan biaya yang efektif, tujuan proyek dapat tercapai tanpa perlu ada pengeluaran ekstra yang menambah beban keuangan perusahaan.
(Baca: Manajemen Pembelanjaan: Pengertian, Jenis, dan Tips Mengelolanya)
Dalam penerapan manajemen biaya, terdapat sejumlah konsep yang menjadi dasar. Memahami konsep manajemen biaya adalah langkah penting untuk dapat meraih manfaatnya secara maksimal. Berikut ini konsep manajemen biaya:
Manajemen biaya mesti memastikan ada nilai tambah (added value) dari setiap kegiatan yang dilakukan. Dengan begitu, biaya yang digunakan untuk kegiatan tersebut bisa lebih optimal.
Biaya yang digunakan harus dipastikan sesuai dengan aktivitas yang dilakukan. Jadi tidak ada kelebihan ataupun kekurangan dalam pembiayaan setiap aktivitas usaha.
Manajemen biaya juga mencakup penetapan biaya target untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan tanpa mengurangi kualitas produksi guna memperoleh laba sesuai dengan harapan dengan harga yang berbasis pada pasar.
Photo by: Mohamed Hassan
(Baca: Mengenal Manajemen Kas: Tujuan, Fungsi, Model, dan Contohnya)
Ada setidaknya empat tujuan manajemen biaya dalam usaha, yaitu:
Memastikan penggunaan atau pengeluaran dana atau sumber daya sesuai dengan rencana jadwal pengeluaran perusahaan. Bila ada pengeluaran yang tak tepat waktu, dampaknya bisa panjang terhadap operasi bisnis secara keseluruhan.
Memastikan dana dibelanjakan dengan bijak. Bijak di sini berarti tidak ada pengeluaran yang sia-sia dalam upaya mencapai target mewujudkan laba. Jadi setiap item pengeluaran bisa dipertanggungjawabkan.
Memastikan pengeluaran dilakukan hanya untuk hal-hal yang merupakan tugas atau kewajiban perusahaan. Artinya, tidak boleh ada pengeluaran yang keliru dalam suatu proyek.
Memastikan pengeluaran diperiksa, ditinjau, diklasifikasikan, atau diubah sesuai dengan situasi terbaru. Dengan demikian, potensi masalah dalam pengeluaran bisa dideteksi sebelum terjadi dan ketika dibutuhkan bisa segera bertindak memodifikasi pengeluaran untuk memastikan proyek mencapai target.
(Baca: Budget Adalah: Pengertian, Cara, dan Penerapan Budgeting)
Pengusaha dan manajer sepatutnya tidak meremehkan manajemen biaya karena sangat bermanfaat untuk efektivitas bisnis. Manfaat manajemen biaya antara lain:
Manajemen biaya adalah proses untuk merencanakan, mengawasi, dan mengontrol pengeluaran. Berikut ini jenis manajemen biaya berdasarkan proses tersebut:
Contohnya sebuah kedai kopi ingin tampil lebih menonjol dan menunjukkan keseriusannya dibanding kedai kopi lain. Manajer bisa membuat manajemen biaya untuk menjalankan proyek guna menguatkan citranya sebagai kedai kopi yang ternama dan berdedikasi terhadap kemajuan industri kopi dari hulu hingga hilir. Misalnya menjadi sponsor utama kompetisi barista dengan menggunakan produk biji kopi lokal olahan petani.
Misalnya sebuah toko material hendak mengevaluasi kembali sistem utang dagangnya agar lebih efisien. Hasil evaluasi akan membuat usaha lebih menguntungkan. Tapi posisinya dalam kompetisi dengan toko material lain tidak berubah.
Ini jenis manajemen biaya yang biasanya hanya bermanfaat dalam jangka pendek tapi bisa membuat posisi usaha jadi lemah. Misalnya sebuah restoran hanya memiliki dua koki dan dua pramusaji agar lebih hemat biaya gaji. Pada awalnya mungkin tujuan manajemen biaya ini tercapai. Tapi dalam jangka panjang pelanggan bisa pergi karena terlalu lama menunggu pesanan sehingga posisi usaha dalam persaingan menurun.
Penerapan manajemen biaya harus sesuai dengan alurnya agar efektif. Alu manajemen biaya adalah proses dari awal hingga akhir dalam pengelolaan biaya yang terdiri atas pembuatan rencana biaya/sumber daya, memperkirakan pengeluaran, menentukan bujet, dan mengontrol pengeluaran. Tiga alur pertama dilakukan sebelum proyek berjalan, sedangkan alur terakhir adalah proses saat proyek sudah dieksekusi.
Dalam tahap ini, deskripsi tentang bagaimana biaya akan direncanakan, disusun, dan dikontrol harus ditentukan. Perencanaan sumber daya mencakup penggunaan struktur rincian kerja dan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Struktur ini digunakan untuk menghitung biaya keseluruhan dari sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
Memperkirakan pengeluaran dalam manajemen biaya adalah proses yang butuh ketelitian dan data yang akurat. Pos pengeluaran bisa dibuat berdasarkan per item dari struktur rincian kerja. Bisa juga pengeluaran didasarkan pada hitungan tertentu sesuai dengan proyek yang dikerjakan. Tahap ini juga mencakup perkiraan pengeluaran untuk berjaga-jaga terhadap situasi mendatang baik yang bisa diprediksi maupun risiko yang mustahil diprediksi.
Pembuatan bujet suatu proyek meliputi penghitungan anggaran individu yang disatukan menjadi bujet total untuk keseluruhan proyek. Ada dua macam metode penentuan bujet dalam manajemen biaya, yakni time-phased budget method yang berfokus pada urutan dan waktu penyelesaian proyek serta cost-loaded schedule method yang didasari urutan pengerjaan proyek dan pengerahan sumber daya dengan perkiraan biaya masing-masing.
Perusahaan wajib mengendalikan pengeluaran begitu anggaran sudah ditetapkan dan proyek berjalan. Pengendalian ini mencakup koordinasi, pengawasan, komunikasi, dan penyesuaian agar tujuan proyek tercapai dengan biaya yang telah ditentukan.
Salah satu bentuk pengendalian pengeluaran adalah dengan memanfaatkan teknologi. Salah satunya adalah fitur corporate card Spenmo, yang memudahkan para manajer mengalokasikan anggaran untuk pengeluaran spesifik, serta membatasinya agar tidak melebihi budget yang telah ditentukan.
Demikian artikel tentang manajemen biaya dalam usaha. Manajemen biaya adalah seni perencanaan, koordinasi, penyelarasan, pelacakan, dan pelaporan biaya terkait dengan kegiatan usaha. Pengusaha dan manajer proyek bertanggung jawab memastikan penerapan manajemen biaya yang efektif untuk mewujudkan target usaha.
Manajemen pembelanjaan adalah mengelola penarikan dan penggunaan modal. Ia adalah faktor krusial sehingga harus dipahami dan diatur dengan baik.
Manajemen kas menentukan keberlangsungan usaha. Bila kas tak dikelola dengan baik, usaha bisa bangkrut.
Manajemen keuangan UMKM bukan perkara gampang. Ikuti tips ini untuk memastikan pengelolaan finansial yang tepat demi perkembangan usaha.