Manajemen Pengeluaran

6 Langkah Membuat SOP Penggajian Beserta Contohnya

SOP penggajian harus ada di tiap perusahaan kecil ataupun besar. Ketahui manfaat dan penyusunannya di sini.


Prosedur operasi standar atau standard operating procedure (SOP) wajib ada sebagai panduan proses usaha bagi pegawai. Tergantung jenis usaha dan seberapa banyak proses yang berjalan di dalamnya, SOP setiap perusahaan bisa berbeda-beda. Tapi hampir semua perusahaan pastinya punya SOP penggajian.
 

SOP bisa ditulis dalam bentuk tahap-tahap, bisa juga diagram alir (flow chart). SOP yang efektif haruslah dibuat dengan jelas, lengkap, dan berdasarkan masukan dari pegawai yang bertugas di bidang kerja terkait. Dengan adanya SOP untuk suatu bidang kerja, pegawai yang bersangkutan dapat bekerja dengan konsisten dan terpadu.

Bagi industri tertentu, SOP yang ketat mungkin tidak terlalu efektif. Misalnya industri di sektor kreatif. Pengaturan yang ketat justru dapat menghalangi proses kreatif yang dibutuhkan untuk mengembangkan usaha. Kecuali dalam hal SOP penggajian. Terlepas dari apa pun sektor yang digeluti, SOP penggajian yang ketat dibutuhkan baik oleh pegawai maupun pemilik usaha.

Manfaat SOP Penggajian dalam Usaha

Bayangkan sebuah usaha warung makan tak punya instruksi tertulis tentang bagaimana menghadapi komplain dari pelanggan. Misalnya ada seseorang yang baru 10 menit memesan makanan tapi sudah memprotes kenapa pesanannya lama. Padahal saat itu pesanannya masih dalam antrean karena warung sedang ramai.

Jika ada instruksi berupa SOP, pegawai warung akan dapat menjelaskan dengan baik mengenai situasi ini. Termasuk jika pelanggan masih saja memprotes. Bila tak ada SOP, pegawai mungkin bakal bingung dan panik atau bahkan balik menghardik lantaran pelanggan terus memprotes dengan kata-kata tidak baik. Akhirnya, situasi bisa berubah menjadi konflik yang membuat bisnis terusik. Itulah sekilas contoh manfaat SOP dalam usaha.

SOP penggajian pun begitu. Tanpa alur dan aturan yang jelas, proses penggajian pegawai rentan menimbulkan konflik yang pada ujungnya berpengaruh terhadap kegiatan usaha. Contoh risiko usaha tanpa prosedur penggajian antara lain:

  • Pemberian gaji tidak terjadwal
  • Ada pegawai yang terlambat menerima gaji, ada juga yang lebih cepat
  • Ada pegawai yang terlewat ketika gaji ditransfer
  • Ada pegawai yang menerima gaji lebih karena kesalahan administrasi
  • Jika gaji yang diterima tak sesuai, baik kurang ataupun lebih, tak ada langkah penyelesaian yang jelas
  • Bila gaji sering terlambat, motivasi kerja pegawai bisa merosot

Pastinya Anda tak mau usaha terganggu oleh masalah penggajian. Bagaimanapun, sudah jadi pengetahuan umum bahwa urusan uang bisa berkembang menjadi perkara yang lebih serius. Menurut riset yang digelar Workforce Institute di Kronos, 49 persen pegawai di Amerika Serikat langsung berburu pekerjaan baru setelah mengalami dua kali masalah dalam penggajian.

Jika banyak pegawai yang mengalami masalah dalam suatu perusahaan, bisa-bisa terjadi bedol desa alias pengunduran diri pegawai beramai-ramai. Karena itu, tujuan utama SOP penggajian adalah menjadi jaring pengaman yang mencegah hambatan dalam kegiatan usaha karena konflik seputar gaji pegawai, termasuk urusan dengan hukum terkait dengan ketenagakerjaan.

sop penggajian
Image by:  Nick Youngson  CC BY-SA 3.0 Pix4free

Langkah Membuat SOP Penggajian

Prosedur penggajian adalah kontrol, panduan, metodologi, dan kebijakan yang ditetapkan untuk menangani pembayaran gaji kepada pegawai. Prosedur ini menghasilkan efisiensi dalam hal waktu, pelaporan, pendataan, pembayaran, dan pembukuan. Lewat prosedur standar ini, perusahaan bisa memantau pengeluaran terkait dengan gaji pegawai, termasuk biaya yang muncul dalam kegiatan usaha.

SOP penggajian harus menjelaskan tanggung jawab dan akuntabilitas pegawai dan penanggung jawab bagian penggajian. Karena penggajian mencakup informasi rahasia dan sensitif, kebijakan itu juga harus menerangkan tingkat keamanan proses pemberian gaji. Tugas dan fungsi tiap bagian yang terlibat dalam penggajian pun mesti diterangkan. Seluruh prosedur itu wajib didokumentasikan dengan detail dalam buku pegangan atau bentuk lain yang bisa diakses oleh semua pegawai.

Pada dasarnya, ada tiga tahap pemberian gaji yang harus termuat dalam SOP penggajian, yakni pengumpulan data, penghitungan gaji, dan pembayaran gaji. Adapun bagian perusahaan yang umumnya terlibat antara lain personalia, keuangan, dan akuntansi.

(Baca: Payroll Adalah: Ketahui Seluk-Beluknya dalam Dunia Usaha)

Ada setidaknya 6 langkah penyusunan SOP penggajian:

1. Tetapkan tujuan SOP

Poin pertama ini harus memberikan informasi kepada pegawai kenapa penggajian memerlukan prosedur standar.

2. Jelaskan ruang lingkup

Selanjutnya, jelaskan siapa saja yang terpengaruh oleh SOP ini dan kapan SOP mulai berlaku.

3. Buat daftar definisi

Definisi untuk tiap istilah yang perlu dijelaskan harus dibuat daftarnya agar pegawai bisa mengetahui langsung arti masing-masing istilah tersebut.

4. Tentukan dasar penggajian

Umumnya, pemberian gaji pegawai didasari presensi atau kehadiran karyawan yang menjelaskan jam kerja dalam sebulan. Jika gaji pegawai dihitung harian, berarti hari dia tidak masuk kerja tak masuk dalam penggajian. Sedangkan bagi pegawai kontrak atau tetap, jumlah gaji bersifat tetap dalam satu bulan, kecuali ada potongan pinjaman, lembur, bonus, komisi, atau komponen lain yang mengurangi atau menambah gaji. Jelaskan juga bahwa undang-undang atau aturan pemerintah menjadi standar penetapan gaji.

5. Jelaskan mekanisme penerimaan gaji

Dalam tahap ini, jelaskan bagaimana pegawai menerima gaji. Misalnya tenaga harian menerima gaji secara tunai, sedangkan karyawan kontrak/tetap ditransfer. Jika ditransfer, pakai rekening bank apa yang sesuai dengan ketentuan perusahaan. Jelaskan pula bagaimana slip gaji diterima, apakah dalam bentuk cetak atau dikirim lewat ­e-mail. Yang juga penting adalah tetapkan tiap tanggal berapa gaji diberikan dan bagaimana mekanisme penggajian bagi karyawan baru.

6. Pastikan keabsahannya

Agar SOP penggajian ini sah, harus ada nama dan tanda tangan orang yang berwenang dalam penggajian atau pejabat tertinggi dalam struktur perusahaan.

Jika memungkinkan, prosedur penggajian ini bisa dilengkapi dengan flow chart yang menjelaskan bagaimana gaji dihitung, diperiksa, disetujui, hingga ditransfer atau diberikan secara tunai kepada tiap pegawai.

(Baca: 8 Ciri Software Payroll Indonesia Terbaik untuk Bisnis)

Contoh SOP Penggajian

Agar lebih jelas, berikut ini ada contoh SOP penggajian yang sederhana.

SOP Penggajian PT XXX

Tujuan
1.1 Memastikan pembayaran gaji yang benar untuk waktu kerja/kerja lembur, pemotongan yang benar menurut undang-undang dan pemotongan lainnya, pembebanan biaya tenaga kerja yang akurat, serta pengendalian internal atas biaya tenaga kerja.
1.2 Menciptakan suasana dan lingkungan kerja yang kondusif, produktif, dan disiplin.
Ruang Lingkup
2.1 Semua pegawai baik yang berstatus kontrak, tetap, maupun tenaga harian lepas wajib berpedoman pada SOP ini.
2.2 Kepala bagian personalia melalui bagian penggajian bertanggung jawab atas akurasi penghitungan gaji, termasuk potongan dan komponen lain yang mempengaruhi besaran gaji.
2.3 SOP ini berlaku setelah ditetapkan hingga ada revisi yang akan diberitahukan.
Definisi
3.1 Gaji adalah sejumlah uang yang dibayarkan sebagai imbalan atas kinerja yang diberikan pegawai dalam suatu periode yang terdiri atas gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan upah lembur jika ada.
3.2 Penggajian adalah pembayaran gaji yang dilakukan secara periodik baik bulanan maupun harian, tergantung status pegawai.
3.3 Alat presensi adalah alat yang digunakan untuk mencatat kedatangan dan kepulangan pegawai menggunakan sidik jari/kartu pegawai masing-masing.
3.4 Kehadiran pegawai adalah kehadiran yang tercatat oleh alat presensi.
Prosedur
4.1 Pembayaran gaji bulanan dilakukan tiap tanggal 28 tiap bulan dengan cara ditransfer ke rekening bank pegawai non-harian lepas yang tercatat di sistem perusahaan.
4.2 Pembayaran gaji harian dilakukan secara akumulasi tiap bulan pada tanggal 28 secara tunai kepada pegawai berstatus tenaga harian lepas.
4.3 Bagi pegawai yang baru menandatangani kontrak kerja setelah tanggal penggajian, gaji dihitung secara pro-rata.
4.4 Standar penggajian didasari undang-undang dan peraturan pemerintah lain yang berlaku dan disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan.
4.5 Gaji yang diterima pegawai dihitung oleh bagian penggajian, lalu disetujui pimpinan unit tiap pegawai, baru diproses kembali oleh bagian penggajian untuk diberikan kepada tiap pegawai baik lewat transfer perbankan maupun tunai.
4.6 Proses penggajian dimulai satu pekan sebelum tanggal penggajian dengan rincian:
4.6.1 Tiga hari untuk penghitungan
        4.6.2 Dua hari untuk pengecekan
        4.6.3 Satu hari untuk persetujuan
        4.6.4 Satu hari untuk pencairan

Disetujui oleh

 

 

 

Direktur Utama PT XXX

Demikian sekilas penjelasan mengenai SOP penggajian dan contoh sederhananya. Anda dapat menyesuaikan SOP ini dengan kebutuhan dan kondisi bisnis masing-masing.

Penggajian biasanya butuh alur panjang untuk memastikan akurasinya. Untuk mempersingkat proses pengajian tanpa mengabaikan akurasi, Anda dapat memanfaatkan software atau platform manajemen pengeluaran yang bisa diakses kapan pun dan di mana pun. Salah satu contohnya adalah Spenmo. Penggunaan platform ini pun bisa dimasukkan ke SOP penggajian perusahaan Anda, karena memiliki fitur pembayaran yang powerful dan dapat diandalkan.

Otomatisasi pembayaran Anda dengan Spenmo

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox