Pengusaha harus tahu kelebihan dan kekurangan reimbursement sebelum membuat kebijakan. Ketahui pula alternatifnya demi kelancaran usaha.
Dalam proses bisnis, semua pengeluaran yang terkait dengan usaha adalah tanggung jawab perusahaan. Tapi ada kalanya pegawai harus membayar dulu suatu pengeluaran karena alasan-alasan tertentu. Kelak pegawai itu bisa meminta penggantian biaya kepada perusahaan. Itulah yang disebut reimbursement.
Kamus finansial dari Farlex menjelaskan reimbursement adalah tindakan atau konsep pembayaran kembali kepada orang atau organisasi atas pengeluaran yang seharusnya menjadi tanggung jawab pihak lain. Reimbursement umumnya ada dalam relasi pengusaha-pegawai. Misalnya ketika pegawai dalam perjalanan bisnis dan membayar untuk keperluan yang berkaitan dengan bisnis itu, dia bisa meminta reimbursement kepada kantor ketika pulang.
Pembayaran itu misalnya untuk:
Ketika berdiri, perusahaan harus punya aturan yang jelas tentang reimbursement. Aturan ini mesti memuat poin tentang apa saja jenis pengeluaran yang bisa di-reimburse dan bagaimana cara reimburse, termasuk berapa lama proses reimburse hingga uang cair. Baik pemilik usaha maupun pegawai harus paham dan patuh terhadap aturan itu, termasuk mengerti kelebihan dan kekurangan reimbursement yang mungkin dapat menjadi kendala dalam proses riilnya.
Mari kita ambil contoh sebagai gambaran proses reimbursement.
Bu Susi Pujiastuti adalah seorang manajer perusahaan ekspor-impor. Suatu hari, dia harus melakukan perjalanan bisnis ke sejumlah negara untuk menjajaki kemungkinan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan di negara tersebut. Perusahaan telah mengurus biaya sesuai dengan rencana perjalanan itu. Tapi kemudian Bu Susi harus mampir lagi ke satu negara di luar rencana semula lantaran ada potensi kerja sama yang menjanjikan di sana. Bu Susi harus buru-buru karena sudah dekat dengan jadwal penerbangan.
Maka Bu Susi diminta oleh kantor membayar biaya tiket perjalanan dengan uang sendiri dulu untuk keperluan ke negara tersebut. Dia juga mungkin sekaligus membayar biaya akomodasi dulu.
Bu Susi harus mengumpulkan semua bukti pembayaran yang kemudian diberikan ke kantor untuk klaim reimbursement. Bu Susi akan mendapat uang pengganti atas pengeluaran yang ia lakukan karena perjalanan itu terkait dengan bisnis. Tapi kantor akan mengecek dan memverifikasi permohonan reimburse berdasarkan bukti pembayaran dari Bu Susi. Bila sudah terverifikasi dan memenuhi syarat, barulah Bu Susi memperoleh uang pengganti.
Dari contoh kasus itu juga bisa tergambar apa saja kelebihan dan kekurangan reimbursement. Baik pemilik usaha maupun pegawai sama-sama terpengaruh oleh kelebihan dan kekurangan itu. Namun pihak yang paling terpengaruh bisa jadi adalah pemilik usaha.
Meski begitu, dengan kewenangannya, pemilik usaha dapat berupaya mencari alternatif reimbursement yang memberikan lebih banyak kelebihan dan lebih sedikit kekurangan.
Reimbursement masih dipakai oleh perusahaan karena menawarkan sederet kelebihan yang membantu kelancaran bisnis. Contohnya:
Dalam beberapa kasus, pegawai dituntut bertindak cepat dan tepat dalam memenuhi kebutuhan usaha. Termasuk dalam contoh kasus Bu Susi tadi.
Bila Bu Susi menunggu transfer uang dari kantor, mungkin dia akan ketinggalan pesawat. Maka Bu Susi diharapkan berinisiatif membeli tiket dengan dompet sendiri dulu jika memungkinkan. Dengan begitu, peluang kerja sama usaha tak terlambat dijajaki.
Kasus lain adalah pembelian perlengkapan kantor sehari-hari seperti pulpen, kertas, atau tinta printer. Biasanya biaya ini bisa ditalangi dulu oleh karyawan agar proses kerja terus berjalan lancar tanpa hambatan. Bila barang sudah datang dan bukti pembayaran diterima, barulah si karyawan mengajukan klaim reimbursement.
Arus kas dalam perusahaan bisa lebih tertata jika menggunakan sistem reimbursement. Terutama bila kantor menerapkan kebijakan pencairan uang pengganti dalam satu periode tertentu dalam satu bulan. Misalnya semua klaim reimburse karyawan akan dicairkan setiap tanggal 20 tiap bulan. Maka arus kas bisa ditata untuk persiapan pembayaran reimburse di tanggal itu.
Sedangkan jika tanpa reimbursement, kantor harus berkali-kali mengurus uang yang keluar untuk berbagai keperluan secara sporadis. Itu artinya pencatatan arus kas harus lebih cermat untuk menghindari kekeliruan karena bisa saja permintaan uang dari pegawai untuk kebutuhan kantor datang tiap hari. Bahkan dalam sehari bisa beberapa kali.
Selain kelebihan, ada kekurangan sistem reimbursement konvensional ini. Di antaranya:
Dalam satu bulan, mungkin datang puluhan hingga ratusan klaim reimbursement dari pegawai. Angka klaim ini sulit diestimasi hingga menjelang tanggal pencairan klaim. Sebab, tidak ada limit yang dapat dipatok khusus untuk pengajuan reimburse pegawai. Terlebih klaim untuk biaya perjalanan bisnis yang komponennya bervariasi dan dinamis.
Akuntan atau pegawai yang bertugas mengurus klaim reimburse harus siap memeriksa satu demi satu bukti pembayaran untuk melakukan verifikasi. Bila tidak cermat, mungkin bisa terjadi kekeliruan. Misalnya ada klaim dobel dari pegawai sehingga merugikan keuangan perusahaan.
Selain itu, mungkin bukti pembayaran terselip atau hilang. Pegawai yang sebetulnya berhak mendapat uang pengganti jadi kecewa karena dianggap tak memenuhi syarat pencairan reimburse.
Terkait dengan poin sebelumnya, pegawai yang nakal mungkin mengajukan klaim dua kali untuk satu pengeluaran. Contoh penyalahgunaan lain adalah mengatrol biaya menjadi lebih tinggi daripada harga sebenarnya dan meminta reimburse untuk pengeluaran yang tak terkait dengan bisnis.
Ada kemungkinan karyawan yang bersangkutan tak memiliki dana yang cukup untuk menalangi pengeluaran kantor. Atau mungkin dananya mepet sehingga enggan mengambilnya. Walhasil, kebutuhan kantor tak bisa segera dipenuhi dan pada akhirnya mempengaruhi kinerja bisnis.
Pegawai yang harus menalangi pengeluaran perusahaan kerap gundah selama menunggu pencairan klaim reimburse. Sebab, mereka menjadi kekurangan uang meski pada akhirnya akan dibayar juga. Kegundahan itu dapat berakibat buruk pada mental pegawai, termasuk kinerjanya. Otomatis produktivitas perusahaan pun turut terpengaruh. Terlebih bila proses reimburse makan waktu lama hingga molor dari jadwal seharusnya.
Kelebihan dan kekurangan reimbursement di atas hadir karena penggunaan sistem reimburse konvensional. Dalam sistem ini, pegawai harus mengumpulkan berlembar-lembar bukti pembayaran, sementara akuntan mesti memeriksa bukti-bukti itu secara manual. Human error kerap terjadi di tengah prosesnya hingga merugikan baik pihak perusahaan maupun pegawai.
Salah satu alternatif sistem konvensional yang bisa menjadi jembatan untuk kelebihan dan kekurangan reimbursement itu adalah penggunaan kartu kredit atau debit korporat, baik fisik maupun virtual.
Dengan cara ini, pegawai tak perlu mengajukan klaim reimburse yang berbelit karena dapat langsung berbelanja memakai uang perusahaan lewat kartu pembayaran tersebut.
Proses reimburse pun bisa lebih mudah, cepat, dan aman dengan menggunakan software manajemen pengeluaran. Spenmo, misalnya, menyediakan kartu debit korporat untuk transaksi belanja karyawan yang dapat dipantau setiap saat oleh pemilik usaha lewat aplikasi.
Alih-alih memikirkan proses reimburse, pegawai bisa langsung berbelanja menggunakan kartu itu untuk kemudahan transaksi agar roda usaha bisa terus menggelinding dan menghasilkan laba.
Open door policy bisa berkontribusi terhadap kemajuan usaha dengan pemberdayaan karyawan. Apa saja kelebihan dan manfaatnya?
Kepuasan kerja karyawan penting bagi perusahaan. Ketahui apa saja komponennya dan cara mewujudkannya.
Audit payroll penting terutama bagi UMKM agar keuangan tidak bocor. Sudah tahu cara melakukannya