Cara Membuat Jurnal Petty Cash dan Contohnya

Segala jenis pengeluaran dalam bisnis harus dicatat secara tepat dan akurat dalam sistem akuntansi. Tak terkecuali petty cash atau kas kecil. Banyaknya manfaat kas kecil ini untuk kelancaran usaha tak dapat dimungkiri. Tapi pemilik usaha harus memastikan ada individu yang mampu bertugas membuat jurnal petty cash untuk dicatat dalam pembukuan keuangan perusahaan.

Dalam buku Principles of Accounting yang tersedia online disebutkan petty cash adalah dana yang ditetapkan untuk membuat pembayaran dalam nominal kecil yang tidak praktis bila memakai cek. Dana yang disimpan dalam petty cash sendiri bisa berasal dari cek yang sudah dicairkan. Dana ini biasanya ditempatkan dalam kotak khusus yang kuncinya dipegang oleh pegawai yang diberi kewenangan oleh pemilik usaha.

Pegawai ini tidak secara spesifik memiliki job desc sebagai penanggung jawab kas kecil. Artinya, dia sebenarnya punya posisi tertentu, tapi posisi itu berkaitan dengan penggunaan dana perusahaan untuk kebutuhan bisnis. Contohnya bendahara keuangan, sekretaris, dan manajer keuangan. Tidak ada posisi pasti siapa yang berhak memegang petty cash, tergantung kebijakan pemilik usaha. Bahkan dalam usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) bisa jadi si pemilik usaha sendiri yang memegang petty cash.

Tugas pemegang petty cash antara lain:

• Menerima permohonan uang petty cash dari pegawai yang membutuhkan
• Memberikan uang petty cash kepada pemohon
• Mencatat identitas pegawai yang memohon dana petty cash
• Mencatat jumlah uang petty cash yang keluar beserta tanggal keluarnya
• Menerima dan menyimpan bukti transaksi penggunaan petty cash dari pemohon
• Mengecek dana tersisa di petty cash agar bisa diisi ulang bila telah habis
• Melaporkan semua pengeluaran beserta catatan dan bukti transaksi pada akhir periode kepada bagian keuangan atau akuntan untuk dibuatkan jurnal petty cash

Pemegang petty cash wajib memastikan ada bukti dokumen dari setiap penggunaan kas kecil. Bukti ini diperlukan dalam pembuatan jurnal guna memastikan laporan kas kecil bisa dipertanggungjawabkan dalam laporan keuangan perusahaan.

(Baca: Petty Cash: Definisi, Fungsi dan Metode Pengelolaannya)

Bukti Dokumen Penggunaan Petty Cash

Terdapat sejumlah bukti dokumen yang harus ada untuk pembuatan jurnal petty cash. Tanpa dokumen ini, laporan petty cash bisa diragukan dan kelak akan mempengaruhi laporan keuangan perusahaan pada periode akhir akuntansi.

Bukti itu antara lain:

1. Kas keluar

Bukti ini menunjukkan bahwa ada dana kas perusahaan yang keluar untuk kebutuhan usaha. Dalam hal ini, dana kas dikeluarkan untuk menyediakan saldo awal petty cash serta pengisian kembali saldo itu ketika sudah habis dalam periode tertentu.

2. Cek

Cek adalah surat perintah yang diterbitkan kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada individu atau badan yang namanya tertera dalam lembaran cek tersebut. Bukti ini diperlukan jika sumber dana petty cash adalah cek yang dicairkan dari perusahaan.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibutuhkan sebagai bukti permintaan dari pegawai yang membutuhkan dana dari kas kecil. Pemegang kas kecil juga memerlukannya sebagai bukti bahwa memang ada permintaan pengeluaran kas kecil sesuai dengan nama dan nominal yang tertera dalam dokumen.

4. Pengeluaran kas kecil

Dokumen ini disediakan oleh pegawai yang menggunakan petty cash sebagai wujud pertanggungjawaban. Bentuknya bisa berupa nota, kuitansi, atau bukti pembayaran lain yang valid sebagai bukti untuk membuat jurnal petty cash.

5. Permintaan isi ulang kas kecil

Pemegang kas kecil wajib membuat surat permintaan formal untuk mengisi ulang saldo kas kecil yang sudah habis atau berkurang. Permintaan biasanya ditujukan kepada bagian keuangan yang lantas mengeluarkan dana kas perusahaan untuk mengisi kembali petty cash sesuai dengan permintaan pemegang kas kecil tersebut

Photo by: PXHere