Invoice adalah salah satu bentuk tagihan kepada perusahaan. Bagaimana cara mengelolanya? Simak di sini.
Dalam konteks usaha, pembayaran invoice erat kaitannya dengan akun utang usaha atau account payable (AP) dan piutang usaha atau account receivable (AR) dalam pembukuan keuangan. Invoice tagihan keluar artinya akan dicatat sebagai AR, sementara invoice tagihan masuk maka akan dicatat dalam AP.
Untuk memahami lebih dalam soal invoice dan bagaimana cara pengelolaannya, mari simak ulasan berikut ini.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invois atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan).
Sementara itu, buku “Sistem Informasi Akuntansi 1” karya La Midjan dan Azhar Susanto menjelaskan bahwa invoice atau faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti penjualan atas barang atau jasa yang menunjukkan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian. Dokumen ini menunjukkan informasi kuantitas, harga, dan jumlah tagihannya.
Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa invoice adalah dokumen yang menjadi bukti transaksi penjualan dan pembelian yang dilakukan secara kredit antara dua pihak. Kenapa kredit? Karena invoice tagihan baru bisa dikeluarkan setelah barang pesanan diterima oleh pihak pembeli.
Sebagai bukti transaksi keuangan bisnis yang penting, dokumen invoice pembayaran wajib memuat informasi berikut ini:
(Baca: Cara Membuat Invoice dan Manfaatnya bagi UMKM)
Invoice adalah salah satu bukti transaksi yang lazim digunakan untuk penagihan utang. Namun, selain itu, invoice juga memiliki sejumlah fungsi lain bagi perusahaan.
Ketika membeli barang atau jasa dari supplier atau vendor, invoice yang diterima perusahaan merupakan bukti adanya transaksi tersebut. Informasi dalam invoice juga menjadi rujukan data mengenai detail barang atau jasa yang dibeli, mulai dari jenis, jumlah, harga per unit, hingga total harga pembelian.
Dalam hal invoice dikeluarkan perusahaan untuk penagihan kepada klien atau konsumen, dokumen ini juga menjadi bukti penjualan yang perlu dicatat dalam pembukuan sebagai piutang usaha.
Invoice tagihan juga dapat digunakan sebagai rujukan tim keuangan akan utang usaha yang harus dibayar, berikut termin pembayarannya.
Dokumen invoice menjadi salah satu rujukan tim keuangan untuk pencatatan transaksi dalam pembukuan perusahaan. Baik itu untuk akun utang, maupun piutang usaha.
Untuk kepentingan pembayaran pajak, invoice juga menjadi salah satu dokumen pendukung yang diperlukan saat pelaporan tiap tahunnya.
Ketika ada kesalahan pengiriman, maka invoice menjadi salah satu bukti rujukan bersama dengan purchase order (PO) dan bukti tanda terima. Tim keuangan perlu mencocokkan tiga dokumen tersebut sebelum mengeksekusi pembayaran.
(Baca: Panduan Membuat Sistem Pembayaran Invoice untuk Startup)
Transaksi jual beli yang terjadi dalam bisnis jumlahnya pasti banyak setiap bulan. Seiring dengan hal tersebut, frekuensi invoice yang keluar masuk dari dan ke departemen keuangan pun pasti tinggi jumlahnya. Lalu bagaimana cara mengelola invoice tagihan bisnis agar prosesnya mudah dan tertata dengan baik?
Terutama untuk invoice tagihan masuk, produktivitas tim keuangan seringkali tersita untuk mengurus hal yang satu ini. Mereka harus berkutat dengan dokumen-dokumen invoice dari vendor dan supplier, mulai dari entry data, pencocokan data, review, permintaan approval, hingga pembayaran. Tak heran kalau proses ini sangat menyita waktu dan energi.
Secara umum, berikut ini proses pembayaran invoice secara manual di perusahaan:
Prosedur invoice pembayaran di atas berlaku untuk tiap invoice. Jadi bayangkan jika jumlah invoice yang masuk jumlahnya puluhan dalam satu waktu. Tim keuangan perlu melakukan semua langkah tadi secara berulang-ulang.
Beban kerja ini sebenarnya bisa dikurangi secara signifikan dengan mengotomatisasi sistem pembayaran invoice Anda. Sistem otomatisasi invoice atau e-invoicing memungkinkan Anda memproses tagihan invoice yang dikirimkan vendor dengan lebih mudah dan cepat dengan bantuan teknologi.
Berikut ini proses pembayaran invoice dengan sistem otomatis atau online:
Otomatisasi proses invoice membawa banyak manfaat bagi bisnis, baik manfaat materi maupun non-materi. Berikut ini di antaranya:
Proses invoice tagihan masuk yang sudah diotomatisasi jelas lebih cepat daripada proses manual. Anda kini tak perlu bergantung sepenuhnya kepada tim keuangan dan akunting untuk melakukan pekerjaan ini, karena sebagian besar sudah dikerjakan oleh komputer secara otomatis.
Otomatisasi proses invoicing juga memangkas biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mencetak dokumen invoice fisik dan lembar approval.
Dengan proses otomatis, kini tim keuangan dan akunting bisa mengalihkan waktu dan tenaga mereka untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih strategis. Proses kerja menjadi lebih efisien, dan produktivitas karyawan pun meningkat. Pada akhirnya, ini akan berdampak kepada perkembangan perusahaan yang lebih cepat.
Adanya sistem otomatisasi juga menjamin bahwa setiap personil perusahaan yang terlibat dalam proses pengelolaan invoice patuh kepada SOP yang berlaku. Sebab, sistem akan menolak pemrosesan invoice jika ada yang tidak sesuai dengan SOP perusahaan.
Manusia lebih berisiko melakukan kesalahan jika dibandingkan komputer. Penerapan otomatisasi invoice dapat meminimalisir kesalahan yang rawan dibuat oleh tim akuntansi dalam pencatatan transaksi keuangan perusahaan.
Dengan adanya sistem e-invoicing dan pembayaran digital, maka Anda tak perlu khawatir telat membayar tagihan. Selain ada fitur reminder pembayaran, proses pembayaran pun menjadi lebih mudah karena dapat dilakukan dengan beberapa kali klik. Hubungan perusahaan dengan vendor pun tetap terjaga lantaran pembayaran selalu dilakukan tepat waktu.
Invoice adalah salah satu bukti transaksi keuangan yang penting bagi bisnis. Oleh karena itu, pengelolaannya pun harus dilakukan dengan baik. Permudah proses pengelolaan invoice tagihan Anda dengan sistem otomatisasi. Manfaatkan software e-invoicing dan juga platform pembayaran digital untuk menerapkan sistem ini.
Salah satu software yang mumpuni untuk melakukan pekerjaan ini adalah Spenmo. Fitur pembayaran tagihan Spenmo memudahkan pekerjaan account payable staff dalam mencatat invoice, hingga melakukan pembayaran.
Dengan metode pemindaian yang canggih, setiap invoice yang masuk dapat di-input ke dalam sistem. Kemudian, manager yang memiliki wewenpayaang memberikan persetujuan pembayaran dapat dengan mudah melakukan approval di dalam sistem.
Pembayaran dapat dilakukan menuju beragam bank. Alhasil, tidak perlu lagi login ke berbagai akun bank yang berbeda untuk mentransfer pembayaran invoice pada vendor yang memiliki rekening bank berbeda-beda.
Sebagai pemilik usaha, apa Anda sudah tahu beda invoice dan kwitansi? Mari ketahui perbedaan antara dua bukti transaksi ini.
Software invoice management dapat membuat bisnis Anda berjalan lebih efektif dan efisien. Ini 10 alasannya.
Quotation adalah dokumen yang erat kaitannya dengan transaksi jual beli dalam bisnis. Pahami lebih lanjut di sini.