Manajemen Pengeluaran

Contoh SOP Reimbursement dan Cara Membuatnya

Setiap usaha sebaiknya punya kebijakan jelas tentang reimbursement. Simak contoh SOP reimbursement ini jika belum memilikinya.


Setiap perusahaan seyogianya memiliki standard operating procedure (SOP) reimbursement. Prosedur operasi standar ini diperlukan untuk mencegah masalah yang bisa timbul di kemudian hari terkait dengan proses reimbursement. Sebagai contoh SOP reimbursement mengatur alur reimbursement dari awal hingga akhir. Prosedur ini menjadi kesepakatan yang harus disepakati bersama antara pengusaha dan pegawai.
 

Reimbursement adalah skema penggantian biaya yang dikeluarkan pegawai terkait dengan pekerjaan yang masih banyak dianut dalam berbagai sektor usaha. Dalam skema ini, pegawai yang memakai uang sendiri untuk keperluan kerja bisa meminta reimburse alias penggantian biaya dari kantor.

Kenapa Perlu SOP Reimbursement?

Prosedur reimbursement bertujuan memberikan panduan yang jelas bagi pegawai mengenai proses penggantian biaya tersebut. Manfaat lainnya adalah menekan risiko kecurangan yang berpotensi terjadi dalam proses reimbursement. Dalam laporan Report to the Nations: 2020 Global Study on Occupational Fraud and Abuse yang diterbitkan oleh Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), reimbursement pengeluaran masuk tiga besar skema kecurangan atau penipuan dalam pekerjaan yang paling banyak terjadi di kawasan Asia-Pasifik, termasuk Indonesia.

Contoh SOP reimbursement yang baik adalah yang mengatur secara detail dan jelas hak dan kewajiban kedua pihak yang berkaitan, yakni pegawai dan pengusaha. Makin detail dan jelas kebijakan ini, makin besar kemungkinan pegawai mematuhinya. Adanya SOP juga akan membantu mempersingkat proses persetujuan dan pencairan klaim sehingga pegawai pun memperoleh manfaat dari SOP itu.

Apa Pengeluaran yang Bisa Diklaim Reimbursement?

Umumnya, perusahaan yang sudah mapan memiliki prosedur reimbursement yang telah matang. Tapi contoh SOP reimbursement dari perusahaan ini tak bisa serta-merta diadopsi, terutama oleh pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) yang masih dalam tahap perintisan. Sebab, jenis pengeluaran yang bisa diklaim reimbursement di setiap perusahaan bisa berbeda-beda, tergantung bidang industri dan kebijakan internal masing-masing.

Walau demikian, ada satu kecenderungan jenis pengeluaran yang bisa di-reimburse di setiap perusahaan, yakni perjalanan bisnis. Pegawai yang melakukan perjalanan bisnis bisa meminta reimbursement untuk pengeluaran yang terkait dengan perjalanan itu, misalnya untuk biaya penginapan, makan, dan transportasi.

Contoh pengeluaran lain yang dapat di­-reimburse termasuk:

  • Parkir kendaraan
  • Pulsa dan data Internet
  • Pemeriksaan kesehatan/pengobatan
  • Perlengkapan kantor
  • Biaya seminar/lokakarya
contoh sop reimbursement
Photo by:  Geralt

Contoh SOP Reimbursement

Setiap pelaku usaha perlu memikirkan SOP reimbursement sebelum memberlakukan kebijakan reimburse buat karyawannya. Biasanya SOP ini disertakan dalam dokumen panduan kerja bagi karyawan setelah penandatanganan perjanjian kerja.

SOP itu harus mencakup penjelasan tentang:

  • Siapa yang dapat mengajukan reimbursement
  • Berapa banyak yang bisa di-reimburse
  • Apa saja pengeluaran yang dapat di­­-reimburse
  • Bagaimana mendokumentasikan pengeluaran sebagai syarat reimbursement
  • Kapan penggantian akan diberikan
  • Bagaimana pegawai akan mendapat penggantian
  • Bagaimana bila klaim reimbursement dinilai tak memenuhi syarat
  • Apa yang terjadi jika ditemukan kecurangan

Anda sebagai pemilik usaha bisa membuat kebijakan reimbursement sendiri. Tapi lebih baik contoh SOP reimbursement yang Anda buat dimintakan pendapat kepada tim keuangan dan pengembangan sumber daya manusia atau HRD. Sebab, merekalah berhubungan langsung dengan masalah kepegawaian dan finansial perusahaan sehari-hari. Dari mereka, Anda dapat lebih memahami kebutuhan perusahaan dan pegawai terkait dengan reimbursement.

Ada setidaknya 7 langkah dalam membuat SOP reimbursement bagi pegawai:

1. Putuskan biaya yang dapat diganti

Pertama, putuskan jenis pengeluaran mana yang akan dijelaskan sebagai biaya yang dapat diterima dan diganti. Buatlah penjelasan seeksplisit dan selengkap mungkin agar tak terjadi kesalahpahaman antara pegawai dan perusahaan. Anda bisa meminta setiap divisi memberikan jenis pengeluaran masing-masing yang berpotensi memerlukan reimbursement. Dari divisi pemasaran, misalnya, mungkin ada pengeluaran berupa pulsa yang perlu diganti sebagai sarana komunikasi dengan konsumen atau vendor.

2. Buat daftar reimbursement

Setelah mendiskusikan dan meninjau jenis pengeluaran yang berpotensi untuk di-reimburse, buatlah daftar reimbursement resmi. Anda bisa membagi daftar ini berdasarkan kebutuhan setiap divisi atau membuat daftar panjang saja yang berlaku secara umum bagi semua pegawai. Jelaskan dengan detail daftar reimbursement itu poin per poin. Untuk klaim biaya perjalanan bisnis, misalnya, bisa dibikin daftar lagi apa saja bisa di-reimburse, dari sarapan dan kopi pagi hingga biaya hiburan klien.

3. Uraikan proses persetujuan

Anda harus menguraikan proses persetujuan reimbursement dari awal. Ada contoh SOP reimbursement yang mewajibkan adanya persetujuan dari atasan langsung setiap kali pegawai hendak melakukan pembelian atau membuat pengeluaran yang memerlukan reimburse. Ada pula yang tak perlu persetujuan selama jumlah pengeluaran masih dalam batas nominal tertentu. Jelaskan juga bagaimana persetujuan diberikan, apakah cukup lewat verbal atau memakai surat.

4. Tentukan skema pelaporan pengeluaran

Kebanyakan perusahaan mensyaratkan adanya bukti berupa nota atau kuitansi untuk tiap pengeluaran yang akan dimintakan reimburse. Tapi perlu diperjelas lagi, apakah harus nota fisik atau boleh digital. Lalu apakah boleh buktinya berupa foto nota saja tanpa menyertakan bentuk fisiknya. Ini tahap yang paling berisiko menimbulkan masalah dalam reimbursement. 

Pegawai bisa berbuat curang dengan mengakali nota, tapi mungkin juga nota itu hilang sehingga pegawai yang bersangkutan tak bisa meminta reimburse. Risiko ini bisa ditekan jika memakai software atau aplikasi manajemen pengeluaran yang memudahkan pegawai berbelanja atas nama perusahaan.

5. Buat alur dan tenggat klaim reimbursement

Tim finansial bisa membantu menentukan alur dan tenggat klaim reimbursement dengan mengacu pada periode pembukuan keuangan perusahaan. Alur ini mencakup proses klaim dari awal hingga akhir, juga apa saja yang dibutuhkan sebagai syarat validasi klaim. Misalnya apakah perlu formulir, jika perlu di mana mengambilnya, memerlukan tanda tangan siapa saja, kapan klaim bisa diajukan, dan berapa lama proses klaim hingga cair.

6. Tentukan cara pencairan klaim

Jika semua prosedur pengajuan reimbursement sudah dipenuhi pegawai, tentukan bagaimana pencairan dilakukan. Apakah akan dimasukkan ke komponen gaji pada bulan berikutnya, langsung diberikan dalam bentuk tunai, atau ditransfer ke rekening pegawai tanpa menunggu tanggal gajian.

7. Bersiap jika ada perselisihan

Dalam proses reimbursement mungkin terjadi perbedaan pendapat. Siapkan langkah untuk menghadapi hal ini. Misalnya ada pegawai yang meminta reimburse tapi tanpa persetujuan dari atasan atau melebihi limit yang ditentukan. Lalu bagaimana bila ada kecurigaan pegawai melakukan kecurangan untuk mendapatkan reimburse. Libatkan tim HRD dan finansial dalam penyusunan langkah ini untuk mendapat masukan.

Contoh SOP reimbursement ini berlaku secara umum. Bisa saja SOP sebuah perusahaan berbeda dengan yang lain. Yang pasti, SOP ini harus dibuat demi kebaikan bersama. Pegawai pun harus dipastikan telah paham, baik pegawai yang akan mengajukan klaim maupun memproses klaim. Keberadaan dan sosialisasi kebijakan reimbursement yang tepat akan membantu pengembangan usaha ke depan

8. Memanfaatkan aplikasi reimbursement

Penggunaan aplikasi reimbursement akan makin mempermudah pembuatan SOP. Sebab, dengan aplikasi reimbursement seperti Spenmo, karyawan hanya tinggal mengunggah bukti pengeluaran sebagai klaim penggantian biaya. 

Kemudian, petugas finance tinggal mengunggu approval dari manajer untuk mencairkan dana penggantian kepada karyawan yang melakukan pengajuan. Mudah dan sederhana bukan?

Laporan proses klaim yang mudah untum tim Anda. Coba sekarang

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox