Kwitansi palsu adalah modus yang kerap dipakai karyawan untuk berbuat curang. Pastikan perusahaan bisa mengantisipasi kecurangan ini.
Sebagai pengusaha, punya karyawan yang kreatif tentunya bangga. Apalagi bila usaha yang dijalankan memang bergerak di industri kreatif. Yang jadi masalah adalah jika karyawan kelewat kreatif hingga menjurus ke hal negatif. Salah satunya mencurangi prosedur reimbursement dengan menggunakan kwitansi palsu.
Menurut penelitian Association of Certified Fraud Examiners pada 2020, kecurangan reimbursement pengeluaran berada di peringkat ketiga sebagai tindakan curang yang paling banyak dilakukan dalam lingkup perusahaan. Dalam studi itu, sebanyak 14 persen kecurangan di perusahaan berupa kecurangan reimbursement dengan kerugian rata-rata US$ 33.000 atau sekitar Rp 489 juta. Yang lebih mengkhawatirkan, butuh hingga sekitar 24 bulan bagi manajemen untuk mendeteksi kecurangan ini.
Riset tersebut memang tidak secara spesifik menyebutkan seberapa besar porsi kwitansi palsu sebagai kontributor persentase angka kecurangan sebesar itu. Namun sudah bukan rahasia bahwa bukti pembayaran yang dipalsukan sering menjadi modus untuk menilap dana organisasi, termasuk perusahaan.
(Baca: Cara Pengarsipan Bukti Transaksi Keuangan Secara Digital)
Kasus kecurangan reimbursement pengeluaran bervariasi, dari kwitansi palsu bernilai ratusan ribu rupiah hingga berjuta-juta jika praktik lancung itu tak terdeteksi selama bertahun-tahun dan dilakukan oleh lebih dari satu orang. Memahami bentuk kecurangan ini bisa membantu pengusaha mendeteksi, mencegah, dan mengendalikan situasi yang demikian. Berikut ini beberapa bentuk kecurangan reimbursement yang kerap terjadi dalam perusahaan:
Pengeluaran fiktif terjadi ketika karyawan mencoba memperoleh reimbursement atas pengeluaran atau pembelian yang tak pernah terjadi menggunakan kwitansi palsu. Kasus ini sudah terang sebagai kecurangan, bukan human error. Bila perusahaan memiliki kebijakan yang tidak mensyaratkan tanda terima untuk pengeluaran di bawah jumlah tertentu, karyawan yang tidak jujur bisa memanfaatkan celah ini untuk memasukkan laporan pengeluaran tanpa kwitansi.
Contoh pengeluaran fiktif yang lazim:
Setiap perusahaan tentu memiliki kebijakan pengeluaran yang berbeda untuk perjalanan bisnis. Namun pada dasarnya pengeluaran pribadi tak akan ditanggung karena tak berkaitan dengan kepentingan perusahaan. Meski begitu, ada saja karyawan yang mencoba mencampurkan pengeluaran pribadi ke dalam pengeluaran perusahaan saat melakukan business trip.
Misalnya karyawan memakai layanan tambahan ketika menginap di hotel atau saat menumpang pesawat untuk keperluan bisnis dan lantas memasukkannya ke klaim reimbursement total akomodasi tanpa keterangan spesifik. Bisa juga karyawan meminta reimburse untuk pengeluaran yang semestinya tidak masuk kriteria reimbursement, seperti membeli oleh-oleh.
Selain memakai kwitansi palsu, modus yang kerap digunakan karyawan adalah memasukkan klaim pengeluaran yang sama lebih dari sekali. Modus ini agak sulit disimpulkan sebagai murni tindakan curang karena bisa jadi memang ada kesalahan yang tak disengaja. Karena itu, penting bagi manajemen untuk cermat dan teliti saat memeriksa klaim penggantian biaya karyawan.
Misalnya seorang karyawan menyerahkan laporan pengeluaran perjalanan bisnisnya pada hari Senin. Namun ketika ia mengeluarkan isi tas pada hari Selasa, ternyata ada kwitansi yang tertinggal dan belum diajukan klaim. Tergantung kebijakan pengeluaran perusahaan, kwitansi ini bisa disusulkan untuk mendapat penggantian. Ini bukan modus kecurangan.
Adapun modus kecurangan duplikasi reimbursement bisa berupa penyerahan kwitansi pembelian barang yang dibeli dengan kartu kredit perusahaan, tapi dalam laporan ditulis memakai uang tunai. Walhasil, karyawan mendapat klaim untuk pengeluaran tunai itu padahal seharusnya sudah masuk tagihan kartu kredit perusahaan.
Photo by: Karolina Grabowska
Modus ini bisa dilakukan ketika ada pengembalian biaya atas pembelian barang atau tiket perjalanan karena hal-hal tertentu. Misalnya karyawan ditugasi membeli printer untuk keperluan kantor. Setelah melakukan pembayaran, ternyata printer itu tak berfungsi sebagaimana mestinya dan ia memilih mengembalikan printer tersebut ke pembeli sehingga uang pembelian pun balik kepadanya. Lantas ia membeli printer di tempat lain.
Seharusnya ia menggunakan uang yang dikembalikan dari pembelian pertama ketika membeli printer di tempat lain itu. Namun karyawan tersebut tetap mengajukan klaim reimbursement sehingga biaya yang dikembalikan dari pembelian sebelumnya masuk ke kantong pribadi.
Kebijakan pengeluaran yang efektif tak selamanya bebas dari pelanggaran. Pasti ada saja karyawan yang sengaja tak mematuhi pedoman. Di samping itu, ada kecenderungan pelanggaran yang kecil lolos atau bahkan sengaja diloloskan karena dinilai tak begitu mempengaruhi keuangan perusahaan. Ini langkah yang keliru karena pelanggaran yang kecil bisa terakumulasi menjadi besar dan dampaknya lebih serius buat perusahaan.
Pelanggaran itu misalnya memasukkan biaya pembelian rokok ke laporan pengeluaran, meminta biaya isi bensin Pertamax padahal yang dibeli Pertalite berbekal struk milik orang lain, meminta upgrade fasilitas perjalanan bisnis tanpa persetujuan manajemen perusahaan, atau mengajukan klaim biaya makan bersama keluarga saat dalam perjalanan bisnis.
Modus penggelembungan biaya terbilang paling lazim menjadi modus kecurangan pengeluaran. Dari biaya yang semestinya Rp 100 ribu ditulis jadi Rp 120 ribu. Selisih Rp 20 ribu mungkin tampaknya kecil. Tapi bila markup ini dilakukan untuk 10 item pengeluaran dan oleh puluhan karyawan setiap bulan, akan terjadi pembengkakan biaya pengeluaran yang semestinya bisa dihindari.
(Baca: Jangan Tertukar, Ini 4 Beda Invoice dan Kwitansi dalam Bisnis)
Setiap perusahaan tak lepas dari risiko kecurangan yang dilakukan karyawan. Untuk mengantisipasi kecurangan ini, pastikan sudah menyusun kebijakan pengeluaran yang lengkap dan mudah dipahami. Yang tak kalah penting adalah mensosialisasi dan memantau pelaksanaan kebijakan tersebut dengan ketat serta tegas memberikan sanksi ketika mendapati ada karyawan yang berbuat curang.
Penjatuhan sanksi bisa menjadi cara yang efektif untuk mengajarkan kepada semua karyawan bahwa kecurangan pengeluaran sekecil apa pun tak bisa ditoleransi. Sebab, kecurangan itu tak hanya dapat berdampak pada keuangan perusahaan, tapi juga pada karyawan secara keseluruhan. Kondisi finansial perusahaan jelas mempengaruhi kesejahteraan karyawan, misalnya terkait dengan kenaikan gaji atau pemberian bonus dan fasilitas kepada karyawan.
Sebagai langkah pencegahan, pengusaha juga dapat memanfaatkan platform manajemen pengeluaran yang memudahkan proses klaim reimbursement dan pelacakan setiap pengeluaran dengan cermat. Spenmo memiliki fitur klaim pengeluaran bebas kendala bagi perusahaan yang peduli akan pentingnya pengendalian biaya.
Dengan fitur ini, proses klaim dan pembayaran reimbursement bisa lebih efisien karena menggunakan teknologi otomatisasi. Hanya dengan sekali klik, klaim bisa disetujui dan dibayarkan tanpa menunggu akhir bulan. Karyawan pun cukup mengunggah foto bukti pembelian/pembayaran beserta keterangannya untuk mengajukan klaim. Jika ada kwitansi palsu, manajemen pun dapat mendeteksinya karena semua bukti bisa diakses dan mudah dilacak ke individu yang memasukkannya.
Open door policy bisa berkontribusi terhadap kemajuan usaha dengan pemberdayaan karyawan. Apa saja kelebihan dan manfaatnya?
Kepuasan kerja karyawan penting bagi perusahaan. Ketahui apa saja komponennya dan cara mewujudkannya.
Pengusaha harus tahu kelebihan dan kekurangan reimbursement sebelum membuat kebijakan. Ketahui pula alternatifnya demi kelancaran usaha.