Aplikasi laporan keuangan menawarkan kemudahan dengan bantuan teknologi. Apa saja fitur yang penting untuk memilihnya?
Semua badan usaha harus mempunyai laporan keuangan, terlepas dari jenis ataupun ukuran perusahaan itu. Namun tak dapat dimungkiri, penyusunan laporan keuangan memang bukan tugas yang gampang. Diperlukan seorang akuntan yang mumpuni dalam menangani pelaporan keuangan. Meski begitu, kemajuan teknologi telah memberi uluran tangan berupa aplikasi laporan keuangan. Usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) yang baru berkembang dan belum memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menyusun laporan keuangan dapat memanfaatkan aplikasi ini.
Berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan dari Ikatan Akuntan Indonesia, laporan keuangan adalah penyajian terstruktur dari posisi keuangan dan kinerja suatu entitas. Laporan ini terutama dibutuhkan oleh manajemen, karyawan, pemilik modal, calon investor, penyedia program kredit usaha, dan publik pada umumnya khususnya jika perusahaan sudah masuk bursa efek. Dengan aplikasi laporan keuangan yang tersedia di pasar, kebutuhan itu akan lebih mudah dipenuhi.
Laporan keuangan adalah unsur utama pelaporan keuangan (financial reporting). Dalam Accounting Tools dijelaskan bahwa pelaporan keuangan adalah hasil finansial sebuah perusahaan yang dilepas kepada pemegang saham dan publik. Laporan ini terdiri atas neraca, laporan perubahan ekuitas, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Laporan ini disusun pada periode tertentu sesuai dengan kebijakan entitas usaha terkait, baik bulanan, triwulanan, kuartalan, semesteran, maupun tahunan.
Untuk perusahaan publik, ada kewajiban mengeluarkan laporan tahunan yang memuat laporan keuangan tahunan yang sudah diaudit. Bila perusahaan tak memenuhi kewajiban itu, ada denda hingga ratusan juta rupiah sebagai sanksi dari otoritas bursa. Guna membantu menghindari denda itu, perusahaan bisa menggunakan aplikasi laporan keuangan.
Laporan keuangan berisi data setiap aktivitas keuangan perusahaan dalam satu periode. Antara satu data dan data lain sering berkaitan. Ketika ada satu data yang keliru, data lain bisa turut keliru sehingga akuntan yang bertanggung jawab mengurus data itu mesti mengurutkan kembali pencatatan aktivitas keuangan ke belakang guna menemukan bagian mana yang salah dan kemudian membetulkannya. Jika memanfaatkan aplikasi laporan keuangan, pelacakan kesalahan itu akan lebih mudah dan bahkan kesalahan bisa dicegah sejak awal.
Di era teknologi informasi seperti saat ini, hampir semua hal dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi atau software. Dalam konteks pelaporan keuangan, aplikasi dapat membantu menyediakan informasi mengenai kondisi finansial perusahaan dengan teknologi otomatisasi yang penting bagi efisiensi bisnis. Berikut ini beberapa contoh fungsi aplikasi laporan keuangan:
Terkait dengan fungsi-fungsi tersebut, aplikasi laporan keuangan biasanya menyediakan fitur-fitur berikut ini bagi penggunanya:
Photo by: Raw Pixel
Aplikasi laporan keuangan menawarkan sederet kelebihan yang tak bisa diperoleh dari cara-cara manual. Makin maju perusahaan, data transaksi yang dimiliki cenderung makin besar sehingga cara pelaporan keuangan manual akan makin kehilangan relevansinya. Berikut ini sejumlah kelebihan aplikasi laporan keuangan:
Human error lebih rentan terjadi dalam penyusunan laporan keuangan secara manual. Apalagi bila data yang dikelola sangat banyak, sementara waktu dan sumber daya yang tersedia amat terbatas. Teknologi yang dibenamkan dalam software laporan keuangan dapat meminimalkan kekeliruan itu dalam situasi yang sama.
Pemilik usaha tentu mengharapkan semua pekerjaan dapat diselesaikan tepat tanpa menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya yang tak perlu. Efisiensi itu dapat diraih bila memakai perangkat lunak dalam penyusunan laporan keuangan karena adanya sistem otomatisasi. Misalnya, tak perlu kalkulator, penghitungan biaya cukup dilakukan dengan memasukkan data karena hasilnya bisa otomatis muncul.
Aplikasi laporan keuangan umumnya menggunakan sistem penyimpanan berbasis awan (cloud) sehingga semua data bisa diakses siapa pun dan kapan pun secara real-time. Artinya, pengerjaan laporan keuangan dapat dilakukan secara simultan oleh beberapa orang sekaligus. Pekerjaan juga dapat dipantau secara langsung sehingga ketika didapati kesalahan bisa segera diperbaiki sebelum menjalar ke tahap-tahap lain.
Pengelolaan keuangan yang akuntabel membutuhkan kecermatan dan kedisiplinan tingkat tinggi yang pada manusia bisa melorot karena berbagai faktor. Sedangkan mesin yang sejak awal dirancang untuk cermat dan disiplin seperti software keuangan akan lebih konsisten ketika dijalankan untuk mengelola keuangan sehingga akuntabilitasnya secara umum bisa lebih dipertanggungjawabkan.
Ada begitu banyak pilihan aplikasi laporan keuangan saat ini sehingga mungkin sulit bagi pengusaha untuk memilih salah satunya. Hal pertama yang sebaiknya dilakukan adalah memahami dulu kebutuhan usaha yang spesifik agar mendapatkan software keuangan yang sesuai. Selain itu, secara umum aplikasi keuangan yang baik memiliki ciri-ciri berikut ini:
Dalam laporan keuangan, ada banyak pilihan format yang bisa digunakan untuk tiap komponennya, dari neraca hingga laporan laba rugi. Aplikasi laporan keuangan yang baik mesti menyediakan beragam template format itu dengan fleksibilitas untuk memodifikasinya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Laporan keuangan terbilang sulit dibuat karena kalender akuntansi yang beragam, bagan akun yang kompleks atau berubah, dan rasio serta perhitungan khusus yang diperlukan untuk mengukur kinerja. Rumus dan rasio ini biasanya dibuat di Excel, yang sudah familiar bagi kebanyakan akuntan. Bila software keuangan mengadopsi formula Excel ke dalam programnya, akuntan yang mengerjakan laporan keuangan akan lebih terbantu.
Perangkat lunak laporan keuangan menawarkan kemampuan konsolidasi data lintas akun dan departemen. Tapi ada beberapa fitur konsolidasi yang bisa melengkapi kemampuan itu, seperti penyatuan data transaksi entitas anak usaha ke induk usaha, konversi mata uang, dan kemampuan memasukkan serta melacak penyesuaian tambahan jika diperlukan.
Aplikasi keuangan yang baik adalah yang terintegrasi dengan perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning/ERP). Dengan begitu, data laporan keuangan bisa diakses untuk keperluan lain dengan mudah. Sejumlah platform manajemen pengeluaran kini juga memiliki kemampuan integrasi dengan software akuntansi untuk membuat pelaporan keuangan lebih mudah. Salah satunya adalah Spenmo yang memiliki corporate card berbentuk virtual dan fisik yang dapat mempermudah pengusaha memantau pengeluaran tiap karyawan dan mengolahnya untuk penyusunan laporan keuangan.
Jika aplikasi laporan keuangan berbasis cloud, semua anggota tim akuntan dan manajemen bisa mengakses data dari mana pun dan kapan pun. Aplikasi berbasis cloud juga tak memerlukan upgrade ataupun update manual karena prosesnya bisa dilakukan secara otomatis sehingga jika ada fitur baru bisa dapat segera digunakan dan bila ada bug bisa secepatnya diatasi.
Aplikasi laporan keuangan hadir dengan biaya bervariasi sesuai dengan fitur yang disediakan. Biaya ini mesti dijelaskan secara gamblang dan transparan sejak awal agar penggunanya tidak kaget ketika harus membayar sekian untuk memperoleh fitur yang dibutuhkan.
Itulah uraian singkat mengenai aplikasi laporan keuangan yang berguna bagi perusahaan untuk membuat laporan keuangan secara lebih efisien. Bagi UMKM yang baru berkembang dengan data transaksi yang masih terbatas dan belum memiliki akuntan, penggunaan software semacam ini umumnya lebih pas dengan kebutuhan dan kondisi finansial, terutama bila dibandingkan dengan ongkos menyewa akuntan khusus untuk menyusun laporan keuangan.
Prosedur pengeluaran kas kecil harus dimiliki entitas bisnis apa pun. Agar semua jadi lebih mudah, manfaatkanlah perangkat lunak pembiayaan.
Memiliki kas kecil adalah kebutuhan bagi setiap bisnis. Ketahui apa itu kas kecil serta fungsi dan manfaatnya.
Petty cash adalah solusi untuk pengeluaran usaha yang kecil dan mendadak. Jangan lupa pahami pengelolaannya agar fungsinya maksimal.