Aplikasi invoice unggul dalam banyak hal dibanding yang konvensional. Berikut cara memilih yang terbaik.
Satu hal yang mungkin akan sangat menyita waktu saat mengelola sebuah bisnis adalah membayar tagihan yang detailnya terdapat dalam faktur. Untungnya saat ini sudah ada perangkat yang mempermudahnya, dan dapat dengan mudah dipakai: aplikasi invoice.
Artikel ini akan memberikan panduan singkat bagi Anda untuk memilih aplikasi faktur terbaik, selain penjelasan tentang makna dan cara kerja invoice itu sendiri.
Pertama-tama kita harus tahu apa itu arti aplikasi, dan apa pengertian invoice.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan invoice? Menurut Investopedia, invoice adalah dokumen bercap waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Sementara aplikasi, merujuk KBBI, bermakna program komputer atau perangkat lunak yang didesain untuk mengerjakan tugas tertentu.
Dengan demikian, aplikasi invoice berarti adalah perangkat lunak yang didesain untuk mengelola dokumen yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.
Ada aplikasi invoice untuk penjual dan ada aplikasi invoice untuk pembeli. Aplikasi invoice untuk penjual biasanya dipakai untuk mempermudah membuat dan mengirim invoice itu sendiri. Sementara untuk pembeli, aplikasi diciptakan terutama dalam rangka mengotomasi pembayarannya.
Secara umum, invoice bagi penjual berguna untuk tujuan pengendalian persediaan. Mereka tak perlu setiap saat mengecek gudang. Invoice juga berguna untuk melacak piutang karena mencatat tanggal jatuh tempo pembeli tertentu.
Bagi pembeli, invoice berguna untuk memastikan telah menerima barang atau jasa yang sesuai–yang jika tidak bisa dikembalikan. Selain itu juga dapat membantu mereka melacak dan merekam pengeluaran.
(Baca: Apa Itu Invoice? Ini Definisi, Fungsi, Hingga Cara Mengelolanya)
Penggunaan aplikasi invoice membawa keuntungan bagi penjual dan pembeli. Sebuah riset, misalnya, menyebut penerapan aplikasi invoice meningkatkan kepatuhan pembayaran. Pelunasan tepat waktu dari pembeli tentu saja berperan penting menjaga arus kas perusahaan tetap lancar.
Tentu saja kelebihan lain adalah penjual tak perlu repot-repot memikirkan bagaimana cara membuat invoice. Pembuatan secara manual mungkin berpotensi tidak lengkap mengingat begitu banyak elemen yang perlu dicatat, dari mulai nomor invoice, detail barang, sampai syarat dan ketentuan. Belum lagi soal desain.
Dengan aplikasi invoice, penjual tinggal mengisi berbagai data tersebut dan invoice pun siap dikirim.
Ini belum termasuk penghematan yang muncul. Riset di Australia menyebut untuk mengelola satu invoice tercetak bisnis rata-rata menghabiskan uang 30 dolar (untuk cetak dokumen, membayar ongkos kirim, dan sebagainya), sementara menggunakan e-invoice hanya satu pertiganya.
Adanya aplikasi invoice juga menghemat waktu dan uang pembeli. Ingat bahwa kadang bisnis harus berurusan dengan ratusan invoice yang harus dibayar. Mengurusnya secara manual tentu memakan waktu dan lebih banyak tenaga kerja.
Di bagian bawah nanti akan kita saksikan bagaimana persisnya aplikasi invoice memudahkan proses pembayaran.
(Baca: 6 Contoh Invoice yang Perlu Anda Ketahui dan Templatnya)
Ada banyak aplikasi invoice di pasaran. Maka pertanyaannya kemudian adalah, bagaimana cara memilih yang terbaik. Tentu akan buang-buang waktu dan uang jika menjajal satu per satu.
Berikut beberapa pertimbangan ketika memilih aplikasi invoice:
Semakin banyak fitur tidak secara otomatis membuat aplikasi invoice menjadi lebih baik. Semua harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Percuma, bukan, jika ada fitur menarik tapi ternyata tak dipakai?
Aplikasi invoice dapat dikatakan baik jika ia terintegrasi dengan perangkat lunak lain, dan yang paling penting adalah perangkat lunak akuntansi. Jadi setiap transaksi yang terjadi akan langsung tercatat. Anda akan kesulitan jika tidak demikian.
Aplikasi invoice harus mudah digunakan hanya dengan dipelajari sebentar. Tentu ini penting karena percuma saja menggunakan alat bantu tapi ternyata tidak mempermudah semua. Pastikan juga ia bisa diakses lewat ponsel.
Memang ada aplikasi invoice yang gratis. Tapi biasanya fiturnya sangat terbatas. Karena itu pilih saja yang berbayar. Tapi, bisnis harus memastikan biaya yang dikeluarkan untuk aplikasi masuk akal dengan anggaran yang tersedia.
(Baca: 10 Alasan Kenapa Bisnis Anda Butuh Software Invoice Management)
Spenmo adalah salah satu aplikasi invoice yang memiliki semua kriteria di atas dan sangat direkomendasikan bagi Anda yang tak ingin repot mengurus faktur-faktur yang masuk.
Bagaimana persisnya cara kerja aplikasi invoice yang satu ini? Secara garis besar hanya terdiri dari dua langkah.
Pertama, unggah invoice ke dasbor Spenmo. Invoice yang diunggah dapat berbentuk foto, e-invoice, atau file XLSX–untuk pembayaran massal. Pengunggahan dapat dilakukan sekaligus, mau satu atau seribu tak jadi masalah.
Pihak yang berwenang kemudian akan mendapat notifikasi dan bisa langsung menyetujui pembayaran.
Tahap kedua tak lain adalah pembayaran. Setelah faktur diunggah, aplikasi invoice yang satu ini akan memindainya, mengekstrak datanya, kemudian melakukan pembayaran secara otomatis–baik ke dalam atau luar negeri.
Dengan cara ini, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses pembayaran dapat berkurang sampai 80 persen sebab menghilangkan pekerjaan seperti input data secara manual–yang tentu saja rentan kesalahan.
Dana akan sampai pada hari kerja yang sama untuk pembayaran lokal, dan 1-5 hari kerja untuk pembayaran internasional. Status pembayaran ini juga bisa dipantau lewat dasbor.
Aplikasi invoice ini terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi. Jadi semua transaksi di atas akan langsung direkonsiliasi di pembukuan perusahaan.
Bukan hanya invoice, Spenmo pada dasarnya adalah perangkat lunak yang memungkinkan semua jenis pembayaran lebih mudah dilakukan. Dengan kartu korporat–berbentuk fisik dan virtual–misalnya, pembayaran biaya perjalanan, iklan, dan lain-lain juga lebih mudah. Overbudget juga bisa dihindari karena pembatasan dilakukan di awal oleh yang berwenang.
Semua ini bisa dinikmati dengan biaya berlangganan yang terjangkau.
Memilih aplikasi invoice tak bisa sembarangan. Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan betul. Meski begitu, di masa sekarang, ketika semua dituntut untuk cepat, menggunakan aplikasi invoice bukan lagi sebuah pilihan bagi bisnis apa pun, tapi sudah merupakan kewajiban.
Telah kita bahas di atas mengapa demikian. Aplikasi invoice mempercepat keluarnya faktur yang meningkatkan kepatuhan pembayaran. Aplikasi invoice juga mempercepat pembeli melunasi tagihannya. Tak perlu lagi berhadapan dengan setumpuk dokumen yang harus diselesaikan secara manual.
Waktu yang dihemat dengan aplikasi invoice bisa dipakai untuk hal lain yang lebih produktif.
Purchasing adalah kegiatan yang pasti ada dalam sebuah bisnis. Ia berbeda dengan procurement. Pahami semua aspeknya agar tak keliru.
Biaya variabel adalah biaya yang besarnya berubah-ubah tergantung tingkat produksi. Pahami komponen dan rumus menghitungnya lewat artikel ini.
BOP adalah pengeluaran yang tidak terkait langsung dengan proses produksi tapi tetap penting dipahami. Berikut contoh dan cara menghitungnya.