Aplikasi gaji karyawan adalah komponen penting dalam operasi usaha. Pastikan memilih aplikasi yang tepat agar manfaatnya bisa maksimal.
Penggajian karyawan adalah bagian dari kegiatan bisnis yang sangat vital. Pengusaha harus membayar gaji karyawan dengan akurat dan tepat waktu untuk menghindari turunnya moral, kinerja yang buruk, dan kemungkinan masalah hukum serta reputasi. Salah satu cara menghindari risiko usaha ini adalah penggunaan aplikasi gaji karyawan.
Aplikasi gaji karyawan bisa menjadi solusi bagi entitas usaha yang telah memiliki tanggung jawab terhadap karyawan. Dengan aplikasi ini, pengusaha bisa menjalankan sistem penggajian secara lebih efisien, praktis, dan akurat. Cara pemberian gaji manual dengan uang tunai sebaiknya tidak menjadi pilihan karena rentan terhadap kekeliruan dan banyak masalah lain yang terkait dengan penggajian.
Makin berkembang suatu perusahaan, biasanya kebutuhan akan karyawan pun makin bertambah. Dari yang belum punya karyawan, jadi ada satu atau dua yang membantu penjualan. Dari yang cuma punya lima karyawan, bertambah lima lagi jadi sepuluh. Dalam situasi demikian, aplikasi gaji karyawan adalah solusi bagi pengusaha untuk menangani urusan penggajian yang kompleks.
Aplikasi gaji pegawai dapat mengotomatisasi proses pembayaran gaji yang dihitung secara harian atau bulanan untuk pegawai dengan status lepas, kontrak, ataupun tetap. Aplikasi ini menggunakan teknologi untuk mengolah data penggajian karyawan hingga menyalurkan gaji ke rekening tiap karyawan secara rutin dengan tetap mematuhi peraturan pemerintah tentang gaji atau upah yang merupakan hak pekerja yang mesti dipenuhi pengusaha sesuai dengan Undang-Undang Cipta Kerja.
Aplikasi gaji karyawan makin menjadi komponen penting dalam sistem manajemen sumber daya manusia yang multifungsi dan terintegrasi. Dibanding sistem penggajian manual, software penggajian secara signifikan dapat mempercepat proses penyaluran gaji sembari mengurangi kesalahan dan memungkinkan manajer untuk menyesuaikan gaji yang diterima masing-masing karyawan.
Fungsi standar pada sebagian besar sistem aplikasi penggajian karyawan mencakup penghitungan potongan wajib ataupun tidak wajib secara otomatis. Misalnya pajak, asuransi, dan iuran pensiun. Software ini juga umumnya dapat memproses pengiriman gaji secara langsung dan otomatis sesuai dengan tanggal gajian yang telah ditetapkan. Dengan sejumlah fitur tersebut, aplikasi gaji karyawan adalah salah satu alat terpenting dalam operasi perusahaan.
Aplikasi gaji karyawan mengotomatisasi setiap tahap dalam proses penggajian bagi perusahaan kecil hingga korporasi raksasa. Jika tanpa teknologi otomatisasi, seluruh proses itu mesti dikerjakan secara manual sehingga memakan banyak waktu, tenaga, dan biaya. Selain itu, kesalahan sangat mudah terjadi karena berbagai faktor, khususnya yang terkait dengan faktor manusia.
Gaji adalah hal yang sensitif dalam perusahaan mana pun. Ketika ada kesalahan sekecil apa pun, dampaknya bisa amat panjang. Maka pengusaha wajib memastikan proses penggajian berjalan dengan lancar dan sempurna tanpa kekeliruan. Umumnya, kekeliruan terjadi dalam hal:
Adapun faktor penyebabnya bisa bermacam-macam. Misalnya data pegawai belum ter-update padahal sudah berstatus tetap sehingga jumlah gaji masih mengacu pada data sebelumnya ketik yang bersangkutan masih menjadi pegawai kontrak. Bahkan kesalahan mendasar seperti salah memasukkan angka dapat terjadi dan menyebabkan problem serius. Terlebih bila bukan hanya satu-dua pegawai yang terkena dampak kesalahan itu.
Banyak pengusaha yang menggunakan aplikasi gaji karyawan karena membantu perusahaan untuk:
Aplikasi gaji karyawan dapat dihubungkan dengan berbagai sistem kepegawaian, termasuk sistem presensi yang umumnya menjadi salah satu dasar penggajian. Dengan begitu, informasi yang berasal dari sistem itu dan digunakan sebagai dasar pemberian gaji dapat diolah secara otomatis. Selain gaji pokok, bonus, tunjangan, potongan, dan komponen gaji lainnya dapat dihitung dengan lebih cepat dan tepat.
Slip gaji harus diberikan kepada karyawan bersamaan dengan pembayaran gaji tiap bulan. Slip gaji konvensional diberikan dalam bentuk kertas yang berisi rincian serta total gaji yang diterima dan potongannya. Kadang terjadi ketidaksinkronan angka antara slip gaji dan jumlah uang yang ditransfer kepada karyawan. Akibatnya, karyawan itu bingung menentukan mana yang semestinya menjadi acuan. Masalah ini bisa ditanggulangi bila menggunakan aplikasi gaji pegawai karena akurasinya dapat lebih dipastikan. Selain itu, slip gaji bisa diberikan ke karyawan dalam format digital tanpa perlu dicetak sehingga pengeluaran untuk mencetak slip gaji bisa dihilangkan.
Aplikasi gaji umumnya dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain yang digunakan untuk menunjang operasi perusahaan. Integrasi ini membuat pekerjaan lain yang berkaitan dengan penggajian bisa turut diotomatisasi. Misalnya pencatatan pengeluaran berupa gaji yang merupakan biaya tetap dalam jurnal akuntansi perusahaan.
Dengan adanya fitur otomatisasi dalam aplikasi gaji karyawan, beban kerja pegawai yang mengurusi gaji akan berkurang. Artinya, pegawai tersebut memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan pekerjaan lain alih-alih menghabiskan waktunya untuk menangani penggajian.
Pengusaha wajib mematuhi segala aturan yang berkaitan dengan dunia usaha. Salah satunya tentang penggajian dan perpajakan. Gaji adalah hak karyawan yang mutlak. Adapun pemerintah mewajibkan pungutan pajak penghasilan serta iuran jaminan kesehatan dan ketenagakerjaan. Bila memakai aplikasi gaji karyawan, hak dan kewajiban itu dapat dipastikan terlaksana sesuai dengan aturan.
Dalam aplikasi penggajian karyawan, data umumnya disimpan dalam cloud dengan password yang bisa diakses oleh siapa pun yang berwenang dan di mana pun dengan Internet. Jadi siapa saja yang membutuhkan data tersebut tak perlu repot menghubungi dan meminta persetujuan dari orang per orang ketika hendak mengaksesnya.
Photo by: Mohamed Hassan
Ada segudang aplikasi gaji karyawan yang tersedia di pasar saat ini. Berikut ini tips umum memilih aplikasi yang baik:
Aplikasi gaji karyawan yang hendak dipakai sebaiknya bisa diintegrasikan atau punya fitur integrasi dengan aplikasi atau software lain yang telah atau akan digunakan. Misalnya dengan software akuntansi atau sumber daya manusia. Dengan begitu, manfaat aplikasi itu bisa dimaksimalkan.
Terlepas dari skala usaha yang sedang dijalankan saat ini, selalu ada kemungkinan pengembangan yang membutuhkan perekrutan karyawan baru. Bila menjalankan UMKM, sebaiknya pilih aplikasi yang bisa digunakan untuk usaha berskala kecil tapi dapat dipakai pula ketika usaha kian berkembang kelak.
Ini fitur yang amat penting dalam usaha yang menggunakan berbagai software dalam operasionalnya. Adanya fitur konversi data dari aplikasi gaji pegawai akan memudahkan migrasi dan konversi data ke aplikasi atau software baru sehingga tidak ada data penting yang hilang.
Aplikasi gaji karyawan berbasis cloud akan sangat memudahkan urusan penggajian dan pengelolaan data karyawan, terutama bila usaha telah memiliki sejumlah cabang atau dijalankan dari kota lain. Aplikasi berbasis cloud juga tak memerlukan update manual dengan membeli aplikasi versi baru, tapi bisa secara langsung menggunakan Internet.
Data karyawan yang dipakai dalam sistem penggajian bersifat rahasia. Jadi penyedia aplikasi gaji pegawai mestilah dapat memastikan perlindungan dari risiko pencurian data.
Aplikasi dengan biaya transparan harus ada dalam daftar pilihan. Jangan sampai ketika sudah bayar pertama kali, lalu ternyata ada biaya tambahan yang mesti dilunasi bila harus memakai fitur tertentu.
Esensi software gaji karyawan adalah memudahkan pekerjaan. Karena itu, aplikasi yang baik adalah yang mudah digunakan. Kemudahan ini diperlukan terutama bila pegawai yang bertugas menangani penggajian belum familier dengan penggunaan teknologi.
Itulah sekilas mengenai aplikasi gaji karyawan, manfaat, dan cara memilihnya. Satu hal yang penting saat akan memilih aplikasi yang akan diterapkan dalam perusahaan adalah pengusaha mesti memahami dulu kebutuhan usahanya terkait dengan penggajian. Misalnya jumlah karyawan yang perlu digaji, rekening bank yang digunakan, dan skala usaha yang dijalankan. Pastikan aplikasi yang dipakai sesuai dengan kebutuhan tersebut.
Sebagai contoh, ada Spenmo yang memiliki fitur pembayaran tagihan. Platform manajemen pengeluaran ini menawarkan sistem payroll gratis dan konfidensial untuk membayar gaji karyawan domestik ataupun internasional. Transfer gaji ke rekening bank karyawan yang berbeda-beda juga dapat dilakukan dengan sekali klik. Selain itu, terdapat fitur integrasi dengan software akuntansi untuk memudahkan pencatatan laporan.
Pengusaha sebaiknya mempertimbangkan aplikasi gaji karyawan sebagai sistem penunjang operasi perusahaan yang utama. Penggunaan aplikasi ini akan sangat memudahkan pengelolaan usaha sekaligus menghindarkan perusahaan dari risiko penurunan performa pegawai hingga masalah hukum.
Aplikasi payroll berbasis web adalah jawaban jika ingin bebas dari kerumitan penggajian pegawai. Kenali aplikasi ini dan keunggulannya.
Aplikasi pembayaran mempermudah urusan finansial bagi UMKM. Bagaimana memilih aplikasi terbaik?
Aplikasi pencatat pengeluaran bisnis memberi manfaat besar untuk perkembangan usaha. Sudah tahu apa saja ciri aplikasi yang mumpuni?