Manajemen Pengeluaran
Panduan Membuat Sistem Pembayaran Invoice untuk Startup
Perusahaan skala apa pun, termasuk startup, perlu membuat sistem pembayaran invoice. Berikut panduan ringkasnya.
Apa itu PO alias purchase order? Apa manfaatnya? Kapan ia dikeluarkan? Berikut penjelasan beserta contohnya.
Salah satu singkatan yang lazim muncul ketika bertransaksi adalah “PO”. Apa itu PO? Umumnya ia merujuk pada tiga hal: pertama, pay-out; kedua, pre order; dan yang terakhir adalah purchase order. Pengertiannya tentu berbeda-beda. Ada yang mungkin familier dengan satu istilah tapi tidak dengan istilah lain.
Adapun artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut istilah ketiga. Memaham purchase order penting sebab dengan menggunakannya ada berbagai manfaat dapat dirasakan oleh pebisnis. Salah satu yang paling jelas adalah ia dapat meminimalkan risiko penipuan. Berikut pembahasan lengkapnya.
Apa Itu PO?
Secara harfiah atau diartikan langsung dari bahasa Inggris, purchase order berarti ‘pesanan pembelian’. Bentuknya tidak lain adalah dokumen yang, karena bermakna ‘pesanan pembelian’, dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual. Apa saja yang bisa dipesan tentu saja tergantung produk-produk yang ditawarkan si penjual.
Jadi, apa itu PO? Ringkasnya ia adalah dokumen komersial dan penawaran resmi pertama yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual. Dengan kata lain, ia berbeda dengan invoice atau faktur yang biasanya dibuat penjual kepada pembeli.
Menurut analisis dari Fredrik J. Pinakunary Law Office, karena merupakan dokumen penawaran, purchase order adalah bagian dari proses negosiasi. Penawaran ini akan melahirkan kesepakatan yang mengikat dan melahirkan hak dan kewajiban hanya jika disetujui penjual. Agar perjanjian semakin kuat, menurut artikel Hukum Online, para pihak sebaiknya membubuhkan tanda tangan pada dokumen asli meski dalam praktiknya bisa saja PO dikirim sebagai dokumen digital.
Memahami apa itu PO penting salah satunya karena hak dan kewajiban tersebut. Patut digaris bawahi bahwa kedua belah pihak dapat mengajukan gugatan jika kewajiban partner mereka tak terpenuhi. Adapun kewajiban pembeli adalah melakukan pembayaran, sementara penjual harus menyerahkan barang setelah pembayaran.
Perlu juga diketahui bahwa purchase order itu berlaku untuk satu transaksi; tak bisa terus-menerus. Maksudnya, jika untuk transaksi pertama penjual sepakat memenuhi permintaan, bukan berarti secara otomatis mereka juga menerima purchase order untuk transaksi berikutnya. Dengan kata lain, harus ada kesepakatan ulang.
Alur Pemesanan Menggunakan PO
Agar semakin memahami apa itu PO, di bawah ini akan dibahas alur pemesanan perusahaan. Memang mungkin tidak akan sama persis di semua perusahaan, namun secara garis besar tetaplah serupa.
1. Daftar permintaan barang keluar
Divisi purchasing biasanya akan menerima surat permintaan barang dari divisi yang membutuhkan. Yang paling umum tentu saja divisi produksi. Isinya jenis barang dan jumlah yang dibutuhkan.
2. Pemilihan supplier
Divisi purchasing kemudian akan melihat siapa supplier yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Umumnya mereka telah memiliki daftarnya berdasarkan transaksi sebelumnya atau dari sumber-sumber lain.
3. Pengajuan daftar penawaran harga
Divisi purchasing akan membuat surat tentang barang-barang yang hendak dipesan. Surat tersebut, apa itu PO? Bukan. Itu adalah surat yang meminta supplier mencantumkan harga terhadap barang-barang yang dipesan.
4. Seleksi supplier
Surat permintaan penawaran yang dibuat di tahap ketiga itu bukanlah PO karena tujuan dari surat sekadar agar perusahaan bisa memilih supplier yang tepat berdasarkan harga yang mereka ajukan.
5. PO dikeluarkan
Pada tahap inilah PO baru keluar ke supplier yang telah ditentukan.
Tahap selanjutnya terkait apa yang dilakukan supplier. Hal ini juga perlu diketahui agar semakin memahami apa itu PO. Kegiatan-kegiatan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
6. Supplier meninjau pesanan
Supplier haruslah memeriksa kembali apakah mereka mampu memenuhi pesanan pada waktu yang dibutuhkan atau tidak.
7. Pesanan disetujui
Jika supplier menyetujui pemesanan, maka mereka harus memberitahukannya ke pemesan dengan mengirimkan salinan PO. Pada tahap ini kontrak telah terjalin dan mengikat secara hukum.
8. Memenuhi pesanan
Supplier bertanggung jawab memenuhi pesanan sesuai kesepakatan. Tahap ini juga termasuk pengiriman invoice atau faktur ke pihak pemesan.
(Baca: Apa Itu Invoice? Ini Definisi, Fungsi, Hingga Cara Mengelolanya)
9. Pembayaran
Tahap terakhir tidak lain pembayaran sesuai syarat yang disepakati kedua belah pihak (apakah, misalnya, lewat transfer atau tunai).
Setelah barang dikirim, penjual akan mengirimkan invoice untuk pembeli membayarkan uang sesuai dengan harga barang yang dikirimkan. Di fase inilah, keberadaan aplikasi pembayaran akan amat membantu pembeli dalam memproses invoice tersebut.
Jika PO yang dikirim hanya sedikit, invoice yang datang pun hanya sedikit sehingga dapat diproses secara manual. Namun, jika PO yang dibuat ratusan hingga ribuan, maka invoice yang masuk banyak pula, sehingga akan memudahkan jika pembeli memiliki platform pembayaran seperti yang ditawarkan oleh Spenmo.
Platform pembayaran Spenmo membantu memindai invoice dan mengubahnya ke bentuk digital. Kemudian, pembeli dapat dengan mudah melakukan pembayaran ke penjual dengan rekening bank yang berbeda di dalam satu dashboard, tanpa perlu log in ke banyak akun bank yang berbeda-beda.
Contoh Dokumen PO
Apa itu PO dan bagaimana cara kerja PO sudah dijelaskan. Kini saatnya membahas struktur dokumen PO itu sendiri. Dalam hal ini, sekali lagi, tidak ada format baku. Masing-masing perusahaan memiliki format yang berbeda. Namun secara umum apa itu PO haruslah memuat informasi sebagai berikut:
1. Header
Di bagian ini harus tercetak kata “Purchase Order” yang menunjukkan jenis dokumen itu dengan jelas. Juga berisi nama perusahaan pembeli, alamat, nomor dan tanggal.
2. Informasi penjual
Bagian ini berisi keterangan penjual, termasuk mulai nama serta alamatnya.
3. Tujuan pengiriman
Seksi ini menerangkan ke mana pesanan harus dikirim, bagaimana cara mengirimnya, dan hal-hal terkait lain.
4. Detail pesanan
Berisi nama atau deskripsi item, jumlah yang diminta, dan harga per unit
5. Ringkasan
Ringkasan biasanya terletak di kanan bawah dokumen. Isinya hal-hal terkait harga (dari mulai pajak, diskon, sampai terakhir jumlah tertagih).
Berdasarkan data-data di atas, contoh apa itu PO bisa berbentuk seperti ini:
Manfaat PO
Sekarang kita sudah tahu apa itu PO, bagaimana cara kerjanya, hingga contoh dokumennya. Apa yang belum dibahas lebih lanjut adalah manfaat purchase order itu sendiri.
Pada bagian atas telah disinggung sedikit bahwa PO memberikan perlindungan hukum atas transaksi. Sebab, ketika PO telah disepakati, maka kedua belah pihak telah terikat dalam hukum dagang dan harus melaksanakan kewajiban masing-masing.
Selain itu, manfaat lain dari apa itu PO adalah sebagai berikut:
1. Mendapat harga terbaik
Harga dalam mekanisme PO datang dari pembeli, lalu mereka menawarkannya ke supplier. Karena mereka akan memilih penjual yang sepakat dengan harga yang ditawarkan, maka tentu itu lebih menguntungkan. Dengan kata lain, bisa mendapatkan harga terbaik.
2. Mengamankan kesediaan barang
Ketika mengajukan PO, pembeli akan mendapatkan penjual yang sanggup memenuhi kebutuhan mereka. Si penjual akan menjaga barang pesanan sampai dikirim. Karena itu, dengan cara ini pembeli akan terhindar dari kekurangan stok.
3. Meminimalkan kesalahan pemesanan
Mengetahui apa itu PO berarti memahami bahwa dokumen itu juga bisa digunakan sebagai alat pengecekan, baik dari sisi pembeli (saat menerima barang) atau penjual (saat mengirim barang). Dengan demikian kesalahan saat transaksi bisa diminimalkan.
4. Pencatatan lebih mudah
Pada akhirnya PO mempermudah pencatatan inventaris dari sisi pembeli sebab tak perlu lagi mengecek kesediaan barang secara langsung. Pencatatan yang terkait dengan kegiatan akuntansi pun lebih mudah karena biasanya melibatkan lebih dari satu barang.
(Baca: 5 Manfaat Pengelolaan Invoice Otomatis untuk Bisnis)
Penutup
Demikianlah penjelasan ringkas tentang apa itu PO, bagaimana cara kerjanya, contoh dokumennya, hingga manfaat yang dapat dirasakan bisnis yang menerapkannya.
Perlu dicatat bahwa bukan berarti dengan sistem PO rantai produksi tidak akan lagi terganggu. Sebuah riset menyebut ada perusahaan yang menerapkan sistem ini namun tetap mengalami keterlambatan pengiriman barang dan pernah pula yang sampai tidak sama dengan yang dipesan. Untuk itu tetap perlu komunikasi yang intensif dengan pihak penjual. Jangan sampai setelah mengirim PO pembeli menjadi pasif dan sekadar menunggu barang dikirim.