Audit payroll penting terutama bagi UMKM agar keuangan tidak bocor. Sudah tahu cara melakukannya
Audit payroll adalah upaya memverifikasi pelaksanaan skema penggajian dalam bisnis untuk memastikan pembayaran karyawan telah dilakukan secara akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan ketentuan hukum. Pembayaran ini tidak hanya mencakup gaji rutin karyawan, tapi juga kompensasi lembur jika ada, pajak atas gaji dan upah, serta hak dan kewajiban lain perusahaan dalam kaitan dengan penggajian.
Audit payroll terdiri atas dua komponen utama, yakni:
Pengusaha harus melakukan audit payroll setidaknya setahun sekali supaya dapat menemukan dan memperbaiki masalah dalam sistem penggajian lebih cepat. Syukur-syukur bisa dua kali dalam setahun.
Untuk menjalankan audit ini, pengusaha dapat melakukannya sendiri atau mendelegasikan tugas kepada karyawan bagian akuntansi yang terpercaya. Namun UMKM yang belum memiliki sumber daya manusia yang memadai bisa menggunakan jasa kantor akuntan eksternal dengan menyiapkan anggaran khusus.
Audit sistem penggajian mesti dilakukan secara berkala agar bisa mendapat peringatan lebih cepat bila ada kesalahan. Audit internal ini juga menjadi langkah antisipasi terhadap audit eksternal atau pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak luar, misalnya otoritas pajak. Jika kesalahan baru ditemukan dalam audit eksternal, ada risiko perusahaan mengalami masalah lebih besar.
Kesalahan dalam sistem payroll lazim didapati, terutama dalam UMKM yang tengah dalam proses merintis bisnis. Yang pasti, baik UMKM maupun perusahaan besar bisa memperoleh manfaat besar dari audit payroll rutin, terutama UMKM. Association of Certified Fraud Examiners dalam risetnya pada 2020 menemukan bahwa fraud alias penipuan payroll dua kali lebih mungkin terjadi pada UMKM ketimbang perusahaan besar.
(Baca: Payroll Adalah: Ketahui Seluk-Beluknya dalam Dunia Usaha)
Audit internal terhadap sistem penggajian perusahaan biasanya berlangsung dalam beberapa pekan jika dilakukan sendiri. Terutama bila roda usaha sedang berputar kencang.
Audit bisa lebih cepat jika sistem penggajian, dari pencatatan hingga pencairan gaji, sudah rapi. Ini terutama jika perusahaan menggunakan perangkat lunak atau software payroll yang memiliki fungsi otomatisasi secara digital. Penggunaan software juga dapat mengurangi risiko kesalahan yang lebih mungkin terjadi jika penggajian masih menggunakan sistem manual.
Ada setidaknya tiga alasan kenapa audit internal terhadap sistem penggajian perusahaan itu penting:
Fraud sangat berpotensi terjadi dalam bisnis yang tak menjalankan audit secara rutin dan detail. Penipuan oleh pihak internal ini jelas mendatangkan kerugian bagi bisnis, atau setidaknya menggoyang usaha yang tengah berjalan. Anda sebagai pemilik bisnis dapat mencegah fraud dengan mengumumkan kepada karyawan bahwa ada audit berjalan setiap 6 atau 12 bulan sekali. Dengan adanya pengumuman ini, karyawan akan berpikir ulang bila hendak melakukan penipuan.
Dalam audit wajar bila menemukan kekeliruan. Yang menjadi masalah adalah bila kekeliruan itu terjadi karena adanya faktor kesengajaan. Tugas berikutnya setelah audit adalah mencegah kekeliruan serupa terjadi lagi di kemudian hari. Artinya, pemilik bisnis mesti merancang strategi pencegahan berdasarkan temuan dari audit itu.
Kekeliruan dalam sistem payroll yang ditemukan sejak dini berarti ada waktu dan peluang lebih banyak untuk memperbaikinya. Jika terlambat menemukan, bisa-bisa masalah justru menumpuk dan sulit diurai satu demi satu hingga pada gilirannya mempengaruhi jalannya usaha.
Bagian tak terpisahkan dari proses audit payroll adalah membandingkan sistem penggajian usaha yang dilakoni dengan peraturan pemerintah, baik pemerintah daerah maupun pusat.
Kebijakan tentang gaji, upah, dan pajak bisa berubah dari waktu ke waktu. Karena itu, penting untuk selalu mengikuti perkembangan hukum ini dan mencocokkannya dengan kebijakan perusahaan. Jika menemukan ketidakcocokan, otoritas berwenang bisa menjatuhkan hukuman yang merugikan usaha.
Orang yang melakukan audit penggajian dalam bisnis haruslah seorang akuntan alias karyawan yang menguasai akuntansi. Siapkan semua data yang dibutuhkan serta checklist yang akan digunakan untuk menjalankan audit. Berikut ini tahap melakukan audit payroll:
Cek apakah semua orang di daftar gaji adalah benar-benar karyawan perusahaan dan jumlah gaji mereka sudah benar pula. Banyak skema penipuan dalam sistem penggajian yang menggunakan karyawan palsu. Artinya, administrator penggajian menambahkan karyawan yang sebetulnya tak ada dan menyalurkan gaji ke kantong sendiri.
Administrator penggajian mungkin mengubah jumlah gaji atau jam kerja mereka sendiri atau karyawan lain agar mendapat gaji lebih besar dari yang seharusnya. Konfirmasikan data jumlah gaji dan jam kerja dengan bukti seperti presensi atau daftar jam kedatangan dan kepulangan karyawan tiap hari serta slip gaji untuk setiap periode pembayaran.
Periksa variabel yang dibayarkan dalam setiap periode. Variabel ini terpisah dari upah atau gaji reguler dan jumlahnya bisa berbeda dalam setiap periode pembayaran gaji. Pastikan variabel yang diterima karyawan sudah sesuai. Contoh variabel antara lain bonus dan komisi alias insentif yang diberikan untuk menunjang prestasi karyawan.
Sistem penggajian dalam setiap usaha berbeda-beda, tapi ada satu siklus yang tetap dalam sistem tersebut. Misalnya pembayaran gaji tiap bulan, berarti dalam setahun ada siklus 12 kali pembayaran gaji. Bila ternyata ada 13 kali penggajian, misalnya, periksa lebih lanjut. Mungkin saja ada pembayaran variabel di luar siklus dan hal ini wajar. Tapi bisa jadi ketidaksengajaan administrator yang membayarkan gaji dua kali untuk satu periode.
Dalam audit payroll, ini tahap yang paling lama tapi sekaligus terpenting. Rekonsiliasi penggajian berarti membandingkan catatan penggajian dengan buku besar. Pastikan mengecek satu per satu catatan dengan akurat. Proses ini akan jauh lebih singkat dan mudah bila memiliki software akuntansi dan penggajian yang terintegrasi.
Tak hanya dengan buku besar, catatan penggajian mesti dibandingkan dengan formulir pajak yang sesuai. Perbandingan ini penting untuk memastikan tidak ada kurang bayar ataupun kelebihan bayar pajak. Pada tahap ini, Anda bisa sekaligus mencari apakah ada kewajiban perpajakan terkait dengan penggajian yang belum dibayar.
Sistem penggajian atau pengupahan di suatu perusahaan tunduk pada aturan pemerintah daerah ataupun pusat yang berkaitan. Pastikan sistem yang Anda jalankan telah sesuai dengan aturan itu, termasuk soal jumlah minimum dan pemotongan wajib seperti untuk BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Dalam tahap terakhir ini, dokumentasikan semua kesalahan yang teridentifikasi dalam audit. Catat juga langkah perbaikan yang telah dilakukan dan strategi apa yang akan diambil untuk mencegah kesalahan serupa.
Audit payroll sangat penting dalam menguatkan posisi perusahaan baik secara finansial maupun legal. Dengan audit rutin, Anda dapat menerapkan sistem payroll yang lebih efisien dan mengurangi risiko kerugian akibat beban biaya yang semestinya bisa dihindari. Audit akan lebih mudah dijalankan bila bisnis Anda memanfaatkan teknologi digital atau software akuntansi dan payroll yang terintegrasi dalam manajemen pengeluaran.
Salah satunya adalah Spenmo. Spenmo memiliki fitur pembayaran yang mempermudah transfer dana untuk kebutuhan pembayaran invoice, sampai pembayaran fee dan payroll karyawan.
(Baca: 8 Ciri Software Payroll Indonesia Terbaik untuk Bisnis)
Pengusaha harus tahu kelebihan dan kekurangan reimbursement sebelum membuat kebijakan. Ketahui pula alternatifnya demi kelancaran usaha.
Open door policy bisa berkontribusi terhadap kemajuan usaha dengan pemberdayaan karyawan. Apa saja kelebihan dan manfaatnya?
Kepuasan kerja karyawan penting bagi perusahaan. Ketahui apa saja komponennya dan cara mewujudkannya.