Mengenal Analisis SWOT, Kunci Kemajuan Usaha

Tujuan seseorang mendirikan usaha tentunya menjadikan usaha itu berkembang pesat dan mendatangkan profit semaksimal mungkin. Untuk mencapai tujuan itu, harus ada strategi yang mesti dimatangkan dan dieksekusi. Salah satu cara merancang strategi yang matang dan dapat diterapkan adalah memakai analisis SWOT.

Apa Itu Analisis SWOT?

Menurut Investopedia, analisis SWOT adalah kerangka kerja yang digunakan untuk menilai posisi kompetitif perusahaan dan mengembangkan perencanaan strategis. SWOT adalah kependekan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), threats (ancaman).

Tujuan analisis SWOT adalah mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang relevan dengan ancaman dan peluang dalam situasi tertentu. Dalam analisis ini akan tergambar informasi mengenai faktor internal dan eksternal perusahaan yang mempengaruhi atau mungkin berdampak pada kelangsungan bisnis. Kekuatan dan kelemahan adalah faktor internal sehingga bisa dikendalikan secara langsung oleh pihak-pihak dalam perusahaan. Sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor eksternal yang hanya bisa diantisipasi dan direspons oleh perusahaan.

Analisis SWOT adalah buah karya Albert Humphrey pengusaha dan konsultan manajemen asal Amerika Serikat yang dihasilkan lewat riset terhadap perusahaan yang masuk daftar Fortune 500. Analisis ini menjadi alat perancangan strategi bisnis yang diterima secara luas karena sederhana dan berfokus pada isu-isu penting yang memang mempengaruhi suatu usaha.

(Baca: Panduan Spend Analysis: Definisi Hingga Manfaatnya dalam Bisnis)

Manfaat Analisis SWOT

Terdapat setidaknya enam manfaat penggunaan analisis SWOT dalam mengelola usaha, yaitu:

1. Dapat diterapkan siapa pun dan kapan pun

Analisis SWOT bersifat mendasar sehingga bisa diterapkan oleh perusahaan mana pun, baik besar maupun kecil, dan di sektor apa pun. Tidak ada hal-hal spesifik yang mengarah ke perusahaan jenis tertentu ataupun situasi tertentu.

2. Satu alat untuk menganalisis empat faktor

Banyak alat evaluasi yang memisah-misahkan faktor dalam analisis bisnis. Sedangkan SWOT bisa menyasar empat faktor sekaligus dalam satu analisis sehingga lebih efisien dalam hal biaya, tenaga, dan waktu.

3. Memperoleh data yang terintegrasi

Proses SWOT analisis memerlukan berbagai data terkait dengan bisnis yang dikelola. Maka dalam analisis bisa diperoleh data yang terintegrasi dan dapat dimanfaatkan secara terkoordinasi oleh divisi atau individu terkait yang memerlukannya.

4. Tak ada syarat khusus

SWOT tidak hanya bisa dipakai untuk bisnis, tapi juga individu. Karena itu, tak ada syarat khusus untuk melakukan analisis, misalnya harus sudah beroperasi dulu sekian tahun. Selama usaha itu telah berdiri, analisis SWOT bisa langsung dilakukan.

5. Mematangkan usaha dari dalam

Dari hasil identifikasi SWOT, pemilik usaha dapat mematangkan usahanya lewat koordinasi dan integrasi berbagai hal di dalamnya, dari unit bisnis, pegawai, hingga strategi bisnis. Kematangan ini ditandai dengan adanya komunikasi dan kerja sama yang baik untuk mencapai satu tujuan bersama.

6. Meneruskan yang baik, memperbaiki yang kurang

Gambaran SWOT perusahaan yang diperoleh dari analisis dapat membantu pemilik usaha dan pegawai dalam mengelola bisnis itu. Temuan yang dianggap baik akan diteruskan, sedangkan yang kurang mesti segera diperbaiki.

(Baca: Pemilik Bisnis Wajib Tahu, Ini 10 Perbedaan Capex dan Opex)

Siapa yang Harus Melakukan Analisis SWOT?

Untuk memperoleh hasil analisis SWOT yang kuat, pihak yang harus terlibat adalah pendiri serta pemilik usaha dan individu-individu yang memegang peran atau posisi penting dalam bisnis itu. Pemimpin perusahaan dan petinggi lain sudah tentu harus ikut serta. Demi mendapatkan hasil terbaik, libatkan pula orang-orang dari tiap divisi yang memiliki pandangan atau gagasan mengenai usaha yang dijalankan.

Orang-orang ini harus mengumpulkan dulu data SWOT yang akan dipresentasikan dan didiskusikan bersama. Mereka juga perlu menjaring ide dari anggota divisi masing-masing untuk dibawa ke rapat analisis. Bahkan bahan analisis bisa juga didapatkan dari saran dan kritik dari klien atau pelanggan.

Pastikan setiap individu yang terlibat dalam analisis memberikan pendapat atau menyumbangkan ide. Setiap pendapat dan ide itu penting untuk diketahui dan dibicarakan dalam analisis guna merumuskan strategi bisnis ke depan.

Photo by: Geralt[/caption]

Faktor dan Komponen Analisis SWOT

Faktor analisis SWOT ada dua, yakni internal dan eksternal. Tiap faktor ini terdiri atas dua komponen, yaitu kekuatan dan kelemahan sebagai faktor internal serta peluang dan ancaman sebagai faktor eksternal. Faktor dan komponen ini harus didiskusikan dalam rapat.

Faktor Internal

• Kekuatan adalah kemampuan atau karakteristik perusahaan yang bisa meningkatkan daya saingnya atas kompetitor.
• Kelemahan adalah kekurangan perusahaan dibanding kompetitor sehingga daya saingnya lebih rendah.

Faktor Eksternal

• Peluang adalah elemen eksternal yang membantu perusahaan menjalankan fungsinya dengan baik dan mampu meraih tujuan bisnis.
• Ancaman adalah faktor yang bisa menjadi penghalang bagi perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya sehingga tak bisa berkembang dengan baik.

Cara Membuat Analisis SWOT dan Contohnya

Tidak ada rumusan pasti untuk membuat analisis SWOT. Langkah berikut ini bisa menjadi referensi:

1. Tentukan tujuan spesifik

Saat mendirikan usaha, pastinya sudah ada tujuan yang hendak diraih. Tujuan ini bisa dalam jangka pendek, menengah, dan panjang. Tentukan dulu tujuan ini agar nanti bisa disandingkan dengan hasil analisis apakah sudah tepat atau perlu penyesuaian yang relevan.

2. Lakukan riset

Riset adalah aspek penting dalam analisis SWOT. Tiap individu dan divisi yang akan terlibat harus sudah menyiapkan data selengkap mungkin dari hasil riset itu. Misalnya soal industri, pasar, atau teknologi. Jangan lupa harus ada data juga tentang kompetitor.

3. Bikin daftar kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman

Dalam analisis, kumpulkan semua hal yang dipandang sebagai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman perusahaan. Daftar ini bisa berubah sesuai dengan hasil diskusi dan analisis. Untuk membantu membuat daftar, Anda bisa membuat daftar pertanyaan tentang tiap elemen SWOT itu. Inilah poin pokok analisis SWOT.

4. Buat prioritas setelah analisis

Begitu analisis selesai, buatlah daftar prioritas hal yang harus dikerjakan sesuai dengan komponen SWOT. Jadi ada empat daftar berisi rencana aksi untuk kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Prioritas ini penting agar perusahaan punya panduan jelas ihwal apa yang harus dilakukan sesuai dengan hasil analisis SWOT.

5. Kembangkan strategi

Berdasarkan daftar prioritas, kembangkan strategi untuk mewujudkan rencana aksi itu. Strategi inilah yang menjadi pegangan setiap individu dan divisi dalam perusahaan dalam bekerja guna mencapai tujuan bisnis.
Hasil analisis SWOT biasanya berupa matriks empat kolom yang menjelaskan masing-masing kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Contohnya:

Bagi para pengusaha, analisis SWOT sangat membantu merumuskan strategi bisnis yang disepakati bersama. Hasil analisis pun dapat dipakai untuk menemukan dan mengatasi segala hal yang berpotensi menghalangi upaya mencapai tujuan usaha sekaligus memanfaatkan kelebihan yang dimiliki perusahaan agar makin maju dan berkembang.

Selain strategi, pengelolaan keuangan yang baik juga menjadi kunci kemajuan bisnis. Salah satu caranya yakni dengan memanfaatkan teknologi. Salah satunya seperti yang ditawarkan fitur kartu virtual Spenmo. Kartu virtual ini berperan sebagai alat pembayaran untuk beragam pengeluaran perusahaan, sekaligu pelacak pengeluaran.

Dengan kartu virtual dari Spenmo, pemilik usaha bisa memantau pengeluaran tiap divisi, menentukan budget di tiap kartu, sampai membatasi limitnya, jika terjadi pemborosan. Bukan itu saja, pemilik usaha juga bisa mengetahui gambaran pengeluaran bulanan perusahaan tanpa perlu menunggu akhir bulan, lantaran informasi pengeluaran disajikan secara real time melalui dashboard Spenmo.