Accrued Payroll Adalah: Definisi dan Contohnya

Menurut Accounting Coach, accrued payroll adalah segala jenis pengeluaran terkait dengan payroll pegawai tapi belum dibayarkan. Contohnya antara lain gaji, upah, komisi, dan bonus. Dengan kata lain, accrued payroll merupakan utang pemilik usaha kepada pegawai atas pekerjaan yang dilakukan pegawai tersebut.

Agar lebih memahami apa itu accrued payroll, penting untuk mengetahui basis akuntansi akrual. Dengan basis ini, pelaku usaha dapat mencatat pengeluaran yang belum benar-benar terjadi atau belum ada kas yang keluar. Demikian pula sebaliknya. Misalnya klien membayar dengan cek, pemilik usaha dapat mencatat jumlah pembayaran itu dulu walau cek belum cair.

Metode ini berbeda dengan akuntansi berbasis kas, yang hanya mencatat jumlah uang yang sudah benar-benar masuk atau keluar. Pencatatan itu menjadi salah satu cara untuk melacak pengeluaran dan membantu menentukan rencana keuangan ke depan, termasuk lebih memahami liabilitas usaha dan memprediksi kondisi finansial pada periode selanjutnya.

Jenis Accrued Payroll Adalah

Bagi pemilik usaha, mencermati accrued payroll adalah kewajiban bila bisnisnya memakai akuntansi akrual. Terdapat beberapa jenis accrued payroll, misalnya:

1. Gaji dan upah

Sumber terbesar accrued payroll kemungkinan besar adalah gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawan. Anda harus memperhitungkan gaji dan upah terutang atas pekerjaan karyawan sebagai kewajiban hingga tiba hari gajian, ketika kewajiban itu menjadi pengeluaran. Penting bagi pemilik usaha untuk memahami besaran kewajiban ini dalam akuntansi akrual agar usaha tetap lancar.

2. Cuti berbayar

Jika ada kebijakan cuti berbayar untuk karyawan, ini juga harus dihitung dalam accrued payroll. Sebab, bahkan jika karyawan tidak mengambil cuti pada bulan tertentu, usaha Anda masih berutang kepada mereka senilai besaran cuti tersebut. Penting juga untuk menandai cuti berbayar di bawah accrued payroll jika seorang karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan. Dalam hal ini, Anda mungkin memiliki utang atas cuti berbayar kepada karyawan itu sebagai bagian dari gaji terakhirnya.

3. Pajak gaji

Pajak gaji adalah juga merupakan kewajiban bisnis. Saat menghitung biaya penggajian, pastikan juga untuk mencatat porsi anggaran penggajian Anda yang antara lain harus diarahkan ke pos:

• Pajak penghasilan
• Jaminan kesehatan sosial
• Pensiun

Sebagai pemberi kerja, biaya pajak gaji dan jumlah pemotongan menjadi tanggung jawab Anda. Sangat penting untuk memperhitungkan pajak gaji agar tetap mematuhi ketentuan perpajakan.

4. Bonus

Jika karyawan Anda menerima bonus, komisi, atau bentuk pembayaran lain selain biaya upah yang biasa, catat juga dalam accrued payroll.

(Baca: Payroll Adalah: Ketahui Seluk-Beluknya dalam Dunia Usaha)

Cara Menghitung Accrued Payroll

Mengetahui cara menghitung accrued payroll adalah tahap selanjutnya dalam pembahasan ini. Rumusnya secara umum adalah:

(Upah per jam x jam kerja) + (bonus + komisi + lembur) + (pajak gaji + pensiun dan asuransi) + (cuti berbayar)

1. Upah per jam x jam kerja

Hitung jumlah jam kerja karyawan, kemudian kalikan dengan upah per jam mereka. Hasilnya adalah jumlah total utang perusahaan kepada mereka untuk satu periode pembayaran. Sebaiknya bayar gaji dan upah karyawan secara teratur agar mereka tahu kapan menerima gaji dan Anda pun bisa lebih mudah menghitung gaji mereka secara berkala dalam satu periode pembukuan. Bila memakai gaji bulanan atau bukan per jam, berarti langsung hitung besaran gajin kotornya dalam satu bulan itu.

2. Bonus + komisi + lembur

Cermati masing-masing karyawan, apakah ada bonus, komisi, atau uang lembur yang mereka dapatkan untuk periode pembayaran tersebut. Bila ada, masukkan faktor itu ke accrued payroll. Bonus atau komisi yang diberikan langsung kepada karyawan tidak dihitung sebagai accrued payroll.

3. Pajak gaji + pensiun dan asuransi

Jumlah gaji karyawan masih harus dipotong pajak penghasilan sesuai dengan aturan perpajakan. Perusahaan berlaku sebagai pemotong pajak itu. Perusahaan juga mesti memperhitungkan dana pensiun dan asuransi kesehatan bagi karyawan dalam payroll.

4. Cuti berbayar

Jika ada karyawan yang berhak mendapat cuti berbayar, tambahkan ke penghitungan accrued payroll untuk karyawan tersebut.

(Baca: 8 Ciri Software Payroll Indonesia Terbaik untuk Bisnis)

Implementasi Accrued Payroll

Lebih mudah memahami accrued payroll dengan melihat implementasinya dalam kegiatan usaha. Misalnya seorang karyawan mendapat gaji Rp 2.000.000 per bulan. Atas kinerjanya, dia berhak mendapat komisi Rp 1.000.000. Dia juga mendapat cuti berbayar Rp 150.000. Maka hitungan accrued payroll adalah:

Gaji kotor: Rp 2.000.000

Komisi: Rp 1.000.000

Pajak gaji, pensiun, dan asuransi: Rp 200.000 + Rp 100.000 + Rp 150.000

Cuti berbayar: Rp 150.000

Total accrued payroll: Rp 3.600.000

Setelah Anda menghitung accrued payroll untuk satu karyawan ini, ulangi proses yang sama untuk tiap karyawan atau pihak lain yang ada dalam daftar penggajian. Dengan begitu, akan didapatkan jumlah total accrued payroll untuk usaha Anda. Penghitungan accrued payroll yang cermat dan pencatatan yang rapi akan membantu usaha Anda terus berkembang.

Ada kalanya proses akuntansi dalam bisnis ini keliru karena faktor-faktor tertentu. Yang kerap terjadi adalah kesalahan akibat human error lantaran semua proses dilakukan secara manual. Ketika ada kekeliruan, dampaknya bisa sangat besar karena harus ditelusuri bagian mana yang salah dan kesalahan itu harus diperbaiki.

Bayangkan bila ada ratusan transaksi yang tercatat di buku besar dan satu per satu mesti dicermati untuk mengetahui apakah ada yang salah atau tidak. Belum lagi mesti mencocokkan catatan itu dengan bukti transaksi yang bisa jadi sudah hilang entah ke mana atau terselip di suatu tempat.

Guna mengantisipasi hal semacam ini, Anda dapat memanfaatkan software akuntansi yang terintegrasi dengan aplikasi manajemen pengeluaran. Dengan teknologi serba otomatis, Anda bisa lebih meminimalkan risiko kekeliruan yang lebih mungkin terjadi jika semua hal dilakukan secara manual.

Memastikan ketepatan accrued payroll adalah salah satu kegunaan software seperti ini, contohnya Spenmo. Sebagai solusi manajemen pengeluaran, Anda juga memperoleh bonus fitur lain selain payroll dari Spenmo, mulai dari fitur pembayaran invoice online, sistem reimburse dan persetujuan otomatis, kartu korporat, sampai utilisasi kartu kredit untuk pembayaran bisnis.

Otomasi proses payroll dan pembayaran bisnis lainnya dengan Spenmo. Dengan begitu, Anda dapat lebih fokus dalam menyusun strategi untuk perkembangan bisnis.