Accrued Expense Adalah: Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Perencanaan keuangan merupakan aspek penting dalam mendukung kesuksesan bisnis. Hal ini penting dilakukan agar aktivitas bisnis dapat berjalan mulus, dan bahkan berkembang di masa depan. Nah, salah satu medium yang bisa dimanfaatkan oleh pelaku bisnis untuk membuat perencanaan ini adalah laporan keuangan. 

Dalam laporan keuangan, banyak data dan informasi finansial yang bisa dijadikan dasar dalam melakukan proyeksi keuangan di masa depan. Mulai dari posisi kas perusahaan, transaksi bisnis, utang usaha atau account payable, piutang, hingga yang tak kalah penting accrued expense.

Sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan accrued expense? Dan bagaimana elemen ini dapat membantu Anda dalam melakukan manajemen keuangan? Mari simak ulasan lengkapnya berikut ini.

(Baca: Account Payable atau Utang Dagang: Definisi, Fungsi, dan Prosesnya)

Accrued expense adalah

Menurut Investopedia, accrued expense adalah istilah akuntansi yang mengacu kepada biaya atau beban yang diakui dalam laporan keuangan, tetapi belum dibayarkan.

Istilah accrued expense sering disebut juga sebagai beban yang masih harus dibayar atau beban akrual. Beban ini sudah diketahui oleh perusahaan dan diakui sebagai kewajiban lancar dalam neraca, tetapi transaksi pembayarannya belum dilakukan atau dijadwalkan terjadi di masa depan.

Karena pembayarannya belum dilakukan, angka beban akrual ini pada dasarnya adalah estimasi nilai beban yang masih harus dibayar oleh perusahaan. Jumlahnya bisa jadi lebih kecil atau lebih besar dari biaya sebenarnya yang dikeluarkan nanti. Akuntan akan melakukan penyesuaian entri di buku besar setelah transaksi pembayaran terjadi di akhir periode.

Meskipun masih berupa estimasi, accrued expense memiliki fungsi dan manfaat yang cukup besar bagi bisnis. Elemen ini dapat menjadi gambaran atau rujukan bagi Anda untuk mengetahui biaya dan kewajiban yang perlu dikeluarkan perusahaan dalam waktu dekat. Dengan begitu, Anda dapat mempersiapkan diri dan menyesuaikan strategi bisnis demi melunasi kewajiban tersebut.

(Baca: Apa Itu PO: Pengertian, Cara Kerja, Contoh, dan Manfaatnya)

Apa saja jenis biaya yang termasuk ke dalam accrued expense?

Beban akrual dicatat dalam pembukuan berdasarkan waktu transaksinya dalam periode tertentu, bukan saat pembayaran dilakukan. Beban ini mencakup sejumlah biaya, di antaranya:

1. Pembelian barang/jasa yang sudah diterima

Ketika perusahaan membeli barang atau jasa dari pihak vendor, maka biaya ini sudah diketahui oleh perusahaan sejak mengeluarkan PO atau purchase order. Saat barang atau jasa tersebut sudah diterima oleh perusahaan, maka biaya pembelian akan dimasukkan ke dalam beban yang masih harus dibayar oleh perusahaan, meskipun invoice belum ditagihkan.

Apabila perusahaan sudah menerima invoice dari vendor, maka biaya pembelian tersebut baru akan dimasukkan ke dalam account payable atau utang usaha.

2. Gaji atau upah karyawan

Umumnya, perusahaan akan membayar gaji karyawan di akhir bulan. Meski demikian, tak jarang periode pembukuan akuntansi berakhir sebelum tanggal pembayaran gaji atau upah tersebut. Jika seperti itu, maka perusahaan perlu memasukkan elemen gaji ke dalam beban yang masih harus dibayar dalam pembukuan saat ini.

3. Utang bunga dan pajak

Biaya yang perlu dikeluarkan perusahaan untuk bunga utang pinjaman maupun pajak juga termasuk ke dalam accrued expense. Kedua elemen biaya ini sudah dapat diestimasikan nilainya oleh perusahaan, meskipun pembayaran belum ditagihkan dan baru dilakukan di periode akuntansi selanjutnya.

4. Biaya dan beban lain

Selain tiga jenis pengeluaran di atas, beban akrual juga mencakup biaya-biaya lain, seperti sewa gedung atau kantor, biaya utilitas, biaya bonus dan tunjangan karyawan, dan sebagainya.

(Baca: Cara Menghitung Gaji Karyawan Menurut Statusnya)

Perbedaan accrued expense dan account payable

Sekilas, accrued expense dan account payable terlihat mirip. Meski keduanya sama-sama tercatat di bawah kewajiban lancar dalam neraca keuangan, tapi jangan salah, dua jenis beban ini tidaklah sama. 

Account payable atau utang usaha atau utang dagang adalah kewajiban perusahaan kepada pihak ketiga yang harus dibayarkan selama jangka waktu tertentu, biasanya tidak lebih dari enam bulan. Kewajiban ini muncul karena perusahaan melakukan pembelian atau purchase order untuk kebutuhan operasional.

Meski demikian, berbeda dengan beban akrual yang sudah diakui meskipun belum dibayar dan ditagihkan, utang usaha baru bisa mengakui transaksi bisnis jika sudah ada tagihan atau invoice dari vendor bersangkutan. Artinya, beban akrual masih mencerminkan angka estimasi biaya, sementara utang usaha sudah menunjukkan angka pasti biaya dari transaksi yang terjadi.

Saat barang atau jasa dari vendor sudah kita terima, maka transaksi ini akan langsung terhitung sebagai accrued expense. Namun setelah pihak vendor mengirimkan invoice atau tagihan, maka transaksi tersebut akan dipindahkan ke dalam account payable.

Accrued expense dalam akuntansi accrual basis

Accrued expense muncul karena penerapan metode akuntansi accrual basis atau basis akrual. Metode akuntansi ini mencatat penerimaan dan pengeluaran perusahaan berdasarkan waktu terjadinya transaksi, bukan ketika uang diterima atau dikeluarkan perusahaan.

Metode ini merupakan kebalikan dari metode akuntansi cash basis atau basis kas, di mana penerimaan dan pengeluaran perusahaan baru diakui dan dicatat dalam pembukuan setelah uang benar-benar berpindah tangan. Alhasil, catatan laba rugi tidak benar-benar mencerminkan kelangsungan kegiatan usaha perusahaan.

Kelemahan inilah yang bisa ditutupi oleh metode basis akrual. Dalam metode ini, beban akrual mencerminkan estimasi nilai kewajiban perusahaan yang harus dibayar dalam waktu dekat. Meski angka estimasi tersebut belum tentu sama persis, tapi paling tidak ini bisa memberikan gambaran kepada pelaku bisnis mengenai kondisi finansial perusahaan secara lebih menyeluruh.

Contoh kasus pencatatan accrued expense

Untuk memahami lebih lanjut soal penghitungan biaya yang masih harus dibayar, mari kita simak contoh kasus berikut ini:

PT Muara Plastik merupakan produsen plastik yang memiliki pabrik produksi di daerah Bogor, Jawa Barat. Pada 25 Juni 2020, salah satu mesin produksi perusahaan ini mengalami kerusakan. Manajer pabrik pun memanggil tukang reparasi mesin untuk memeriksanya.

Setelah diperiksa, tukang reparasi merekomendasikan perusahaan untuk mengganti sejumlah suku cadang dari mesin tersebut. Manajer pun langsung memesan spare part dari supplier di Banten malam itu juga. 

Suku cadang tiba di pabrik Bogor pada 26 Juni 2020. Tukang reparasi pun dipanggil kembali untuk memasang bagian-bagian tersebut ke mesin, dan akhirnya mesin produksi bisa berfungsi kembali.

Setelah tuntas menyelesaikan pekerjaannya, tukang reparasi langsung memberikan tagihan servis mesin kepada manajer senilai Rp 5 juta. Tagihan tersebut akan dilunasi PT Muara Plastik pada 25 Juli 2020. Sementara itu, pembelian reparasi dari supplier di Banten totalnya senilai Rp 10 juta. Supplier baru akan mengirimkan invoice pada 3 Juli 2020.

Dari kejadian di atas, ini yang perlu Anda catat dalam pembukuan neraca perusahaan PT Muara Plastik per 30 Juni 2020:

1. Biaya tukang reparasi senilai Rp 5 juta dimasukkan ke dalam pos “Utang Usaha”, karena tagihan sudah diterima perusahaan walaupun belum dibayar.
2. Biaya pembelian suku cadang dari supplier senilai Rp 10 juta ditambahkan ke dalam pos “Beban Akrual” atau “Beban yang Masih Harus Dibayar”, karena invoice belum diterima perusahaan.

Kedua transaksi ini juga akan diakui dalam laporan laba rugi PT Muara Plastik per 30 Juni 2020 sebagai beban.

Accrued expense merupakan elemen yang bisa menjadi rujukan ketika Anda ingin mengetahui nilai keseluruhan kewajiban perusahaan dari semua transaksi yang sudah terjadi. Memang pencatatannya lebih kompleks karena membutuhkan sejumlah jurnal penyesuaian, tapi ini setimpal kok dengan manfaat yang bisa Anda rasakan.

Salah satu langkah yang dapat diambil perusahaan untuk membereskan urusan accrued expense adalah dengan otomatisasi. Contohnya adalah menggunakan software manajemen biaya untuk mengelola pembayaran beban seperti Spenmo. 

Fitur pembayaran tagihan yang dimiliki Spenmo mempermudah dan menghemat waktu staf keuangan perusahaan dalam melakukan pembayaran beragam invoice yang datang dari vendor. Mereka tidak perlu repot login ke banyak akun untuk melakukan pembayaran ke bank-bank para vendor yang berbeda-beda, karena bisa diintegrasikan dalam satu platform, yakni Spenmo.