Account Payable atau Utang Dagang: Definisi, Fungsi, dan Prosesnya

Jadi sebenarnya apa yang dimaksud dengan account payable? Mari kita bahas bersama.

Account payable adalah

Kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi atau dibayar segera dalam jangka waktu tertentu. Kewajiban ini muncul karena perusahaan membeli kebutuhan tersebut secara kredit atau dengan sistem uang muka.

Account payable dikenal juga dengan istilah utang dagang atau utang usaha. Dalam pembukuan keuangan, akun ini dicatat sebagai kewajiban lancar di neraca perusahaan. Mengapa? Karena account payable merupakan utang yang sifatnya harus dibayar segera atau kewajiban jangka pendek. Umumnya, utang jenis ini memiliki waktu jatuh tempo kurang dari enam bulan.

Account payable dicatat pada saat perusahaan telah menerima invoice atau faktur dari pihak ketiga. Perusahaan akan mencatatnya dengan mengkredit utang usaha dalam kewajiban lancar, dan mendebit akun pengeluaran untuk kebutuhan yang dibeli tersebut.

Ketika nantinya tagihan dibayar, maka perusahaan akan mendebit akun utang usaha untuk mengurangi saldo kewajiban dan mengkredit pos kas perusahaan sehingga saldo kas pun berkurang.

(Baca: Otomatisasi Alur Kerja Account Payable dan Manfaatnya)

Fungsi dan peran account payable

Account payable sangat penting untuk dimonitor dan dicatat oleh tim keuangan. Akun ini menunjukkan jumlah utang jangka pendek yang harus segera dilunasi oleh perusahaan.

Jika jumlahnya meningkat, berarti perusahaan banyak membeli kebutuhan operasional dengan cara kredit. Sebaliknya, jika jumlahnya menurun, berarti perusahaan melunasi kewajiban lebih cepat dibandingkan melakukan pembelian barang atau jasa secara kredit.

Lalu, apakah nilai account payable yang besar merupakan hal yang buruk bagi perusahaan? Jawabannya belum tentu. Anda perlu melihat paling tidak dua faktor untuk menentukan apakah besarnya utang usaha saat ini masih tergolong ideal atau tidak:

1. Besar account receivable atau piutang usaha

   Account receivable merupakan kebalikan dari account payable. Akun ini menunjukkan besarnya piutang oleh pihak ketiga kepada perusahaan Anda. Jika jumlahnya tidak jauh berbeda dari account payable, maka keuangan perusahaan masih bisa dikatakan sehat. Staf analis keuangan biasanya bisa menentukan rasio yang ideal untuk dua komponen ini dalam perusahaan.

2. Fase dan sektor bisnis

   Untuk perusahaan yang baru beroperasi, utang usaha yang besar biasanya justru mengindikasikan progres pertumbuhan yang baik. Sebab, umumnya mereka akan berinvestasi lebih banyak untuk aset dengan berhutang.

   Sektor bisnis juga patut dipertimbangkan. Beberapa sektor usaha, seperti teknologi atau startup dan bioteknologi, biasanya juga memiliki jumlah account payable yang besar sebelum menjual produk mereka.

Account payable berfungsi sebagai salah satu indikator terhadap kesehatan keuangan perusahaan. Selain itu, akun ini juga berperan untuk membantu tim keuangan dalam menelusuri tanggung jawab perusahaan kepada pihak ketiga.

Apabila diabaikan, tak hanya kondisi keuangan perusahaan jadi tidak sehat, hubungan perusahaan dengan pihak ketiga pun bisa terancam. Account payable merupakan acuan bagi tim keuangan untuk pembayaran utang yang paling mendesak atau yang waktu jatuh temponya paling dekat.

(Baca: Tugas Account Payable Staff dan Kualifikasi yang Harus Dimiliki)

Proses account payable

Tiap perusahaan memiliki SOP atau standard operating procedure masing-masing untuk proses account payable. Namun, berikut ini proses yang paling umum dilakukan:

1. Perusahaan mengeluarkan PO atau purchase order

PO biasanya memuat sejumlah informasi, di antaranya barang atau jasa yang dipesan perusahaan, jumlah barang atau jasa, harga tiap unit, dan total harga pembelian.

2. Penerimaan tagihan atau invoice

Setelah mengirim barang atau jasa yang dipesan, maka pihak ketiga akan mengirim tagihan dalam bentuk invoice. Di dalamnya dimuat informasi soal detail pembelian, jumlah barang atau jasa, harga unit, total nilai tagihan, waktu jatuh tempo pembayaran, dan sebagainya.

3. Pemeriksaan detail tagihan

Perusahaan kemudian akan memeriksa detail tagihan yang diterima. Apakah pembeliannya sudah sesuai dengan PO? Apakah harganya sesuai? Perusahaan juga akan mengecek detail pembayaran, termasuk rekening tujuan dan tanggal jatuh tempo.

Dalam tahap ini, ada tiga dokumen yang harus diperiksa dengan cermat, yakni:

• PO: apa yang dipesan oleh perusahaan
• Invoice: apa yang ditagihkan oleh pihak ketiga
• Bukti penerimaan barang/jasa: apa yang diterima oleh perusahaan

4. Pencatatan bukti transaksi dan approval

Apabila tagihan sudah terverifikasi, maka perusahaan akan melakukan pencatatan dalam akun buku besar dan menyimpan bukti transaksi. Dalam proses ini, biasanya diperlukan juga persetujuan dari tim manajerial.

5. Pembayaran

Terakhir, pembayaran utang dagang akan dilakukan sebelum atau pada saat tanggal jatuh tempo.

(Baca: Cara Membuat Laporan Account Payable Beserta Contohnya)

Tugas staf Account Payable

Untuk perusahaan kecil dan menengah, tugas mengurus account payable biasanya diemban oleh akuntan biasa. Namun, di perusahaan besar, biasanya ada tim atau staf tersendiri yang mengurus akun utang dagang. Secara umum, berikut ini tugas dan tanggung jawab staf account payable dalam perusahaan:

• Berkoordinasi dan berkolaborasi dengan bagian supply chain, seperti divisi penjualan, purchasing, vendor, produksi, pergudangan, dan lain-lain
• Pengecekan dokumen pembelian dan belanja perusahaan
• Pencatatan transaksi pembelian dan belanja
• Pembayaran pembelian dan utang usaha yang sudah terverifikasi
• Membuat laporan dan neraca pembelian
• Menyimpan dan mengarsipkan seluruh bukti transaksi pembelian/pembayaran
• Mengawasi dan memonitor arus kas perusahaan

(Baca: Perbedaan Account Payable dan Account Receivable dalam Bisnis)

Otomatisasi proses account payable

Mengurus account payable dapat menyita waktu kerja Anda dan tim, terutama jika seluruh prosesnya dilakukan secara manual.

Bagi perusahaan besar yang sudah memiliki staf tersendiri untuk ini, mungkin beban kerjanya tidak terlalu berat. Namun, bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki sumber daya terbatas, mengelola akun utang dagang bukanlah pekerjaan mudah.

Beruntung, dengan perkembangan teknologi, pengelolaan account payable kini bisa menjadi lebih mudah dan efisien. Berikut ini tips yang bisa Anda terapkan untuk mengelola tagihan utang dagang dan mengotomatisasi prosesnya dengan Spenmo:

1. Sentralisasi proses account payable (AP)

Konsolidasikan seluruh proses dan dokumen pendukung AP, seperti invoice, tagihan, proses dan pelacakan status pembayaran, di satu tempat. Ini akan mempermudah Anda dan tim mengetahui ke mana harus mengurus invoice.

Salah satu tools yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah proses ini adalah Spenmo. Dengan memanfaatkan platform dan teknologi Spenmo, Anda dapat mengelola pembayaran dan pengeluaran perusahaan dengan lebih efektif dan efisien, termasuk utang usaha. Mulai dari penyimpanan tagihan dan invoice, verifikasi dokumen, sampai pembayaran, semuanya bisa Anda lakukan melalui satu dashboard saja.

2. Bayar banyak tagihan dalam satu transaksi

Alih-alih membayar invoice dan tagihan satu-persatu ke masing-masing vendor, Anda bisa menghemat waktu dengan membayar tagihan sekaligus dalam satu transaksi setiap minggu. Dengan begitu, vendor senang karena pembayaran yang cepat, Anda pun bisa lebih mudah melacak pengeluaran di kas besar.

Ini bisa Anda lakukan dengan Spenmo. Cukup lakukan pembayaran lewat platform Spenmo, dan sistem kami akan memindai invoice, lalu mengeksekusi pembayaran sekaligus. Jumlah invoice yang dapat diproses tak terbatas, baik itu satu atau seribu sekalipun.

3. Standardisasi proses AP

Spenmo juga bisa membantu Anda melakukan standardisasi untuk proses AP dengan mengelola invoice yang masuk hingga pembayaran dilakukan. Semua pengeluaran perusahaan akan tercatat dalam dashboard dan siap diekstrak dalam bentuk dokumen Excel atau bahkan langsung ke sistem akunting.

4. Gunakan software akuntansi

Digitalisasi sistem keuangan kini sudah lazim digunakan oleh banyak perusahaan. Selain prosesnya lebih mudah dan cepat, hasilnya pun lebih akurat karena dilakukan oleh komputer.

Oleh karena itu, manfaatkan teknologi dan gunakan software akunting untuk mempermudah pembukuan keuangan Anda. Dengan sistem digital, beban kerja akunting pun akan berkurang, dan tim keuangan bisa bekerja lebih produktif untuk fokus kepada tugas lain yang lebih mendesak.

Account payable atau utang dagang merupakan elemen penting dalam penelusuran kewajiban perusahaan. Akun ini bisa menjadi indikasi sehat atau tidaknya kondisi finansial suatu bisnis.

Dengan mengotomatisasi proses account payable lewat Spenmo, Anda bisa lebih tenang karena semua pencatatan keuangan dilakukan lewat komputer. Hasilnya lebih akurat, dan beban kerja pun berkurang.