Absensi Online Karyawan, Ini Tips Memilih dan Cara Membuatnya

Pada suatu pagi, setelah mempersiapkan sarapan sedikit beres-beres kamar, Andi, seorang pegawai negeri sipil di sebuah kementerian, membuka ponselnya dan mengisi absensi online. Saat itu kantornya masih menerapkan work from home (WFH). Meski sebulan kemudian ia sudah harus bekerja dari kantor, ternyata absensi online masih diterapkan. 

Bisa dikatakan, dalam kasus ini, absensi online awalnya adalah kebijakan temporer untuk merespons situasi pandemi tapi kemudian menjadi sesuatu yang permanen. 

Tentu saja kebijakan tersebut menjadi permanen karena memang lebih menguntungkan dibanding absensi konvensional, baik dari sudut pandang perusahaan atau karyawan. Satu hal yang paling jelas adalah ia tidak memerlukan perangkat absensi yang butuh perawatan rutin. Absensi konvensional juga rentan rusak. 

Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut soal absensi online dari mulai pengertiannya, jenis-jenis aplikasinya, cara memilih yang paling tepat, hingga panduan membuatnya sendiri–tentu yang sederhana saja. 

(Baca: 9 Cara Membuat Sistem Penggajian yang Efektif)

Definisi Absensi Online 

Apa arti dari kata absensi? Jika sekadar merujuk KBBI, maka absensi sebenarnya bermakna ketidakhadiran yang lawannya adalah presensi atau kehadiran. 

Namun, dalam makna yang lebih luas dan dalam konteks pekerjaan, absensi dapat bermakna sebuah kegiatan yang dilakukan pegawai untuk membuktikan dia hadir atau tidak untuk bekerja.  

Kehadiran bisa dibuktikan dengan cara manual seperti mencatat di buku absen atau dengan mesin yang biasa ditemukan di pabrik-pabrik–di mana karyawan memasukkan kartu absensinya dan mesin akan mencetak waktu kedatangan dan kepulangan. 

Lalu, apa yang dimaksud absensi online? Absensi online tidak lain adalah pembuktian kehadiran yang dilakukan via internet, bisa lewat web atau aplikasi. 

Satu hal yang paling membedakan absensi online dan konvensional adalah tempatnya. Jika absensi konvensional hanya dapat dilakukan di tempat kerja–dengan mencatat di buku/dokumen, mesin absen, atau fingerprint–maka absensi online dapat dilakukan di mana pun sepanjang yang bersangkutan terkoneksi ke internet.  

Umumnya absensi konvensional harus direkapitulasi setiap bulan, sementara absensi online tidak. Itu satu keunggulan yang jelas terlihat dan menjawab pertanyaan mengapa absensi online semakin digemari. 

Selain itu, absensi online digemari saat ini karena bekerja tidak melulu harus di kantor atau pabrik. Bekerja bisa di mana pun. 

(Baca: Cara Transfer Gaji Karyawan dengan Teknologi)

Membuat Absensi Online Sederhana

Menerapkan absensi online memberikan dampak positif bagi perusahaan. Sebuah riset terhadap perusahaan cuci pakaian pada 2018 lalu menyebut sistem absensi online “mempunyai pengaruh positif terhadap disiplin kerja karyawan.” 

Riset serupa yang diselenggarakan di masa pandemi (2021) di sebuah rumah sakit pun demikian, yaitu absensi online berpengaruh positif–dan bahkan disebut “signifikan”–terhadap kedisiplinan pegawai. 

Beruntungnya, para pebisnis tak perlu menjadi ahli IT untuk dapat menikmati absensi online. Tak perlu juga mempekerjakan ahli komputer yang mahal untuk membuatnya. Anda bisa membuatnya sendiri dengan memanfaatkan Google Form. 

Google Form mudah disebar dan terutama gratis. Selain itu hasilnya akan langsung dimasukkan ke Google Sheet. 

Bagaimana cara membuat absensi online? Berikut tahapannya:

• Buka docs.google.com/forms 
• Pilih opsi “kosong” di bagian “memulai formulir baru” 
• Isi “judul” dan “deskripsi” sesuai kebutuhan. Misalnya “Absensi CV Maju Mundur”
• Isi kolom di bawah deskripsi–yang berlatar abu-abu–dengan “Nama Karyawan”
• Di sampingnya ada teks “pilihan ganda”. Klik dan ubah jadi “jawaban singkat”. 
• Aktifkan fitur “wajib diisi”. 
• Tambah kolom pertanyaan dengan mengklik logo (+) di bagian kiri bawah. Isi kolom berlatar abu-abu dengan, misalnya, “Tanggal Masuk”. Ubah pilihan jawaban di sampingnya dengan opsi “Tanggal”.
• Ulangi lagi dengan mengklik tombol (+). Kali ini isi kolom abu-abu dengan “Jam Masuk” dan opsi jawaban dengan “Waktu”. 

Absensi online, pada tahap ini, sudah selesai dibuat. Pertanyaan bisa ditambah sesuai kebutuhan, termasuk menambah opsi upload gambar diri sang karyawan (selfie). 

Absensi bisa dicek sebelum dikirim ke karyawan lewat “pratinjau” dengan mengklik tiga titik di bagian kanan atas. Mengirim tautannya fleksibel saja, bisa lewat grup kantor, pribadi, atau email. 

(Baca: Payroll Staff Adalah: Pengertian, Tanggung Jawab dan Kualifikasinya)

Contoh Aplikasi Absensi Online 

Photo by elvtimemaster Pixabay.com

Ada opsi lain jika enggan menggunakan aplikasi absensi online yang terlampau sederhana seperti di atas, yaitu menggunakan aplikasi absensi yang banyak tersedia di pasaran. Di luar sana banyak aplikasi online gratis, ada pula yang berbayar. 

Fitur-fitur yang tersedia tentu saja lebih kaya dibanding membuat sendiri via Google Form. Salah satunya, misalnya, fitur location. Fitur ini memungkinkan mengetahui lokasi karyawan saat mengisi daftar hadir. Pun dengan tampilannya. 

Anda tinggal mencari saja di Google dengan keyword seperti “absensi online” atau “aplikasi absensi online”. Berikut beberapa aplikasi di halaman pertama Google:

1. Talenta
2. Linovhr
3. Hadirr
4. Absensipegawai
5. Smartpresence

Atau, jika hendak menjajal aplikasi dari luar negeri, Anda bisa mencari dengan kata kunci “employee attendance app”. Berikut beberapa aplikasi absensi online luar negeri yang tampil di laman pertama Google:

1. Timecamp
2. Jibble
3. Clockify
4. Timenotes
5. Easywork

Tips Memilih Absensi Online 

Memilih menggunakan satu perangkat absensi online dibanding aplikasi yang lain tentu sepenuhnya merupakan hak perusahaan. Masalahnya ada terlalu banyak penawaran di pasaran yang kadang membuat bingung.

Bisa saja perusahaan menjajal satu aplikasi bulan ini, lalu aplikasi lain bulan berikutnya, dalam rangka mencari yang terbaik. Masalahnya itu tentu saja membuang waktu dan tenaga. Oleh karena itu perlu ada semacam patokan saat memilih. 

Berikut beberapa tips dari kami yang bisa diterapkan saat mencari aplikasi absensi online terbaik. 

1. Mudah dipahami pengguna

Absensi online akan dipakai karyawan dari berbagai kalangan. Oleh karena itu pastikan bahwa ia mudah digunakan. Misalnya dilihat dari tampilannya yang sederhana–tanpa mengurangi fasilitas yang diberikan. Ia juga harus dapat diakses lewat ponsel. 

2. Berbasis cloud

Penyimpanan berbagai data kehadiran karyawan haruslah terdapat di cloud. Bukan di komputer kantor. Hal ini agar data tersebut bisa diakses di mana pun dan kapan pun oleh pemilik perusahaan atau tim HR. 

3. Terkoneksi dengan sistem payroll

Kehadiran terkait erat dengan upah. Maka absensi online yang bagus haruslah terintegrasi dengan sistem payroll. Tujuannya tidak lain agar aplikasi ini mempermudah perhitungan payroll–suatu pekerjaan yang menyita waktu. 

4. Real time

Percuma saja memiliki aplikasi absensi online jika si pemilik bisnis tidak tahu apakah seorang karyawan masuk atau tidak pada saat itu juga. Laporan absensi harus dapat diakses kapan pun alias real time. 

5. Memiliki fitur tracker

Bisa saja karyawan sedang berlibur tanpa izin dan tetap mengisi absensi. Untuk menghindari kecurangan seperti ini, maka absensi online yang mumpuni harus memiliki fitur tracker, yaitu mampu melihat sedang berada di mana si karyawan.  

6. Dilengkapi fasilitas pengenalan wajah

Dengan fasilitas face recognition ketika check-in, dapat dipastikan bahwa si karyawan itu yang mengisi absensi, bukan pihak lain. Fitur ini juga untuk menghindari kecurangan (mungkin saja yang mengisi absen adalah orang lain). 

Penutup

Demikianlah penjelasan tentang absensi online. Dengan segala manfaat yang diberikan, ditambah banyaknya pilihan di pasaran–bahkan bisa dibuat sendiri meski sederhana, tidak ada lagi alasan untuk tak menerapkannya saat ini juga.

Absensi online adalah salah satu bentuk otomatisasi dalam dunia kerja. Otomatisasi lain yang juga tak kalah penting adalah otomatisasi dalam hal transaksi pembayaran. Salah satunya adalah seperti yang ditawarkan Spenmo. Platform pembayaran Spenmo tak hanya mempermudah kerja staf akuntan dalam melakukan pembayaran, tapi juga memberikan efisiensi kepada pemilik usaha, sehingga bisa lebih fokus pada hal-hal lain dalam upaya mengembangkan bisnis.